Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Вопрос о том, может ли её получить представитель (третий человек), является актуальным как для работодателей, так и для самих сотрудников. Ниже разберёмся, какие правила действуют в России, какие документы нужны, и как правильно оформить передачу книжки.
Общие положения законодательства
- П. 5 ст. 187 ГК РФ запрещает передоверие полномочий другому лицу в отношении получения трудовой книжки до окончания трудового договора. Это значит, что работник не может доверить кому‑то ещё до увольнения.
- После расторжения договора представитель работника может забрать трудовую книжку или получить сведения о трудовой деятельности (форма СТД‑Р).
- В соответствии со ст. 66 ТК РФ и ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать книгу не позднее трёх рабочих дней после обращения работника.
- Согласно ст. 185 ГК РФ, доверенность признается письменным документом, в котором указаны полномочия, сроки и условия.
Что должно содержать доверенность на получение трудовой книжки
Для того чтобы работодатель мог передать книжку третьему лицу, доверенность должна включать следующие сведения:
- ФИО, паспортные данные, место регистрации, пол и дата рождения доверителя (работника).
- ФИО, паспортные данные, место регистрации, пол и дата рождения доверенного лица.
- Точный перечень действий, на которые распространяются полномочия (получение трудовой книжки, выдача копии, подписание заявлений и т.п.).
- Срок действия доверенности.
- Подписи обеих сторон и дата подписания.
Важно: доверенность должна быть оформлена в письменной форме, но нотариальное заверение не требуется, если она не содержит финансовых обязательств.
Пример шаблона доверенности
ДОВЕРЕННОСТЬ
Я, ФИО доверителя, паспорт серия и номер, кем и когда выдан, проживающий по адресу полный адрес, настоящим уполномочиваю ФИО доверенного лица, паспорт серия и номер, кем и когда выдан, проживающего по адресу полный адрес, в моих интересах:
- получить и забрать трудовую книжку,
- получить копию трудовой книжки,
- подписать необходимые документы, связанные с выдачей трудовой книжки.
Доверенность действительна с дата начала по дата окончания.
Подпись доверителя: ____________________
Подпись доверенного лица: ____________________
Процедура выдачи трудовой книжки третьим лицом
- Подача доверенности – работник (или его представитель) передаёт доверенность в отдел кадров работодателя.
- Проверка документов – отдел кадров проверяет паспортные данные, удостоверяет личность и подтверждает наличие действующей доверенности.
- Выдача книжки – после проверки работодатель выдаёт трудовую книжку доверенному лицу. При выдаче в журнале движения трудовых книжек фиксируется дата, имя получателя и причина выдачи.
- Возврат книжки – работник обязан вернуть книжку работодателю не позднее трёх рабочих дней с момента её получения. При возврате фиксируется дата и подпись получателя.
Если работник до этого не был трудоустроен и у него нет трудовой книжки, необходимо оформить сведения о трудовой деятельности в форме СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности). В этом случае бумажную книжку оформлять не требуется.
Что делать, если работник не получил трудовую книжку после увольнения
В соответствии с ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать книгу не позднее трёх рабочих дней со дня обращения работника. Если работник обращается к работодателю с письменным заявлением, но не получил книгу, то:
- работодатель обязан выдать её в течение указанного срока,
- если книга была выдана, но работник её не получил, работодатель должен выдать дубликат без записи о недействительности.
Копия трудовой книжки и её выдача третьим лицам
Статья 76 Трудового кодекса РФ регулирует выдачу копии трудовой книжки. Копия может быть предоставлена третьим лицам только в случаях, предусмотренных законом, либо при наличии письменного разрешения работника. Это может быть, например, при оформлении документов в миграционной службе, в банке или при получении кредита.
Порядок ведения и хранения трудовых книжек
Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек (приложение N 2), трудовая книжка должна находиться на рабочем месте сотрудника. При увольнении работодатель выдает книгу и фиксирует это в журнале. При выдаче книги третьему лицу также необходимо зафиксировать в журнале:
- дата выдачи,
- ФИО получателя,
- причину выдачи,
- подпись сотрудника (если это возможно) и подпись представителя.
Практические рекомендации
- Перед подачей доверенности убедитесь, что она соответствует требованиям ст. 185 ГК РФ.
- Проверяйте, что работодатель действительно принимает доверенность и выдает книгу в соответствии с законодательством.
- Сохраняйте копию доверенности и подтверждение выдачи книги в личном архиве.
- Если вам необходимо получить копию трудовой книжки, уточните у работодателя, какие документы нужны для её выдачи.
- Не забывайте, что в случае утраты или повреждения книги работодатель обязан выдать дубликат.
Получение трудовой книжки третьими лицами возможно, но строго регулируется законодательством. Главное – правильно оформить доверенность, соблюдать сроки выдачи и возврата, а также вести надлежащую документацию. При соблюдении всех требований вы сможете безопасно и законно получить трудовую книжку, даже если не можете сделать это лично.