В 2026 году в России завершается переходный период внедрения электронных трудовых книжек (ЭТК). Многие работники задаются вопросом: можно ли отказаться от ведения бумажной или электронной трудовой книжки и какие процедуры при этом требуются. В этой статье подробно рассматриваем нормы Трудового кодекса РФ, порядок подачи заявлений, формы документов и последствия отказа.
Правовая база
Основным нормативным актом, регулирующим вопросы ведения трудовых книжек, является Трудовой кодекс РФ, а также Федеральный закон № 439‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках» (введён с ).
- С 31 декабря 2020 г. работодатели освобождены от обязательного ведения бумажных трудовых книжек.
- Сотрудники имеют право выбрать форму ведения: бумажную, электронную или полностью отказаться от неё.
- Выбор формы фиксируется письменным заявлением, форму которого разрабатывает работодатель и утверждает в локальной документации.
Порядок отказа от ведения бумажной трудовой книжки
Если работник решает не вести бумажную трудовую книжку, он обязан подать работодателю заявление об отказе. Форма такого заявления не регламентирована законом, поэтому её может разработать любой работодатель, но она должна содержать минимум следующие сведения:
- ФИО работника.
- Дата подачи заявления.
- Указание на отказ от ведения бумажной трудовой книжки.
- Подпись работника.
После получения заявления работодатель:
- Отмечает в журнале учёта трудовых книжек факт отказа.
- Не вносит записи об увольнении в книгу, если работник уже ушёл.
- Выдаёт сотруднику копию заявления и подтверждает факт отказа.
Когда заявление подаётся?
Заявление может быть подано:
- В любой момент до 31 декабря 2020 г., если работник ещё не выбрал форму.
- После 31 декабря 2020 г. – в любой момент, однако переход на электронную форму должен быть оформлен в соответствии с законом.
Отказ от электронной трудовой книжки
По закону № 439‑ФЗ работник имеет право полностью отказаться от ведения электронной трудовой книжки, но только в ответ на уведомление работодателя о переходе на ЭТК. Заявление об отказе должно быть направлено до конца 2020 года (или до даты, установленной внутренними нормативными актами организации).
После подачи такого заявления:
- Работодатель выдаёт работнику бумажную копию прежней трудовой книжки (если она была оформлена).
- Ответственность за её хранение и ведение переходит полностью на работника.
Последствия отказа
Отказ от ведения любой формы трудовой книжки имеет несколько юридических последствий:
- Отсутствие записи об увольнении. Если работник уже ушёл, и он отказался от ведения бумажной книги, в ней не вносятся сведения об увольнении.
- Отказ от ответственности работодателя. С момента выдачи заявления работодатель больше не несет обязанности по ведению и хранению трудовых книжек.
- Изменение формата документооборота. При переходе на электронные сведения работодатель обязан предоставить работнику доступ к этим данным в электронном виде.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли при приёме на работу запрашивать у кандидата заявление о согласии или отказе от ведения электронной трудовой книжки?
Согласно разъяснениям КонсультантПлюс, Трудовому кодексу РФ не обязывает работодателя получать такое заявление в момент приёма. Поэтому требовать его можно лишь в рамках внутренних локальных норм, но делать это обязательным нельзя.
Как оформить запись об отказе в журнале учёта трудовых книжек?
В журнале вводятся записи в следующем виде:
- «Отказ от ведения бумажной трудовой книжки» – дата, ФИО работника, подпись.
- Если отказ произошёл после увольнения, в журнале не вносится запись об увольнении.
Можно ли одновременно использовать бумажную и электронную формы?
Да. Если работник не подал заявление об отказе от бумажной формы, он может одновременно вести бумажную книжку и пользоваться электронными сведениями.
Рекомендации работодателям
- Разработать локальную форму заявления. Она должна быть утверждена в нормативных актах компании и опубликована для сотрудников.
- Обеспечить своевременное информирование. Необходимо уведомить работников о возможности выбора формы ведения и о сроках подачи заявлений.
- Вести журнал учёта трудовых книжек. В него заносятся все изменения, включая отказы и переход на электронные формы.
- Сохранять копии заявлений. Это важно для подтверждения факта отказа в случае споров.
- Консультироваться с юристами. Особенно при переходе на электронные трудовые книжки, чтобы избежать ошибок в оформлении.
Отказ от ведения трудовой книжки – законный и реализуемый в практике инструмент, позволяющий работникам гибко управлять своим трудовым стажем. Главное условие – своевременное подача письменного заявления, оформленного в соответствии с внутренними нормами организации. Для работодателей важно своевременно обновлять документооборот, вести журнал учёта и консультироваться с юридическими специалистами, чтобы избежать правовых рисков.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению заявлений или переходу на электронные трудовые книжки, рекомендуем обратиться к специализированным консалтинговым сервисам (например, КонсультантПлюс или ГАРАНТ) и использовать готовые образцы, доступные в открытом доступе.