Вопрос о возможности оставлять пустые строки между записями в трудовой книжке (ТК) — один из самых частых и неоднозначных в кадровом делопроизводстве. На первый взгляд, кажется, что это незначительная техническая деталь. Однако неправильное заполнение может привести к проблемам как для работника (при расчёте пенсии), так и для работодателя (при проверках). Давайте разберёмся в нормативной базе и сложившейся практике.

Что говорят основные правила?

Ключевым документом является «Порядок заполнения, хранения и выдачи трудовых книжек» (утверждён Постановлением Правительства РФ от № 225, с изменениями, включая Приказ Минтруда № 320н). В этом документе нет прямого запрета на оставление пустых строк. Однако и нет разрешения делать это произвольно.

Основной принцип, который вытекает из правил, — записи должны вноситься последовательно, без пропусков, начиная с первой свободной строки. Это обеспечивает непрерывность и однозначность трудового стажа.

Ситуации, когда «пропуск» может быть технически неизбежен

На практике наиболее частая причина, по которой кадровик не может заполнить следующую строку, — это печать предыдущего работодателя. Если при увольнении предыдущая организация поставила печать (или штамп) так, что она занимает несколько строк (например, из-за большого штампа с гербом или расширенной надписью), то следующие записи действительно придёться начинать с первой полностью свободной строки.

Что говорят официальные органы и эксперты?

Информация из различных авторитетных источников (КонсультантПлюс, ГАРАНТ, Роструд) в целом сводится к следующему:

• Общее правило: Пустых строк между записями (особенно между увольнением и приёмом) быть не должно. Это прямо указано в ряде разъяснений Минтруда и коммерческих правовых систем.
• Исключение: Если строки заняты печатью (штампом) предыдущего работодателя, то пропуск этих строк допускается. Последующие записи остаются действительными. (См. позицию «ГАРАНТ.РУ» от 2025 года).
• Отсутствие санкций: ТК РФ и Порядок № 320н не предусматривают конкретных последствий (например, признания записи недействительной) за наличие пустых строк на других разворотах, если они не нарушают последовательность и целостность записей. Однако это может вызвать вопросы при проверке.
• Позиция Роструда: Пропуски строк между записью об увольнении с прошлого места и приёмом на новое нежелательны. Роструд в своих консультациях указывает, что записи должны быть последовательными.

Основные риски от пропусков строк

1. Вопросы при проверке: Инспекторы ГИТ или ПФР могут потребовать объяснений, почему записи не идут подряд. Хотя это вряд ли приведёт к штрафу (нет прямого состава нарушения), создаст лишние формальности.
2. Риск для работника при начислении пенсии: Это главный риск. Сотрудник Пенсионного фонда (ПФР), рассматривая трудовую книжку, может усмотреть в пропуске «неясность» или «разрыв» в стаже. Это может привести к необходимости предоставления дополнительных документов (справок, выписок) для подтверждения непрерывности трудового стажа, что затянет процесс назначения пенсии.
3. Вопросы при продаже бизнеса (смене собственника): При передаче кадровых дел новый работодатель может усомниться в корректности ведения документов.

Практические рекомендации: что делать?

Для кадровика (работодателя):

• Строго следуйте правилу: Вносите каждую новую запись в первую полностью свободную строку текущего разворота.
• Если печать предыдущего работодателя занимает строки: Это уважительная причина. Сделайте запись в первой чистой строке. Можно в графе «Дата» указать дату приёма, а в графе «Наименование организации» — название нового работодателя. Никаких пометок о пропуске делать не нужно.
• Если вы сами ошиблись и оставили пустую строку без необходимости: Лучший способ, исправить ошибку. Зачеркните ошибочно оставленную пустую строку (одной жирной вертикальной линией) и сделайте запись в правильном месте. Сверху зачеркнутой строки укажите «Не заполнена» и поставьте подпись и дату исправления. Это официальный порядок исправления в ТК.
• Не ставьте произвольные отметки типа «Пропуск строк» или «Строки 5-7 не заполнены». Это только усугубит путаницу.

Для работника:

• Проверяйте свою ТК при приёме на работу. Убедитесь, что запись о приёме сделана сразу после записи об увольнении с предыдущего места (или после печати, если она занимает место). Если видите необъяснимый пропуск, politely спросите кадровика о причине.
• При смене работы требуйте корректного заполнения. Имеете право потребовать, чтобы новое место работы внесло запись в первую свободную строку.
• Если в вашей ТК уже есть пропуски: При подаче документов в ПФР будьте готовы пояснить их причину (например, «печать предыдущего работодателя занимала строки»). Это обычно не является проблемой, если последовательность записей не нарушена.

Краткий ответ: Пропускать строки при заполнении трудовой книжки нельзя, если это делается по собственному усмотрению. Можно (и приходится) пропустить строки, которые физически заняты печатью (штампом) предыдущего работодателя.

Главный принцип: Записи должны быть последовательными и непрерывными с точки зрения содержания (дата увольнения → дата приёма). Физическое расположение на странице (если оно обусловлено печатью) не нарушает этого принципа и не делает последующие записи недействительными.

Лучшая практика, всегда заполнять первую свободную строку. Если же технически это невозможно из-за печати, не стоит создавать искусственные пропуски. В спорных случаях исправляйте ошибки в установленном порядке.

* Статья подготовлена на основе анализа актуальных нормативных документов и разъяснений контролирующих органов на 2026 год. Перед применением в конкретной ситуации рекомендуется уточнение в официальных источниках или юридическая консультация.