Смена фамилии – одно из самых частых изменений личных данных работника․ Оформление такой записи в трудовой книжке регламентируется Приказом Минтруда России № 320н (утв․ ) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв․ Постановлением Минтруда РФ от № 844н)․ Ниже представлен подробный алгоритм действий‚ необходимые документы и образцы записей для разных ситуаций․

Нормативная база

• Приказ Минтруда России № 320н – правила ведения и заполнения трудовых книжек (включая электронные)․
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (п․ 2․3‚ п․ 26) – порядок внесения изменений в личные данные․
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66) – обязанность работодателя вести трудовую книжку и вносить туда достоверные сведения․
• ФЗ «О государственной регистрации актов гражданского состояния» – основание для выдачи документов‚ подтверждающих смену фамилии (свидетельство о браке‚ о расторжении брака‚ решение суда и т․д․)․

Какие документы нужны для внесения изменения

Для корректного внесения записи о смене фамилии работодатель должен получить от сотрудника один из следующих документов (или их заверенную копию):

• Свидетельство о браке (при смене фамилии после вступления в брак)․
• Свидетельство о расторжении брака (развод) с указанием новой фамилии․
• Решение суда об изменении фамилии (в случае добровольной смены по личным мотивам)․
• Свидетельство о рождении (при восстановлении девичьей фамилии после развода)․
• Иной документ‚ подтверждающий факт изменения фамилии (например‚ паспорт с новой фамилией)․

Важно: документ должен быть действительным на момент внесения записи и содержать реквизиты (номер‚ дата выдачи‚ орган‚ выдавший документ)․

Пошаговая инструкция по заполнению трудовой книжки

1. Подготовка
   • Получите от сотрудника документ‚ подтверждающий смену фамилии․
   • Сделайте копию документа и приложите её к личному делу работника (или храните в электронном архиве‚ если ведёте электронную трудовую книжку)․
2. ьный лист (обложка)
   • Аккуратно зачеркните старую фамилию одной тонкой линией (не замазывая‚ чтобы осталось читаемым)․
   • Рядом с зачёркнутой фамилией напишите новую фамилию печатным шрифтом․
   • Под строкой с новой фамилией укажите ссылку на документ‚ основание для изменения (например: «Свидетельство о браке № 123456 от ‚ ЗАГС г․ Москвы»)․
3. Внутренняя сторона обложки (вкладыш)
   • В разделе «Сведения о работнике» (или «Личные данные») сделайте запись:

   Изменение фамилии
   Согласно документу: Свидетельство о браке № 123456 от ‚ выданному ЗАГС г․ Москвы․
   Фамилия изменена с «Иванова» на «Петрова»․
   Дата внесения записи: ․
   Подпись уполномоченного лица: _____________________
   М․П․ (печать организации)
    

4. Заверение
   • Запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель отдела кадров‚ директор) и печатью организации (если она есть)․
   • Если организация не имеет печати‚ достаточно подписи уполномоченного лица и указания его должности․
5. Электронная трудовая книжка (ЕТК)
   • Если сотрудник выбрал ведение ЕТК‚ изменение фамилии вносится в личном кабинете на портале «Госуслуги» или через СФР․
   • Необходимо загрузить скан документа‚ подтверждающего смену фамилии‚ и указать его реквизиты в поле «Основание для изменения»․
   • После подтверждения изменений система автоматически обновляет все отображённые данные․

Образцы записей в трудовой книжке

Смена фамилии после брака

ьный лист:

Иванова Иванова Петрова
Свидетельство о браке № 123456 от ‚ ЗАГС г․ Москвы

Внутренняя сторона обложки:

Изменение фамилии
Согласно документу: Свидетельство о браке № 123456 от ‚ выданному ЗАГС г․ Москвы․
Фамилия изменена с «Иванова» на «Петрова»․
Дата внесения записи: ․
Подпись: _____________________ (И․О․ Петров‚ руководитель отдела кадров)
М․П․

Смена фамилии после развода (возврат к девичьей фамилии)

ьный лист:

Сидорова Сидорова Кузнецова
Свидетельство о расторжении брака № 789012 от ‚ ЗАГС г․ Санкт‑Петербург

Внутренняя сторона обложки:

Изменение фамилии
Согласно документу: Свидетельство о расторжении брака № 789012 от ‚ выданному ЗАГС г․ Санкт‑Петербург․
Фамилия изменена с «Сидорова» на «Кузнецова» (девичья)․
Дата внесения записи: ․
Подпись: _____________________ (С․И․ Смирнова‚ кадровик)
М․П․

