Вопрос о том, может ли родственник сотрудника получить его трудовую книжку (бумажную или электронную), возникает достаточно часто – при оформлении наследства, получении социальных выплат, подтверждении трудового стажа и т.д. Ниже подробно рассмотрены правовые основания, особенности бумажного и электронного вариантов, а также порядок действий, если доступ к книжке действительно необходим родственнику.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 65.1) – регулирует ведение и хранение трудовых книжек.
• Федеральный закон «О персональных данных» № 152‑ФЗ – устанавливает ограничения на предоставление сведений, содержащих персональные данные.
• Постановление Правительства РФ от № 437 – о порядке ведения электронных трудовых книжек (ЭТК).
• Приказ Минтруда России от № 585н – утвердил форму и порядок заполнения бумажной трудовой книжки.

Согласно этим нормам, трудовая книжка является документом, содержащим персональные данные работника (ФИО, дата рождения, сведения о местах работы, должностях, периодах работы и т.д.). Поэтому её выдача третьим лицам возможна только в строго определённых случаях и с соблюдением требований конфиденциальности.

Бумажная трудовая книжка

Кто может получить?

По общему правилу трудовая книжка выдаёться только самому работнику (или его законному представителю – например, опекуну при недееспособности). Родственник без специального полномочий не имеет права требовать её выдачи.

Исключения, когда родственник может получить книжку

• Смерть работника – после наступления смерти трудовая книжка передаётся наследнику в рамках наследственного дела. Для этого необходимо:
  • Свидетельство о смерти;
  • Документ, подтверждающий право на наследство (свидетельство о праве на наследство, нотариальное завещание или решение суда);
  • Заявление наследнику о выдаче трудовой книжки (можно подать в отдел кадров бывшего работодателя или в Пенсионный фонд РФ, если книжка уже сдана туда).
• Судебное решение – если суд признал, что родственник нуждается в сведениях из трудовой книжки для защиты своих законных интересов (например, для установления права на алименты или компенсацию), он может выдать соответствующее постановление, на основании которого работодатель обязан предоставить документ.
• Доверенность – работник может оформить нотариальную доверенность на получение трудовой книжки своему родственнику. В этом случае родственник действует как представитель работника.

Порядок получения

1. Подготовить необходимые документы (см. пункты 2.2).
2. Обратиться в отдел кадров последнего места работы (или в архив организации, если она ликвидирована).
3. Получить книжку под расписку в журнале учёта выдачи трудовых книжек.
4. Если книжка уже сдана в Пенсионный фонд РФ (это происходит при увольнении после при наличии заявления о ведении ЭТК), то запрос направляется в ПФР через личный кабинет на госуслугах или лично в клиентскую службу.

Важно: при выдаче книжки родственнику сотрудники кадров обязаны проверить подлинность представленных документов и убедиться, что нет нарушения закона о персональных данных.

Отказ в выдаче

Если работодатель отказывает без законных оснований, родственник может:

• Написать претензию в адрес организации;
• Обратиться в трудовую инспекцию;
• Подать иск в суд о защите violated прав.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С в России ведётся электронная трудовая книжка. С завершается переходный период, после которого все сведения о трудовой деятельности будут храниться исключительно в электронном виде в системе Пенсионного фонда РФ.

Кто имеет доступ к ЭТК?

• Сам работник – через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в мобильном приложении ПФР.
• Работодатель – при наличии согласия работника (формируется в электронном виде при приёме на работу).
• Уполномоченные органы (ПФР, налоговая, суды) – в рамках своих полномочий и при наличии законного основания.

Прямой доступ родственника к ЭТК без согласия работника или без соответствующего юридического основания не предусмотрен.

Когда родственник может получить сведения из ЭТК?

• Смерть работника – наследнику предоставляется выписка из ЭТК (форма СТД‑Р) после подачи заявления в ПФР вместе с документами, подтверждающими право на наследство.
• Нотариальная доверенность – если работник оформил доверенность на получение выписки из ЭТК, родственник может действовать от его имени.
• Судебное решение – суд может обязать ПФР предоставить сведения из ЭТК третьему лицу, если это необходимо для защиты прав истца.
• Запрос в рамках социальных выплат – при оформлении пенсии по случаю потери кормильца, пособия по безработице и т.д. родственник (получатель выплаты) может получить необходимые сведения через ПФР, но только в рамках установленной процедуры назначения выплаты.

Как получить выписку из ЭТК родственнику?

1. Собрать документы, подтверждающие право на получение сведений (свидетельство о смерти, наследственное дело, доверенность, судебное решение и т.д.).
2. Подать заявление в Пенсионный фонд РФ:
   • Через личный кабинет на госуслугах (выбрать услугу «Получение выписки из электронной трудовой книжки»);
   • Лично в клиентской службе ПФР;
   • По почте (заказным письмом с описью вложения).
3. Дождаться ответа (обычно в течение 5‑10 рабочих дней). Выписка выдаётся в виде PDF‑документа, заверенного электронной подписью ПФР.
4. При необходимости заверить выписку нотариально для использования в суде или иных органах.

Ограничения и ответственность

Неправомерное получение или использование сведений из ЭТК без согласия субъекта персональных данных влечёт ответственность по ст. 13.11 КоАП РФ (штраф до 500 000 руб.) и, в случае умысла, возможна уголовная ответственность по ст. 272 УК РФ (неправомерный доступ к компьютерной информации).

Практические рекомендации

• Для работника: если вы планируете, что родственник может понадобиться доступ к вашей трудовой книжке, оформите нотариальную доверенность заранее или оставьте письменное согласие на выдачу выписки из ЭТК.
• Для родственника: перед обращением к работодателю или в ПФР уточните, какой именно документ вам нужен (оригинал книжки, выписка, справка о стаже). Это сократит время обработки запроса.
• Для работодателей: храните копии заявлений о согласии на обработку персональных данных и доверенностей в личном деле сотрудника не менее 50 лет после его увольнения (в соответствии с требованиями архивного законодательства).
• Для наследников: при оформлении наследства не забудьте запросить выписку из ЭТК в ПФР – она часто требуется нотариусом для подтверждения трудового стажа умершего.

Таким образом, родственник работника может получить трудовую книжку только в определённых законных случаях:

• после смерти работника – в рамках наследственного дела;
• при наличии нотариальной доверенности от работника;
• по судебному решению, обязывающему выдачу документа;
• в рамках получения социальных выплат, когда законом предусмотрено предоставление сведений из трудовой книжки.

В остальных случаях выдача трудовой книжки (бумажной или электронной) третьим лицам, включая близких родственников, запрещена, поскольку это нарушает нормы трудового законодательства и закона о защите персональных данных. Для легального получения сведений необходимо соблюсти установленную процедуру подготовки документов и обратиться к соответствующему органу (отдел кадров последнего места работы или Пенсионный фонд РФ).

Соблюдение этих правил защищает права работника на конфиденциальность своих персональных данных и одновременно позволяет законным представителям получить необходимую информацию в случае реальной необходимости.