Вопрос о том, может ли гражданин одновременно иметь две (или более) трудовые книжки и официально работать на нескольких работодателях, часто возникает у работников, которые:
- потеряли старый документ и не успели оформить замену;
- начали работать в новой организации до 2021 года, когда ещё использовалась бумажная книжка;
- желают «разделить» стаж по разным видам деятельности.
Ни один нормативный акт Трудового кодекса РФ (ТК РФ) прямо не запрещает наличие у одного работника более одной трудовой книжки. Однако законодательство устанавливает чёткие правила её ведения, а также последствия для пенсионного и страхового учёта. Ниже – подробный разбор ситуации.
Что говорит Трудовой кодекс о трудовой книжке?
Согласно статье 66 ТК РФ трудовая книжка – документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника, его стаж, периоды увольнения и т.д. Основные требования к ведению книжки:
- Трудовая книжка выдаётся работодателем при приёме на работу.
- Записи в книжке вносятся только работодателем.
- Работник обязан хранить книжку и предоставлять её новому работодателю при заключении трудового договора.
Трудовой кодекс не содержит пункта, запрещающего наличие у работника более одной книжки. Поэтому формально две трудовые книжки могут сосуществовать.
Почему может появиться вторая книжка?
На практике вторая (или третья) трудовая книжка появляется в следующих ситуациях:
- Утрата или порча первой книжки. Работник подаёт заявление о её утере, получает справку из отдела кадров и просит выдать новую книжку.
- Переход на электронный формат. С 2021 года в России вводится Электронная трудовая книжка (ЭТК). При этом у работника может оставаться бумажный документ, полученный ранее.
- Работа в разных регионах. Некоторые организации (особенно в отдалённых регионах) продолжают вести бумажные книжки, а крупные компании используют ЭТК – в результате у сотрудника могут быть два документа.
- Неправильное оформление. Работник по ошибке получает новую книжку от работодателя, не сдав старую.
Официальная работа на нескольких местах
Трудовое законодательство не ограничивает количество работодателей, у которых человек может быть официально трудоустроен. Главное условие – соблюдение нормы рабочего времени (не более 40 часов в неделю, если иное не установлено коллективным договором) и отсутствие конфликтов интересов.
Если работник имеет две трудовые книжки, каждая из них будет вести запись только о том работодателе, который её выдал. При этом:
- Стаж в каждой книжке учитывается отдельно, но в пенсионном фонде (ПФР) будет суммироваться общий страховой стаж.
- При проверке со стороны налоговых или пенсионных органов может возникнуть вопрос о «дублировании» сведений.
- Работодатель обязан отразить в своей внутренней кадровой системе все периоды работы, независимо от наличия у работника бумажной книжки.
Правовые риски и ответственность
Наличие двух трудовых книжек само по себе не влечёт уголовной или административной ответственности, однако возможны следующие риски:
Нарушение порядка ведения книжки
- Если работник сам вносит записи в любую из книжек – это считается подлогом (ст. 81 ТК РФ) и грозит увольнением с дисциплинарным выговором.
- Предоставление работодателю фальсифицированной книжки (например, с завышенным стажем) может привести к расторжению трудового договора и взысканию штрафов.
Пенсионные последствия
- Пенсионный фонд учитывает страховой стаж по данным всех работодателей, а не по количеству книжек. Если в одной из книжек пропущены периоды работы, это может привести к недоучёту стажа.
- В случае, когда одна из книжек содержит неверные сведения, ПФР может запросить подтверждающие документы (выписки из работодателей, справки о доходах).
Дисквалификация должностных лиц
Для государственных служащих и иных должностных лиц закон предусматривает дисквалификацию до 3 лет за нарушение требований к ведению трудовой книжки (см. пункт 2 статьи 27 ФЗ «О государственной гражданской службе»). Это относится к случаям, когда у служащего обнаруживается более одной официальной книжки без надлежащего объяснения.
Как оформить вторую книжку законно?
- Утрата первой книжки. Подайте заявление в текущий отдел кадров о её утере, получите справку и попросите выдать новую книжку. Старая книжка считается недействующей.
- Переход на электронный формат. Зарегистрируйтесь в системе Госуслуги, привяжите к ней ваш ИНН и СНИЛС, после чего получите ЭТК. При этом бумажную книжку можно оставить в архиве.
- Работа в организации, где ещё используют бумажные книжки. Приём на работу в такой компании подразумевает выдачу новой книжки, но вы обязаны сдать в неё все сведения о предыдущих местах работы (по справке из ПФР).
- Соблюдайте порядок передачи. При смене работодателя всегда сдавайте старую книжку (или её копию) и получайте новую. Не оставляйте «забытые» книжки в личном пользовании без надлежащего оформления.
Практические рекомендации
- Контролируйте записи. Регулярно проверяйте, что в каждой книжке указаны правильные даты, должности и основания увольнения.
- Сохраняйте справки из ПФР. Выписка о страховом стаже поможет быстро восстановить недостающие периоды в случае потери книжки.
- Не скрывайте наличие второй книжки. При приёме на работу указывайте, что у вас есть ещё один документ, и предоставьте обе справки о стаже.
- Переходите на электронный формат. ЭТК упрощает учёт стажа и исключает риск «дублирования» бумажных документов.
- Консультируйтесь с юристом. Если у вас сложный трудовой путь (многократные увольнения, переезды, работа за границей), лучше получить профессиональную правовую оценку.
Трудовое законодательство РФ не запрещает наличие у одного работника более одной трудовой книжки. Такая ситуация может возникнуть в результате утери, перехода на электронный формат или работы в разных организациях, где сохраняются традиционные бумажные документы. Однако:
- Все записи в каждую книжку вносятся исключительно работодателем.
- Работник обязан своевременно сообщать о наличии второй книжки и предоставлять полные сведения о своём трудовом стаже.
- Нарушения порядка ведения книжек могут привести к дисциплинарным мерам, а в случае фальсификации – к увольнению и дисквалификации.
- Для пенсионного обеспечения важнее правильный учёт всех периодов работы в ПФР, чем количество книжек.
Таким образом, можно иметь две трудовые книжки, но необходимо соблюдать законные процедуры их оформления и вести их корректно, чтобы избежать правовых и финансовых последствий.
Дата публикации: