В 2026 году вопрос перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) остается одним из самых обсуждаемых в сфере кадрового делопроизводства․ С 1 января 2026 года в России формально завершается переходный период, однако принципы добровольности для действующих сотрудников сохраняются․ В этой статье мы подробно разберем, имеет ли право работодатель перевести работника на электронный формат без его письменного согласия, и какие существуют исключения․
Главный принцип: Добровольность для действующих сотрудников
Ответ на вопрос «можно ли оформить электронную трудовую книжку без согласия работника?» для большинства случаев однозначен: нет, нельзя․
Согласно Федеральному закону от № 439-ФЗ и разъяснениям Роструда, для всех граждан, которые уже состояли в трудовых отношениях до 1 января 2021 года, переход на новый формат сведений о трудовой деятельности является исключительно добровольным․
Ключевые моменты, которые необходимо помнить работодателю:
- Перевод на ЭТК (то есть прекращение ведения бумажной версии) возможен только после получения от работника письменного заявления․
- Если работник не подал заявление о переходе на электронную книжку, работодатель обязан продолжать вести его трудовую книжку в бумажном формате․
- Отсутствие заявления не освобождает работодателя от обязанности передавать сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР)․ Данные передаются в электронном виде независимо от формата хранения книжки у работника, но сам бумажный бланк остается актуальным․
Почему согласие обязательно?
Трудовая книжка — это документ, подтверждающий трудовой стаж; Право выбора формы ее ведения (бумажная или электронная) относится к трудовым правам гражданина․ Принудительный перевод без согласия может быть расценен контролирующими органами как нарушение трудового законодательства, что грозит компании штрафами․
Единственное исключение: Новые сотрудники
Существует категория работников, для которых оформление электронной трудовой книжки происходит автоматически и без запроса дополнительного согласия․
Это касается граждан, которые впервые устраиваются на работу начиная с 1 января 2021 года․ Для них:
- Бумажная трудовая книжка не оформляется вообще․
- Сведения о трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде․
- Работодатель обязан передавать данные в СФР, а работник получает информацию через портал Госуслуг или в виде формы СТД-СФР․
В данном случае отдельное заявление о переходе на ЭТК не требуется, так как альтернативы (бумажного варианта) для этой категории граждан законодательство уже не предусматривает․
Как правильно оформить переход, если работник согласен?
Если сотрудник, работающий у вас давно и имеющий бумажную трудовую книжку, решил перейти на электронный формат, процедура должна выглядеть следующим образом:
- Шаг 1․ Подача заявления․ Работник пишет письменное заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности (о переходе на ЭТК)․ Без этого документа начинать переход нельзя․
- Шаг 2․ Издание приказа․ На основании заявления издается приказ о переходе на электронный формат ведения трудовой книжки․
- Шаг 3․ Выдача бумажной книжки․ Работодатель обязан выдать работнику его бумажную трудовую книжку на руки в день подачи заявления или в срок до 3 дней․ С этого момента ответственность за хранение бумажного бланка переходит к работнику․
- Шаг 4․ Отчетность․ Работодатель продолжает передавать сведения в СФР (форма ЕФС-1), но больше не вносит записи в бумажный документ․
Частые вопросы и заблуждения в 2026 году
Обязан ли работник писать заявление, если он просто хочет получить выписку (СТД-Р)?
Нет․ Для получения справки о трудовой деятельности (формы СТД-Р) при увольнении или по личному запросу писать заявление о переходе на ЭТК не нужно․ Это разные процедуры․ Заявление о переходе означает отказ от бумажной книжки в будущем․
Что делать, если работник потерял бумажную трудовую?
Потеря документа не означает автоматический переход на ЭТК․ Работник должен написать заявление о выдаче дубликата․ Перевод на электронную книжку возможен только если он сам того захочет и напишет соответствующее заявление․
Может ли работодатель сам инициировать перевод ради оптимизации?
Нет․ Инициатива должна исходить от работника․ Работодатель может лишь информировать сотрудников о преимуществах электронного формата, но не может принуждать к переходу или оформлять его без письменного волеизъявления сотрудника․
Соблюдение этого правила защищает работодателя от правовых рисков, а работнику позволяет самостоятельно распоряжаться своим трудовым стажем․