С 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), что кардинально изменило порядок ведения и хранения документов о трудовой деятельности граждан. Однако многие работники и работодатели до сих пор задаются вопросом: «Если трудовая книжка хранится у работодателя, можно ли делать запись на копии?» Ответ на этот вопрос требует детального разбора законодательных норм, практики и правовых последствий.

Как сейчас хранится трудовая книжка: бумажная или электронная?

Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от и последующим изменениям, с 2021 года при первоначальном трудоустройстве работнику оформляется только электронная трудовая книжка. Однако есть важные исключения:

• Если работник подал заявление о желании сохранить бумажную трудовую книжку — работодатель обязан продолжать вести её в бумажном виде.
• Работники, уже имеющие бумажную трудовую книжку до 2021 года, могут выбрать формат — сохранить бумажную или перейти на электронную.
• Если работник устраивается на работу впервые, ему оформляется только ЭТК.

Таким образом, трудовая книжка (бумажная или электронная) всегда хранится у работодателя на весь период трудовых отношений, если работник не уволился и не запросил её выдачу.

Нет, делать записи на копии трудовой книжки нельзя. Это нарушение трудового законодательства.

Почему это запрещено?

• Законодательство требует ведения только оригинала — будь то бумажная трудовая книжка или электронная. Копия не является юридически значимым документом.
• Записи в трудовой книжке имеют юридическую силу только в оригинале. Любая запись на копии не подтверждает стаж, должность, награды или другие сведения, необходимые для расчёта пенсии, трудового стажа или при трудоустройстве в другом месте.
• Копия — это только вспомогательный документ. Её можно использовать для предъявления в банк, при оформлении визы, при подаче документов в вуз — но не для учёта трудового стажа.

Что делать, если работник потерял трудовую книжку?

Если работник потерял оригинальную трудовую книжку, он должен:

1. Написать заявление о восстановлении трудовой книжки.
2. Предоставить документы, подтверждающие трудовую деятельность (справки с предыдущих мест работы, приказы, выписки из лицевых счётов и т.д.).
3. Работодатель на основании этих документов выдаёт новую трудовую книжку с отметкой «Взамен утраченной».
4. Все сведения о предыдущем стаже вносятся на основании подтверждённых документов — не на копии.

Почему работодатели иногда просят копию трудовой книжки?

Работодатели могут запрашивать копию трудовой книжки по следующим причинам:

• Для внутреннего учёта — чтобы иметь подтверждение стажа, должности, наград.
• Для оформления документов — например, при предоставлении в ФСС, Пенсионный фонд, при оформлении отпуска по уходу за ребёнком.
• Для внешних совместителей, если работник трудится по совместительству, работодатель может запросить копию трудовой книжки для ведения учёта, но не для внесения записей!

Важно! Работодатель не вправе вносить записи о приёме, переводе, увольнении на копию трудовой книжки. Все официальные записи вносятся только в оригинал, бумажный или электронный.

Электронная трудовая книжка: как это работает?

С 2021 года все записи о трудовой деятельности вносятся в Единую информационную систему (ЕИС), доступ к которой есть у работодателей и у самих работников через личный кабинет на сайте Роструд или портале Госуслуги.

Преимущества ЭТК:

• Нет риска потери или порчи документа.
• Записи вносятся автоматически работодателем — исключаются ошибки.
• Работник может в любое время получить выписку о стаже.
• Пенсионный фонд получает данные в режиме реального времени.

Если работник выбрал ЭТК, бумажная трудовая книжка не ведётся, и все записи, только в электронном виде. Копия бумажной трудовой книжки в этом случае вообще не имеет юридического значения.

Что делать, если работодатель вносит запись на копии?

Если вы обнаружили, что ваш работодатель вносит записи о приёме, переводе или увольнении только на копии трудовой книжки, а оригинал остаётся пустым, это серьёзное нарушение:

• Вы можете обратиться в Трудовую инспекцию (Онлайнинспекция.рф).
• Подать жалобу на незаконное ведение трудовых записей.
• Требовать внесения корректных записей в оригинал (бумажный или электронный).

В случае, если запись на копии была использована для расчёта стажа (например, при оформлении пенсии), это может привести к неправильному начислению пенсии — и тогда вам потребуется судебное разбирательство для восстановления прав.

Практические рекомендации для работников

1. Выберите формат трудовой книжки — бумажную или электронную, и подайте заявление работодателю.
2. Не передавайте оригинал трудовой книжки без необходимости. Предоставляйте только копию для внутренних нужд.
3. Регулярно проверяйте свою ЭТК через Госуслуги — убедитесь, что все записи внесены корректно.
4. Храните копию трудовой книжки у себя — для подтверждения стажа при смене работы, оформлении льгот, ипотеки и т.д.
5. Никогда не соглашайтесь, чтобы работодатель вносил записи только на копии — это незаконно и рискованно для вашей будущей пенсии.

Трудовая книжка, будь то бумажная или электронная, хранится у работодателя, но записи в неё вносятся ТОЛЬКО в оригинал. Любая запись на копии трудовой книжки — это не юридически значимое действие. Она может служить лишь для справки, но не для подтверждения трудового стажа, не для расчёта пенсии и не для официального учёта.

В 2026 году, когда цифровизация достигла высокого уровня, переход на электронные трудовые книжки — это не просто мода, а необходимость. Но даже в цифровую эпоху закон остаётся законом: только оригинал имеет юридическую силу. Не позволяйте работодателю обходить правила — ваш трудовой стаж и будущая пенсия зависят от этого.

Если сомневаетесь — обращайтесь в Онлайнинспекцию или в Пенсионный фонд. Лучше перестраховаться, чем потерять годы стажа из-за формальности.