В 2026 году в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ однако бумажный вариант до сих пор остаётся в обращении у многих работников․ Вопрос о том‚ можно ли иметь обе формы одновременно‚ часто возникает у новых сотрудников и у тех‚ кто уже перешёл на электронный формат‚ но не хочет полностью отказываться от бумажного носителя․
Что говорит закон?
Согласно разъяснениям ПФР и Минтруда России‚ одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено‚ если работник не написал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки․ Таким образом‚ закон позволяет:
- Вести бумажную трудовую книжку;
- Вести электронную трудовую книжку;
- И одновременно обе формы‚ если работник этого желает․
При этом работодатель обязан одновременно:
- Вносить сведения в бумажную трудовую книжку;
- Передавать те же сведения в ПФР для формирования электронной версии․
Как оформить переход?
Для того чтобы одновременно вести две книжки‚ работник должен подать два заявления:
- Заявление о ведении трудовой книжки в электронной форме;
- Заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки – необязательно‚ если он хочет её сохранять․
Если заявление об отказе не подаётся‚ работодатель обязан вести обе версии одновременно․
Что делать при приёме на работу в 2026 году?
При трудоустройстве в 2026 году работодатель обычно уже работает только с электронной формой․ Однако:
- Если кандидат пришёл с бумажной книжкой‚ работодатель может принять её‚ но затем перевести данные в электронный вид․
- Работодатель может запросить у кандидата заявление о выборе способа ведения (бумажный‚ электронный или оба)․
- Если кандидат не выразил предпочтения‚ по умолчанию считается‚ что он согласен вести обе формы одновременно․
Практические рекомендации для работодателя
Чтобы избежать ошибок и упростить работу с кадровыми документами‚ рекомендуется:
- Сформировать внутренний политический документ о ведении трудовых книжек (бумажной и электронной)․
- Предоставить сотрудникам формы заявлений (образцы доступны в КонсультантПлюс)․
- Вести двойную регистрацию в ПФР: одновременно отправлять данные для ЭТК и обновлять бумажную запись․
- Контролировать‚ чтобы данные в обеих формах совпадали (дата начала работы‚ должность‚ периоды‚ etc․)․
Как проверить‚ что у сотрудника электронная книжка?
В ПФР и в системе ГАРАНТ․РУ отмечено‚ что сведения о трудовой деятельности работника (электронная книжка) отображаются в личном кабинете сотрудника․ Для подтверждения можно:
- Запросить у сотрудника выписку из электронной трудовой книжки (выдаётся через ПФР)․
- Проверить наличие QR‑кода или цифровой подписи в электронной версии․
- Убедиться‚ что в базе ПФР есть запись о переходе на ЭТК․
Что делать‚ если работник до сих пор не определился?
Согласно практике 2025‑2026 годов‚ если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной формы‚ то:
- Работодатель ведёт обе версии одновременно;
- В ПФР автоматически вносятся сведения‚ формируя электронную запись;
- Бумажная запись остаётся в архиве‚ но её можно использовать как подтверждение․
Таким образом‚ в этом случае одновременное ведение обеих форм является нормой․
Итак‚ ответ на главный вопрос:
Да‚ можно одновременно иметь электронную и бумажную трудовую книжку․ Это разрешено законом‚ при условии‚ что работник не отказался от бумажного варианта․ При этом работодатель обязан вести обе формы и передавать сведения в ПФР для формирования электронной записи․
Для удобства и минимизации ошибок рекомендуется:
- Чётко оформить заявления сотрудника;
- Соблюдать сроки внесения данных в обе версии;
- Регулярно проверять соответствие данных в бумажной и электронной записях․
Соблюдая эти правила‚ работодатель обеспечивает соответствие требованиям законодательства и simplifies работу с кадровыми документами․