Вопрос о том, может ли работодатель взимать плату за выдачу трудовой книжки, часто возникает как у сотрудников, так и у специалистов кадровой службы․ Ниже рассмотрены нормативные положения, практические аспекты и возможные последствия неправомерного взимания платы․
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 62, 66․1) – регулирует порядок выдачи документов, связанных с трудовой деятельностью․
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ – внес изменения в ТК РФ, уточнив сроки и условия выдачи трудовой книжки․
- Письмо Роструда от № ПГ/25181-6-1 – разъясняет, в каких целях может быть выдана трудовая книжка․
- Письмо Минфина России от № 03-07-09/52577 – указывает, что выдача трудовой книжки признаётся реализацией и подлежит обложению НДС․
Когда выдача трудовой книжки осуществляется бесплатно?
Согласно ст․ 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку (или её заверенную выписку) работнику:
- При увольнении – в день прекращения трудового договора․
- По письменному заявлению работника – в течение трёх рабочих дней после получения заявления (срок может быть увеличен до пяти календарных дней по соглашению сторон)․
- При оформлении первой трудовой книжки для newly hired сотрудника – в течение пяти рабочих дней с момента приёма на работу․
В этих случаях плата за выдачу документа не взимается․ Работодатель обязан предоставить оригинал трудовой книжки либо её заверенную копию бесплатно, поскольку это является исполнением прямой обязанности, установленной законом․
Можно ли взимать плату?
Законодательство прямо не запрещает взимание платы за выдачу трудовой книжки, однако такие действия допустимы только в следующих ситуациях:
- Выдача дубликата – если работник потерял трудовую книжку и требует её восстановление, работодатель может потребовать возмещения фактических затрат на изготовление дубликата (стоимость бланка, печать, заверение)․
- Выдача по инициативе работника вне установленных случаев – например, работник просит выдать трудовую книжку для личного использования, не связанного с увольнением или предоставлением сведений по ст․ 66․1 ТК РФ․ В этом случае работодатель может предложить платную услугу, оформив её как гражданско‑правовой договор․
- Выдача заверенной выписки – если работник требует выписку сведений о трудовой деятельности, не связанную с увольнением, работодатель может взимать плату за оформление и заверение документа․
Важно: любое взимание платы должно быть оформлено документально (счёт, акт оказанных услуг) и согласовано с работником․ На практике многие организации избегают взимания платы за выдачу оригинала трудовой книжки, чтобы не рисковать штрафами и трудовыми спорами․
Налоговые последствия
Согласно письму Минфина России от № 03-07-09/52577, выдача трудовой книжки (в т․ч․ дубликата или выписки) признаётся реализацией товара, работы или услуги и подлежит обложению НДС по ставке 20 %․ Поэтому, если работодатель решает взимать плату за выдачу документа, он обязан:
- Выставить счёт с выделением НДС․
- Отразить операцию в бухгалтерском учёте как реализацию․
- Уплатить налог в бюджет․
Неуплата НДС при платной выдаче трудовой книжки может привести к налоговым доначислениям, штрафам и пени․
Практические рекомендации для работодателей
- Всегда выдавайте оригинал трудовой книжки бесплатно при увольнении, по письменному заявлению работника и при оформлении первой книжки․
- Если требуется дубликат или выписка, оформите отдельный акт оказания услуги, укажите стоимость (включая НДС) и получите согласие работника․
- Храните копии заявлений и актов о выдаче документов – они послужат доказательством соблюдения законодательства в случае спора․
- Обучите кадровых специалистов правилам ст․ 62 и 66․1 ТК РФ, чтобы избежать неправомерного взимания платы․
- При возникновении сомнений консультируйтесь с юристом или налоговым консультантом․
Выдача трудовой книжки работнику бесплатна в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ (увольнение, по заявлению работника, при оформлении первой книжки)․ Взимание платы допустимо только за дубликаты, заверенные выписки или иные услуги, выходящие за рамки прямых обязательств работодателя, и должно сопровождаться proper оформлением и уплатой НДС․ Соблюдение этих правил защищает организацию от трудовых и налоговых рисков, а также поддерживает доверительные отношения с сотрудниками․