В последние годы в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Многие сотрудники задаются вопросом: может ли работодатель потребовать от них предоставления такой книжки? Ответ зависит от нескольких факторов, которые подробно разбираются ниже.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книги, в которой фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника: место работы, периоды занятости, стаж, сведения о работе по совместительству и т.д. Данные хранятся в системе Социального фонда России и доступны как работодателю, так и самому работнику.

Ключевые особенности ЭТК

• Хранится в электронном виде в личном кабинете сотрудника.
• Содержит ФИО, СНИЛС, дату рождения, сведения о трудовом стаже.
• Обновляется автоматически при поступлении информации от работодателя.
• Позволяет быстро проверять соответствие заявленных данных.

Обязательность перехода на электронную форму

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК. Согласно законодательству, все работодатели должны перейти на электронный формат, если сотрудник не подаст заявление об отказе от бумажной версии.

Таким образом, право запросить электронную трудовую книжку есть у любого работодателя, однако:

1. Переход на ЭТК обязателен только после завершения переходного периода (с ).
2. Работодатель может потребовать предоставление ЭТК только в том случае, когда она уже существует в системе.
3. Если сотрудник не желает использовать электронную форму, он может оставить бумажную книжку, но только до официального завершения перехода.

Какие организации обязаны перейти на ЭТК?

Переход на электронную форму затронул почти все отрасли:

• Госорганы и муниципальные учреждения.
• Частные компании всех форм собственности.
• Некоммерческие организации.
• Образовательные и медицинские учреждения.

Исключения составляют только те организации, где сотрудники официально отказались от электронного формата и продолжают пользоваться бумажной трудовой книгой.

Может ли работодатель запросить ЭТК у текущего сотрудника?

Да, работодатель имеет право запросить электронную трудовую книжку у сотрудника, если:

1. Сотрудник уже находится в системе ЭТК (т.е. его данные внесены в Социальный фонд).
2. Работодатель официально требует подтверждения трудового стажа для расчета страховых взносов или иных целей.
3. Это предусмотрено внутренними нормативными актами организации.

При этом работодатель не может требовать ЭТК у лица, которое:

• Еще не оформлено в системе (новый сотрудник, пока данные не внесены).
• Отказался от электронного формата и оставил бумажную форму.

Как правильно оформить запрос на ЭТК?

Для корректного запроса рекомендуется следовать этим шагам:

1. Уведомить сотрудника о необходимости предоставления ЭТК в письменной форме (письмо или электронное сообщение).
2. Указать цель запроса (например, проверка страхового стажа, подготовка отчёта в ФСС).
3. Попросить предоставить доступ к ЭТК через личный кабинет ФСС или выдать выписку по форме СТД‑Р/СТД‑СФР.
4. Сохранить подтверждение получения запроса и ответ сотрудника.

Что делать, если сотрудник отказывается предоставлять ЭТК?

Если сотрудник отказывается предоставлять электронную трудовую книжку, работодатель может:

• Попросить письменное объяснение отказа.
• Учесть, что отказ может привести к задержке расчёта страховых взносов и иных выплат.
• В случае длительного отказа – рассмотреть возможность увольнения по статье ТК РФ, если отсутствие данных делает невозможным выполнение трудовых обязанностей.

Однако такой шаг требует соблюдения всех процедур, предусмотренных трудовым законодательством, и может быть оспорен в суде.

Да, работодатель может запросить электронную трудовую книжку, если она уже существует в системе и запрос связан с законными целями.

При этом важно учитывать текущие нормативные акты, сроки перехода на электронный формат и право сотрудника отказаться от ЭТК до завершения переходного периода. Неправильное требование может привести к нарушению трудовых прав сотрудника и к юридическим последствиям для работодателя.

Рекомендации для работодателей

• Своевременно внедряйте ЭТК в своей организации.
• Обновляйте внутренние регламенты и инструкции, учитывая требования ФСС.
• Обучайте сотрудников особенностям работы с электронной трудовой книжкой.
• Консультируйтесь с юристом при необходимости оформления запросов и обработки отказов.

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете эффективно управлять кадровыми документами и избежать конфликтов, связанных с трудовым стажем и страховыми взносами.