Трудовая книжка – официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В ней фиксируются сведения о местах работы, должностях, периодах занятости, а также о наградах, повышениях квалификации и иных событиях, предусмотренных законодательством РФ.

Вопрос о том, можно ли переносить текст (т.е. копировать записи из одной трудовой книжки в другую, переносить сведения в электронный формат или «переписать» записи вручную), часто возникает у работников, которые:

• потеряли или повредили свою бумажную трудовую книжку;
• получили новую электронную трудовую книжку (ЭТК) и хотят перенести в неё старые записи;
• нуждаются в копиях записей для предъявления в другие организации.

Ниже – подробный разбор правовых норм, практических рекомендаций и типичных ошибок.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие ведение трудовых книжек:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66‑71.
2. Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (утверждённое приказом Минтруда России от № 2н).
3. Положение о введении и использовании электронных трудовых книжек (ЭТК) – приказ Минтруда России № 5н от .
4. Федеральный закон «Об электронных документах» (№ 149-ФЗ) и «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (№ 149‑ФЗ).

Согласно ст. 66 ТК РФ запись в трудовой книжке обязаны делать только работодатели. Работник не имеет права вносить, изменять или удалять сведения самостоятельно.

Перенос записей в случае утери или повреждения бумажной трудовой книжки

Оформление новой трудовой книжки

Если трудовая книжка утеряна, уничтожена или сильно повреждена, работник имеет право оформить новую книжку. Процедура выглядит так:

1. Обратиться к работодателю с заявлением о выдаче новой трудовой книжки.
2. Работодатель заполняет справку о трудовой деятельности (форма № Т-2) и передаёт её в отдел кадров.
3. В отделе кадров оформляют новую книжку и вносят в неё все сведения, которые были в прежней, основываясь на:
   • справке о трудовой деятельности;
   • документах о наградах, повышениях квалификации, аттестациях;
   • внутренних реестрах предприятия.
4. Работник получает новую книжку, а старая (если она найдена) считается недействительной и уничтожается.

Важно: переписывать записи от руки без официального подтверждения запрещено. Любой «перенос текста» должен происходить только через официальные формы и подписи уполномоченных лиц.

Что нельзя делать?

• Самостоятельно копировать записи из старой книжки в новую.
• Использовать копии записей без подписи работодателя.
• «Переписывать» записи в электронный документ без официального подтверждения.

Переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК)

Что такое ЭТК?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажного документа, хранящийся в единой государственной информационной системе (ГИС Трудовой книжки). С 1 января 2026 г. завершён переходный период, и все новые записи делаются только в ЭТК.

Как перенести сведения из бумажной книжки в ЭТК?

1. Работодатель (или уполномоченный орган) подаёт в ГИС запрос на создание ЭТК для конкретного сотрудника.
2. В запросе указываются все сведения, которые уже находятся в бумажной книжке. Эти данные берутся из:
   • справки о трудовой деятельности;
   • внутренних реестров предприятия;
   • документов о наградах и обучении.
3. После проверки данных в системе автоматически формируется электронная запись. Работник получает доступ к ЭТК через портал Госуслуги или мобильное приложение «Трудовая книжка».

Таким образом, перенос текста в ЭТК – это не «копипаст», а официальная процедура, подтверждённая подписью (ЭЦП) работодателя.

Возможные ошибки при переходе

• Отсутствие подтверждающих документов (справка Т‑2) – запись будет отклонена.
• Неправильный ввод дат (например, перепутаны день и месяц) – может привести к конфликту при проверке стажа.
• Попытка самостоятельно добавить запись в ЭТК через личный кабинет – система не допускает неавторизованных изменений.

Копирование записей для предъявления в другие организации

Работнику часто требуется предоставить сведения из трудовой книжки в виде копий (например, в суд, в миграционную службу, в учебное заведение). В этом случае:

1. Сделайте нотариально заверенную копию трудовой книжки. Нотариус подтверждает подлинность копии.
2. Если требуется электронный вариант, запросите выписку из ЭТК через портал Госуслуг. Выписка имеет юридическую силу и подписана электронной подписью.
3. Никаких «переносов текста» в новую книгу при этом не происходит – вы лишь предоставляете подтверждающий документ.

Последствия нарушения правил переноса

Нарушения могут повлечь за собой как административные, так и уголовные последствия:

• Статья 13.2 КоАП РФ – нарушение порядка ведения трудовых книжек (штраф до 5 000 руб.).
• Статья 285.1 УК РФ – подделка официальных документов (штраф, исправительные работы, до 2 лет лишения свободы).
• Работодатель может быть привлечён к ответственности за несоблюдение требований ТК РФ, что влечёт штрафы до 300 000 рублей.

Практические рекомендации

1. Не пытайтесь самостоятельно переписывать записи. Всегда обращайтесь к работодателю или в отдел кадров.
2. При утере книжки требуйте справку о трудовой деятельности и оформляйте новую книгу официальным порядком.
3. Если вы переходите на ЭТК, убедитесь, что ваш работодатель подал запрос в ГИС и предоставил все необходимые документы.
4. Для копий используйте нотариальное заверение или официальную выписку из ЭТК – это гарантирует юридическую силу.
5. Следите за датой завершения переходного периода (1 января 2026 г.). После этой даты новые записи в бумажную книжку вносить нельзя.

Перенос текста в трудовой книжке возможен только в рамках официальных процедур, предусмотренных Трудовым кодексом и нормативными актами о электронных трудовых книжках. Самостоятельные попытки «переписать» или «скопировать» записи без подтверждения работодателя считаются нарушением закона и могут привести к административной или уголовной ответственности.

Если вам необходимо заменить или обновить трудовую книжку, действуйте через работодателя, получайте официальные справки и, при необходимости, используйте электронный сервис ГИС Трудовой книжки. Это обеспечит законность записей и сохранит ваш трудовой стаж без рисков.

Дата публикации: 21 мая 2026 г.