Добровольная смена фамилии по решению суда

ьный лист:

Козлов Козлов Васильев
Решение суда г․ Москвы № 34‑5678/2025 от об изменении фамилии

Внутренняя сторона обложки:

Изменение фамилии
Согласно документу: Решение суда г․ Москвы № 34‑5678/2025 от ․
Фамилия изменена с «Козлова» на «Васильева»․
Дата внесения записи: ․
Подпись: _____________________ (А․В․ Лебедев‚ директор по персоналу)
М․П․

Особенности ведения электронной трудовой книжки

С сентября 2021 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки для тех сотрудников‚ которые не подали заявление о сохранении бумажной формы․ При смене фамилии в ЕТК порядок действий следующий:

1. Сотрудник предоставляет скан документа‚ подтверждающего смену фамилии․
2. Кадровик загружает скан в личную карточку сотрудника в СФР (или через личный кабинет на «Госуслугах»)․
3. В поле «Основание изменения» указываются реквизиты документа (номер‚ дата‚ issuing authority)․
4. После подтверждения изменения система автоматически обновляет ФИО во всех разделах ЕТК (трудовая деятельность‚ награды‚ обучение и т․д․);
5. Полученное изменение отражается в выписке из ЕТК‚ которую можно распечатать и предоставить сотруднику по требованию․

Важно: даже при ведении ЕТК рекомендуется сохранять бумажный экземпляр трудовой книжки (если сотрудник оставил заявление о её ведении) и вносить туда запись по той же схеме‚ что и выше․

Ответственность за ошибки

Неправильное или несвоевременное внесение записи о смене фамилии может повлечь:

• Административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб․ для должностных лиц‚ от 30 000 до 50 000 руб․ для организаций)․
• Трудовые споры: сотрудник может оспорить достоверность сведений в трудовой книжке‚ что затруднит подтверждение стажа при назначении пенсии или при приёме на новую работу․
• Проблемы при подаче документов в Пенсионный фонд РФ (СФР) при назначении страховой пенсии․

Поэтому рекомендуется:

• Внести запись не позднее пяти рабочих дней с момента получения подтверждающего документа․
• Дважды проверить соответствие данных в трудовой книжке и в паспорте сотрудника․
• Хранить копию документа‚ послужившего основанием для изменения‚ в личном деле работника не менее 50 лет (согласно требованиям по хранению кадровых документов)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли просто написать новую фамилию поверх старой без зачёркивания?

Нет․ Согласно п․ 2․3 Инструкции‚ старая фамилия должна быть зачёркнута‚ а новая записана рядом․ Это обеспечивает видимость обеих версий и предотвращает подозрения в подделке․

Нужно ли ставить печать‚ если у организации её нет?

Печать ставится только при её наличии․ Если печать отсутствует‚ достаточно подписи уполномоченного лица с указанием его должности․

Что делать‚ если сотрудник сменил фамилию несколько раз за короткий период?

Каждое изменение оформляется отдельной записью с указанием соответствующего документа и даты внесения․ На ьном листе допустимо последовательное зачёркивание и запись новых фамилий․

Нужно ли подавать ЕФС‑1 при смене фамилии?

ЕФС‑1 (сведения о застрахованных лицах) подаётся только при приёме‚ увольнении‚ переводе или изменении данных‚ влияющих на расчёт страховых взносов (например‚ изменение СНИЛС)․ Смена фамилии сама по себе не требует подачи ЕФС‑1‚ но при ведении электронной трудовой книжки изменения отражаются в СФР автоматически․

Можно ли исправить ошибку в уже сделанной записи?

Да․ Ошибочную запись следует аккуратно зачёркнуть‚ рядом написать правильную информацию и сделать ссылку на документ‚ подтверждающий исправление․ Все исправления также заверяются подписью и печатью․

Правильное оформление смены фамилии в трудовой книжке – это не только соблюдение формальных требований‚ но и гарантия защиты прав работника․ Следуя представленному алгоритму‚ используя подтверждающие документы и аккуратно внося записи как на ьном листе‚ так и во внутренней стороне обложки‚ вы минимизируете риск ошибок и последующих споров․

Помните: главное – своевременность‚ точность и наличие ссылки на документ‑основание․ Если у вас остались вопросы‚ обращайтесь к нормативным актам (Приказ № 320н‚ Инструкция по заполнению трудовых книжек) или консультируйтесь с юристом по трудовому праву․