В России трудовая книжка является обязательным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. Обычно её выдает работодатель в момент приёма на работу. Однако в реальной практике иногда встречаются случаи, когда работник самостоятельно приобретает бланк трудовой книжки. Такая ситуация порождает ряд юридических вопросов: может ли работодатель заполнять такую книжку? Какие риски несёт работодатель и работник? Нужно ли оформлять новую книжку при её потере? В этой статье мы разберём все аспекты, связанные с покупкой трудовой книжки работником, и дадим рекомендации, как действовать в каждом случае.
Законодательная база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – основной нормативный акт, регулирующий порядок выдачи и заполнения трудовых книжек. В частности, статья 62 ТК РФ устанавливает обязанности работодателя по выдаче и возврату трудовой книжки.
- Федеральный закон от N 439-ФЗ – внес изменения в Трудовой кодекс, предусматривая возможность формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- Федеральный закон от N 240-ФЗ – уточняет порядок выдачи документов, связанных с работой, и их копий.
- Федеральный закон от N 17-ФЗ – устанавливает ответственность за неофициальное трудоустройство и штрафы за уклонение от заключения трудовых соглашений.
Когда работник может купить бланк трудовой книжки?
Согласно действующему законодательству, покупка бланка трудовой книжки работником считается нарушением. Работодатель имеет право приобретать бланки только по договорам с официальными изготовителями или распространителями. Приём бланка от работника и его учёт в приходно-расходной книге предприятия (с указанием, что бланк получен от работника) является нарушением трудового законодательства и может повлечь за собой штрафы и другие санкции.
Таким образом, работник не имеет права самостоятельно покупать бланк трудовой книжки и использовать его для оформления трудовой деятельности. Если работник начинает трудовую деятельность в 2021 году (или позже) и ранее не работал, то бумажную трудовую книжку ему не выдают; вместо этого применяются электронные формы.
Что делать, если работник купил бланк?
- Проверить наличие официального бланка – если работник действительно купил бланк, работодателю необходимо проверить его происхождение. Если бланк не соответствует требованиям (не подписан официальным изготовителем), его нельзя использовать.
- Обратиться к работнику с просьбой предоставить официальный бланк – в случае, если работник не может предоставить официальный бланк, работодателю следует отказать в приёме на работу до получения правильного документа;
- Провести внутренний аудит – если в приходно-расходной книге уже учтён бланк, полученный от работника, необходимо провести ревизию и исправить учётные записи.
- Уведомить органы контроля – при обнаружении нарушения работодателю следует сообщить в налоговую инспекцию и в органы социального страхования.
Ответственность за неофициальное трудоустройство
В случае, если работодатель использует бланк, купленный работником, и оформляет трудовые договоры без соблюдения всех требований, он может столкнуться с штрафом в размере 500 рублей за каждого работника, не устроенного официально.
Кроме того, выявление фактов уклонения от заключения трудовых соглашений может привести к более серьёзным последствиям: штрафы, запрет на приём новых сотрудников, а в некоторых случаях – к уголовной ответственности.
Переход на электронную трудовую книжку
С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка. Если работник ранее не работал и только начинает трудовую деятельность, бумажную трудовую книжку ему не выдают. Вместо этого:
- Работодатель оформляет электронный договор о приёме.
- Сведения о трудовой деятельности заносятся в электронную систему обязательного пенсионного страхования.
- При передаче трудовой книжки новому работодателю необходимо оформить передачу электронных сведений в соответствии с законодательством.
Что делать, если потерялась трудовая книжка?
Если работник сообщает о потере трудовой книжки, но ранее не работал, то:
- Ему не требуется оформлять новую бумажную трудовую книжку.
- Работодатель может оформить электронную трудовую книжку и передать сведения в систему обязательного пенсионного страхования.
Если же работник уже имел бумажную трудовую книжку, то необходимо:
- Оформить справку о потере в органах (например, в отделе кадров).
- Выдать новую трудовую книжку, соблюдая все требования ТК РФ.
Как работодателю вести учёт бланков трудовой книжки
При учёте бланков в приходно-расходной книге необходимо:
- Указывать только официально приобретённые бланки.
- Отмечать дату и источник приобретения.
- При обнаружении бланка, полученного от работника, корректировать учёт и при необходимости возвращать бланк в систему.
Подводя итоги
Ключевые выводы:
- Работник не имеет права самостоятельно покупать бланк трудовой книжки и использовать его для оформления трудовой деятельности.
- Работодатель обязан приобретать бланки только по договорам с официальными изготовителями.
- Нарушения в учёте и использовании бланков могут повлечь за собой штрафы и другие санкции.
- С 2021 года рекомендуется переходить на электронную трудовую книжку, чтобы избежать проблем с бумажными документами.
- При потере трудовой книжки необходимо действовать в соответствии с законодательством: оформлять справку о потере и выдавать новую (или электронную) трудовую книжку.
Соблюдение этих правил поможет работодателю и работнику избежать юридических рисков и обеспечит надёжный учёт трудовой деятельности.