Трудовая книжка, это главный документ о трудовой деятельности и стаже работника. От правильности заполнения этого документа зависят пенсионные права сотрудника и его будущая карьера. Однако в процессе работы нередко возникают ситуации, когда ранее внесенные записи становятся неактуальными: сотрудница меняет фамилию после замужества, организация проходит реорганизацию, а иногда и суд отменяет незаконное увольнение. Во всех этих случаях в документ необходимо внести изменения.
В данной статье мы подробно разберем, что является основанием для внесения изменений в трудовую книжку, как правильно оформить исправления и какие документы для этого потребуются.
Что считается изменением и исправлением?
Прежде всего важно различать два понятия:
- Изменение — это внесение новых данных взамен устаревших, но изначально верных. Например, смена фамилии, имени, отчества, получение нового образования или переименование должности/организации.
- Исправление, это корректировка ошибочной записи (опечатки, неверной даты или причины увольнения).
И в первом, и во втором случае действовать можно только на основании официальных документов. Просто со слов работника вносить изменения категорически запрещено.
Основания для изменения сведений о работнике
Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия) указываются на титульном листе трудовой книжки. Их изменение имеет строгий регламент.
Изменение фамилии, имени или отчества
Самая частая ситуация — изменение фамилии работницей после вступления в брак (или после его расторжения). Также иногда работники меняют ФИО по собственному желанию.
Основанием для внесения изменений служат:
- Паспорт гражданина с новыми данными.
- Свидетельство о заключении или расторжении брака.
- Свидетельство о перемене имени (выдается органами ЗАГС).
Важно помнить: кадровик не должен вносить изменения сразу после свадьбы. Работник обязан сначала получить новый паспорт и предоставить его работодателю вместе с подтверждающими свидетельствами.
Изменение сведений об образовании и профессии
Если сотрудник получил новое образование, новую специальность или повысил квалификацию, эти данные также нужно актуализировать.
Основанием будут являться:
- Диплом об образовании.
- Удостоверение или свидетельство о повышении квалификации.
Прежние данные об образовании при этом не зачеркиваются, а сохраняются. Новая запись дополняет их через запятую.
Основания для изменения сведений о работе
К сведениям о работе относятся записи о приеме, переводе, увольнении, а также наименовании должности и организации. Здесь правила исправлений иные — старые записи не перечеркиваются, а аннулируются путем признания их недействительными.
Переименование должности или структурного подразделения
Если в штатном расписании изменилось название должности (например, «менеджер» стал «руководителем отдела»), в трудовой книжке это нужно отразить.
Основание для внесения изменений:
- Дополнительное соглашение к трудовому договору, подписанное обеими сторонами.
- Приказ (распоряжение) работодателя об изменении наименования должности. Именно приказ служит прямым основанием для внесения новой записи в трудовую книжку.
Переименование организации или изменение подведомственности
Юридическое лицо может сменить название, пройти реорганизацию или сменить подведомственность. В этом случае записи о работе продолжаются в той же книжке, но с новым заголовком.
Основание:
- Приказ о внесении изменений в наименование организации и назначении ответственных за внесение изменений в трудовые книжки лиц.
- Выписка из ЕГРЮЛ, подтверждающая регистрацию нового названия;
В графе 3 раздела «Сведения о работе» делается отдельная строка: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 указывается ссылка на приказ работодателя, его дата и номер.
Изменение причины увольнения по решению суда
Отдельного внимания заслуживают случаи, когда работник оспаривает свое увольнение в суде. Например, сотрудник был уволен за прогул, но суд признал увольнение незаконным и постановил изменить формулировку на «увольнение по соглашению сторон».
Основанием для внесения изменений в трудовую книжку в этом случае является:
- Решение суда, вступившее в законную силу.
Работодатель обязан внести изменения в трудовую книжку уволенного работника, если суд изменил причину увольнения. Прежняя запись об увольнении признается недействительной, а вносится новая запись с формулировкой из судебного решения; При этом в графе 4 указываются реквизиты решения суда.
Как оформить исправление ошибочной записи?
Если ошибку в бумажной трудовой книжке допустил текущий работодатель, он исправляет ее самостоятельно. Но что делать, если работник обнаружил ошибку от предыдущего работодателя уже после увольнения?
По правилам, если работник заметил ошибку до того, как устроился на работу в новую организацию, исправительные записи должен внести работодатель, допустивший ошибку. Для этого сотруднику нужно обратиться на прежнее место работы.
Если же ошибку обнаружил новый работодатель, он может внести исправления только при наличии официального документа от прежнего работодателя (например, справки или копии приказа), подтверждающего ошибку.
Общие правила оформления изменений
Чтобы внесение изменений не привело к порче документа и признанию его недействительным, необходимо соблюдать строгий алгоритм:
- На титульном листе (при смене ФИО): старые данные аккуратно зачеркиваются одной чертой (чтобы можно было прочитать прежнюю информацию). Сверху или сбоку на свободном месте вписываются новые данные. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на документ, являющийся основанием для внесения изменений. Обязательно указываются: наименование документа, его номер, серия, дата выдачи и орган, выдавший документ. Под этой записью ставится подпись кадровика и печать работодателя.
- В разделе «Сведения о работе»: зачеркивать ничего нельзя! В графе 1 ставится следующий порядковый номер, в графе 2 — текущая дата. В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна», а затем сразу в этой же графе вносится верная запись. В графе 4 указывается основание — приказ (распоряжение) работодателя, его дата и номер.
- Сроки: запись о приеме на работу, а также любые изменения, связанные с изданием приказа, должны быть внесены не позднее 5 рабочих дней со дня издания соответствующего приказа (если иное не установлено нормативными актами).
Внесение изменений в трудовую книжку, ответственная процедура, не терпящая самодеятельности. Главным правилом для кадровика всегда остается наличие документального подтверждения. Будь то свидетельство из ЗАГСа, внутренний приказ о переименовании должности или решение суда, именно эти документы служат единственным законным основанием для внесения изменений в трудовую книжку. Соблюдение инструкций и внимательное отношение к реквизитам приказов гарантирует, что трудовой стаж работника будет учтен корректно, а у проверяющих органов не возникнет претензий к работодателю.