Вопрос о том‚ можно ли оставлять пустые строки и страницы в трудовой книжке‚ возникает у кадровых специалистов‚ бухгалтеров и самих работников довольно часто. Ниже – подробный разбор нормативных требований‚ практические рекомендации и ответы на самые типичные ситуации‚ основанные на актуальной информации из открытых источников (данные на ).
Нормативная база‚ регулирующая ведение трудовых книжек
- Постановление Правительства РФ от № 225 (ред. от ) «О трудовых книжках» – основной документ‚ содержащий Правила ведения и хранения трудовых книжек.
- Пункт 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек предусматривает проставление штампа «Выдан вкладыш в трудовой книжке» с указанием серии и номера вкладыша. Штамп целесообразно ставить на странице‚ где указаны серия и номер самой трудовой книжки‚ а также ФИО работника.
- Минтруд России в разъяснении от подтвердил‚ что оставлять пустые строки между записями (например‚ между увольнением с предыдущего места и приёмом на новое) не допускается – записи должны следовать друг за другом без лишних пробелов.
- Согласно новой форме трудовой книжки‚ действующей с 1 января 2023 года‚ пустые графы используются для указания даты рождения работника и даты заполнения книжки.
- Серия и номер трудовой книжки указываются на одной из четырёх страниц бланка (обычно на титульном листе или на первой странице раздела «Сведения о работе»).
Эти положения формируют основу для ответов на вопросы о пустых страницах и строках.
Можно ли оставлять пустые строки между записями?
Согласно разъяснению Минтруда (2023‑12‑18) и пункту 39 Правил‚ пустые строки между записями запрещены. Пример из практики:
«В трудовой книжке от печати прежнего работодателя осталось три пустых строки. Полное название нового места работы займет 2 строчки. Далее сама запись о приеме – ещё две строки – то есть её окончание переносится на новую страницу‚ например: …………монтера кабельных сетей В крайней справа графе на этой новой странице: 14‑к.»
В данном случае правильно будет:
- Заполнить оставшиеся три строки текущей записи (если они нужны для завершения предыдущей записи).
- Если место для новой записи недостаточно‚ выполнить перенос на новую страницу без оставления пустых строк между старыми и новыми записями.
- На новой странице продолжить запись с первой доступной строки.
Таким образом‚ пустые строки между записями – нарушение‚ а перенос на новую страницу – допустимая и часто необходимая процедура.
Перенос записи на новую страницу: как оформить правильно
Когда запись не помещается на текущей странице‚ следует:
- Завершить текущую запись до конца строки (если место позволяет).
- Перейти на следующую чистую страницу трудовой книжки.
- Начать запись с первой строки новой страницы‚ не оставляя пустых строк перед ней.
- В графе «Номер записи» продолжить нумерацию (например‚ если последняя запись имела номер 13‚ следующая получит номер 14).
- В графе «Дата» указать дату приёма/увольнения и т.д.
- В графе «Наименование организации‚ должность‚ род работы» вносить информацию согласно правилам заполнения.
Пример оформления (выделено жирным для наглядности):
г. – принят на работу в ООО «КабельСтрой» на должность монтера кабельных сетей.
Важно: не оставлять пустых строк между последней записью предыдущей страницы и первой записью новой страницы.
Заверение пустых страниц трудовой книжки
Нотариальное заверение
Множество запросов показывают‚ что нотариусы часто отказываются заверять пустую страницу трудовой книжки‚ ссылаясь на отсутствие юридической силы такого листа. Например:
- «Нотариус отказывается заверять пустую страницу‚ ссылаясь на то‚ что это незаконно.»
- Правовед.RU указывает: «Без соответствующих реквизитов на пустых листах‚ оттиска печати‚ указанные листы не имеют юридической силы.»
Заверение кадровой службой
Согласно пункту 39 Правил‚ кадровая служба может ставить штамп «Выдан вкладыш в трудовой книжке» на странице‚ где указаны серия и номер самой книжки‚ а также ФИО работника. Этот штамп подтверждает authenticity документа‚ но опять же требует наличия реквизитов на той же странице.
Если требуется заверить копию трудовой книжки (например‚ для подачи в загранпаспорт)‚ то:
- Сделать ксерокопию всех страниц‚ на которых есть записи.
- Обязательно добавить ксерокопию следующей за последней записью пустой страницы (это подтверждает‚ что лист действительно пустой и не подменён).
- Прошить и пронумеровать листы копии.
- На каждой странице копии вручную написать «Верно» и поставить подпись уполномоченного лица (кадровика‚ бухгалтера).
Такой порядок подтверждён рекомендациями журнала «Кадровое дело» и материалами сайта «Современный предприниматель».
Сканер и электронные копии
При подготовке пакета документов для пенсии‚ загранпаспорта или других целей:
- Пустые развороты не сканируются и не добавляются в пакет документов (см. материал Kadroland от ).
- Сканируются только страницы с записями‚ а также обязательная пустая страница‚ следующая за последней записью (для подтверждения отсутствия подделки).
Особенности новой формы трудовой книжки (с 2023 года)
С введена обновлённая бланковая форма‚ в которой:
- Пустые графы используются для указания даты рождения работника и даты заполнения трудовой книжки.
- Серия и номер указываются на одной из четырёх страниц бланка (обычно на титульном листе).
- Работодателям не требуется заменять уже действующие бланки или утилизировать старые пустые‚ оставшиеся в наличии.
Это означает‚ что при работе с новыми бланками некоторые пустые поля будут заполняться автоматически (дата рождения‚ дата заполнения)‚ а остальные строки следует заполнять без промежутков‚ как и раньше.
Практические рекомендации для кадровых специалистов
- Не оставляйте пустые строки между записями. Если место закончилось – переносите запись на новую страницу без промежутков.
- При переносе записи:
- завершите текущую запись до конца строки;
- перенесите нумерацию;
- начните новую запись с первой строки новой страницы.
- Не заверяйте пустые листы нотариусом. Заверять можно только страницы с записями или обязательными реквизитами (серия‚ номер‚ ФИО‚ штамп «Выдан вкладыш»).
- При изготовлении копии трудовой книжки:
- скопируйте все заполненные страницы;
- обязательно добавьте ксерокопию первой пустой страницы после последней записи;
- прошейте‚ пронумеруйте и подпишите каждую страницу.
- При электронном предоставлении документов: сканируйте только страницы с записями и обязательную пустую страницу после них; пустые развороты исключайте.
- Следите за обновлениями формы: с 2023 года используйте пустые графы для даты рождения и даты заполнения; старые бланки можно продолжать использовать до их исчерпания.
Пустые страницы и строки в трудовой книжке имеют строго регламентированное обращение:
- Пустые строки между записями не допускаются (Минтруд‚ 2023).
- Перенос записи на новую страницу допустим и оформляется без промежутков в нумерации и без пустых строк перед началом новой записи.
- Заверять пустые листы нотариусом нельзя – требуется наличие записей или обязательных реквизитов.
- Копия трудовой книжки должна включать заполненные страницы и обязательную пустую страницу после последней записи.
- При сканировании или формировании электронного пакета документов пустые развороты исключаются.
- Новая форма с 2023 года использует пустые графы для даты рождения и даты заполнения‚ но принцип заполнения записей без лишних пробелов остаётся неизменным.
Соблюдение этих правил обеспечит корректное ведение трудовой книжки‚ избежит претензий со стороны контролирующих органов и упростит процесс предоставления документов в различные инстанции (пенсионный фонд‚ загранпаспорт‚ судебные органы и т.д.).
Статья подготовлена на основе информации из открытых источников‚ актуальной на 21 мая 2026 года.