Пересылка трудовой книжки – это процедура, при которой работник просит работодателя передать свой трудовой документ новому месту работы, в архив или в другое учреждение. Для оформления такой пересылки необходимо подать заявление в произвольной форме, но с соблюдением определённых требований.
Когда требуется подать заявление
- При переводе на другую работу (внутренний перевод или внешнее трудоустройство).
- При увольнении, если трудовая книжка остаётся у работодателя и её нужно получить на руки.
- При необходимости направить трудовую книжку в государственный архив, пенсионный фонд или иную организацию.
- При утере или повреждении документа – запрос о выдаче дубликата (в этом случае заявление оформляется немного иначе, но принцип остаётся тем же).
Что должно содержать заявление
Заявление составляется в свободной форме, но обязательно включает следующие элементы:
- Шапка – реквизиты получателя (название организации, ФИО руководителя, его должность).
- Информация о заявителе – ФИО, должность, структурное подразделение, табельный номер (если есть).
- Название документа – «Заявление о пересылке трудовой книжки».
- Текст просьбы – чётко указать, что просишь передать трудовую книжку (указать получателя: новое место работы, архив, самому сотруднику и т.д.).
- Основание – ссылка на трудовой договор, приказ о переводе/увольнении или иное основание (например, «в соответствии со ст. 66 ТК РФ»).
- Перечень прилагаемых документов (при необходимости) – копия трудового договора, приказ, паспорт и т.п.
- Дата и подпись – ставится собственноручная подпись заявителя и дата подачи.
Образец заявления
Ниже представлен типовой шаблон, который можно скопировать, заполнить своими данными и распечатать.
Шапка:
Иванову Ивану Ивановичу
Генеральному директору
ООО «Ромашка»
ул. Ленина, д. 10, г. Москва
От:
Петрову Сергею Владимировичу
Инженеру-механику
Отдел технического обслуживания
Табельный № 12345
Заявление
о пересылке трудовой книжки
Прошу Вас передать мою трудовую книжку (серия № КБ 1234567) новому работодателю – ООО «ТехноСервис», расположенному по адресу: ул. Строителей, д. 5, г. Москва, в связи с переводом на данное предприятие с г. (приказ № 45 от г. о переводе).
Основание: статья 66 Трудового кодекса Российской Федерации, пункт 2.1 трудового договора от г.
Прилагаю копию приказа о переводе и паспорт гражданина РФ.
Подпись: _______________ /С.В. Петров/
Как оформить и подать заявление
- Наберите текст на компьютере или напишите от руки разборчивым почерком.
- Проверьте правильность ФИО, должностей, реквизитов и дат.
- Поставьте личную подпись – без подписи заявление не имеет юридической силы.
- Сложите документ в конверт, если отправляете почтой, либо передайте лично в отдел кадров или непосредственно руководителю.
- Сохраните копию заявления для себя (можно сделать фото или скан).
- После получения трудовой книжки получите расписку о получении от получателя – это подтвердит факт передачи.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие подписи – всегда ставьте собственноручную подпись.
- Неуказание основания – без ссылки на приказ, трудовой договор или нормативный акт заявление может быть оставлено без рассмотрения.
- Неправильные реквизиты получателя – уточните точное название организации и ФИО руководителя.
- Отсутствие даты – дата необходима для учёта срока рассмотрения.
- Слишком длинный и непонятный текст – формулируйте просьбу лаконично и по существу.
Написание заявления о пересылке трудовой книжки – несложная процедура, если соблюдать перечисленные выше требования. Главное – чётко указать, что именно вы просите, на каком основании и подтвердить свою просьбу подписью и датой. Правильно оформленное заявление ускорит процесс получения документа и исключит возможные недоразумения с работодателем или получающей стороной.
Если у вас остались вопросы, обратитесь в отдел кадров вашей организации или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.