Трудовая книжка остается главным документом о стаже и трудовой деятельности работников‚ которые не перешли на электронную форму (ЕФС-1). Для любого работодателя‚ будь то крупная корпорация или индивидуальный предприниматель‚ правильная работа с бланками трудовых книжек — это вопрос строгого соблюдения законодательства. В этой статье мы подробно разберем‚ как предприятие должно обеспечивать себя бланками‚ как их учитывать и какие нововведения действуют в 2026 году.

Законодательная база и изготовление бланков

Основным нормативно-правовым актом‚ регулирующим вопросы трудовых книжек‚ помимо Трудового кодекса РФ‚ является Постановление Правительства РФ от N 225. Согласно действующим правилам‚ Министерству финансов Российской Федерации поручено:

• Утверждать образцы трудовой книжки и вкладыша в нее;
• Утверждать технические требования к изготовлению их бланков;
• Обеспечивать изготовление по единому образцу бланков на подведомственных предприятиях;
• Утверждать порядок обеспечения работодателей бланками.

Новации в производстве: кто делает бланки сейчас?

Важное изменение коснулось монополии на производство документов строгой отчетности. С 2024 года новые бланки трудовых книжек может производить не только Гознак‚ но и любое другое предприятие‚ соответствующее определенным требованиям. Это позволило расширить круг поставщиков и сделать процесс обеспечения работодателей бланками более гибким. При этом с 1 января 2023 года работодатели получили право использовать новые бланки трудовых книжек.

Обеспечение предприятия бланками и их учет

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к документам строгой отчетности. Предприятие не может просто напечатать их на принтере — их необходимо приобретать у официальных распространителей (например‚ МАОТ является поставщиком бланков строгой отчетности и также обеспечивает предприятия книгами учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним).

Процедура закупки и согласования

В зависимости от региона и формы собственности‚ процесс закупки может иметь свои особенности. В некоторых случаях для приобретения партии бланков требуется предварительное письменное согласование. Например‚ в определенных структурах необходимо:

1. Письменно согласовать заявку на получение бланков трудовых книжек и вкладышей;
2. Поставить отметку на заявлении в секторе по развитию предпринимательства (например‚ в каб. 206‚ 2-й этаж) по определенным дням приема (понедельникам и средам с 14.00 до 17.30).

Бланки поступают на предприятие в комплекте с защитной голограммой‚ которая усложняет подделку документа. При закупке важно ориентироваться на актуальные формы бланков согласно последним изменениям законодательства.

Бухгалтерский учет бланков

В бухгалтерском учете предприятие учитывает бланки трудовых книжек и вкладышей как денежные документы. Они приходуются на баланс по фактической стоимости приобретения‚ а затем списываются по мере выдачи сотрудникам.

Выдача бланков работникам: бесплатно или за плату?

По общему правилу‚ работодатель обязан выдавать бланки трудовых книжек и вкладышей сотрудникам бесплатно‚ если:

• Работник устраивается на работу впервые (работодатель оформляет ему новую трудовую книжку);
• Трудовая книжка работника была утрачена (пожар‚ кража‚ утеря по иным причинам)‚ и работодатель оформляет дубликат.

В некоторых случаях работодатель может удержать стоимость бланка из заработной платы работника (если это предусмотрено локальными актами и самим работником написано заявление)‚ но есть ситуации‚ когда выдача осуществляется исключительно за счет средств работодателя.

Оформление дубликата: старые или новые бланки?

Часто возникает вопрос: что делать‚ если старая трудовая книжка утеряна‚ а на предприятии остались запасы чистых бланков прошлых лет?

Новый бланк появится для оформления дубликата в случае утраты старой книжки. В случае с оформлением дубликата у работодателя имеется два варианта на выбор:

1. Использовать старые чистые бланки‚ приобретенные до 2024 года;
2. Оформить дубликат на бланке нового образца.

Оба варианта законны. Работодатель вправе расходовать имеющиеся у него запасы старых бланков‚ так как их срок годности не ограничен. Использовать старые бланки можно до их полного исчерпания.

Правила ведения и заполнения в 2026 году

Работодатель не имеет права вносить записи в трудовые книжки‚ а также оформлять их работникам‚ принимаемым на работу‚ если это нарушает установленные правила. Важно помнить‚ что работники‚ которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности‚ но за ними сохранялось место работы‚ подлежат особому порядку отражения стажа.

Образцы записей и защита от ошибок

Для кадровиков критически важно правильно вносить записи. Специализированные системы (например‚ Систему Кадры) предлагают самую большую базу образцов записей в трудовую книжку по новым правилам. В справочниках можно найти 100 готовых образцов‚ как типовых‚ так и уникальных‚ с разбивкой по всем возможным кадровым ситуациям:

• Приём на работу (в т.ч. к индивидуальному предпринимателю);
• Увольнение (по собственному желанию‚ соглашению сторон и т.д.);
• Перевод на другую постоянную работу;
• Награждение;
• Внесение изменений в бланк;
• Отмена неверных записей.

Наглядные образцы заполнения трудовой книжки в 2025 и 2026 годах помогают избежать ошибок на ьном листе и в разделах со сведениями о работе. Оформление ьного листа с отметкой о выдаче вкладыша (редакция 1 от ) также подчиняется строгим правилам.

Работа с бланками трудовых книжек на предприятии требует внимательности и знания актуальных норм. Независимо от того‚ используете ли вы старые запасы бланков или закупаете новые‚ произведенные независимыми от Гознака типографиями‚ главное — соблюдать порядок учета‚ хранения и выдачи этих документов строгой отчетности. Это позволит избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и защитить права сотрудников на подтверждение их трудового стажа.