Многие работники, планируя смену работы или нуждаясь в документе для других целей (например, для оформления кредита или поступления в учебное заведение), задаются вопросом: можно ли получить свою трудовую книжку у текущего работодателя до момента увольнения? Ответ требует понимания действующего законодательства и практических нюансов.
Ключевое правило: что говорит Трудовой кодекс РФ?
Важно сразу понять главное: Оригинал бумажной трудовой книжки (если она у вас есть) хранится у работодателя на протяжении всего периода вашей работы в организации. Забрать его себе на руки до увольнения закон не позволяет. Это прямо установлено Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ № 225).
Что можно получить в период работы?
Вместо оригинала работник вправе потребовать, а работодатель обязан выдать:
- Заверенную выписку из трудовой книжки. Это копия всех записей, скрепленная подписью руководителя и печатью организации. Она имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, для большинства целей (кроме случаев, когда закон прямо требует предъявления оригинала).
- Справку о трудовой деятельности (форма СТД-СФР). Это электронный документ, который можно получить через портал Госуслуг. Он полностью заменяет трудовую книжку для подтверждения стажа и занятости.
Когда можно получить оригинал трудовой книжки? Только при увольнении
Ситуация кардинально меняется в день увольнения. Здесь действуют четкие сроки:
Стандартный срок: в последний рабочий день
Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку (или предоставить сведения о трудовой деятельности в электронном виде) в день увольнения, то есть в ваш последний рабочий день. Запись об увольнении должна быть внесена заранее.
Если вы увольняетесь по собственному желанию (заявление подано заранее)
Если вы подали заявление об увольнении по собственному желанию за 14 (или более) дней до последнего дня, вы можете забрать книжку в день увольнения. Однако на практике многие кадровые службы просят забрать ее в последний день явно, чтобы избежать проблем.
Если вы увольняетесь по инициативе работодателя или по соглашению сторон
Здесь сроки могут быть другими. Например, при увольнении по сокращению или по соглашению сторон (срок предупреждения может быть меньше 14 дней) вы также имеете право получить книжку в день увольнения.
Если вы не явились за книжкой в день увольнения
Здесь ситуация делится на два варианта:
- Вы уволились, но не забрали книжку в последний день. Работодатель обязан направить ее вам по почте за свой счет (или вручить при личном визите позже). Срок для этого закон не устанавливает, но должен быть разумным (обычно 3-5 рабочих дней).
- Вы не вышли на работу в день увольнения (например, заболели). По общему правилу, вы должны явиться за документом. Если это невозможно, необходимо уведомить об этом работодателя (например, по телефону) и договориться о дате выдачи. Работодатель может направить книжку по почте, но только по вашему письменному заявлению и за ваш счет, если иное не предусмотрено локальными актами или договоренностью.
Практические шаги: что делать, чтобы получить документ «раньше»
Исходя из вышесказанного, вот ваши реальные возможности:
- Если вам нужен документ для подтверждения трудового стажа в период работы:
- Напишите письменное заявление на имя руководителя с просьбой выдать заверенную выписку из трудовой книжки. Укажите, для каких целей она нужна.
- Работодатель обязан выдать выписку в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления (если вы подаете его менее чем за 3 дня до увольнения, выписка должна быть выдана не позднее дня увольнения).
- Альтернатива: получите справку СТД-СФР через Госуслуги. Это быстро и бесплатно.
- Если вы уже уволились и хотите получить оригинал максимально быстро:
- Явитесь в отдел кадров в день увольнения и настойчиво, но вежливо потребуйте выдачи документа. Напомните о вашем праве.
- Если в этот день вы не можете прийти, сразу же (в день увольнения или на следующий) направьте на адрес работодателя письменное заявление с просьбой выслать трудовую книжку по ващему адресу за счет работодателя (если вы не явились по уважительной причине) или с просьбой оставить документ для получения в удобное для вас время.
- Укажите в заявлении точный почтовый адрес и контактный телефон.
Что делать, если работодатель отказывается или затягивает?
Если кадровики отказываются выдавать выписку или оригинал при увольнении, ссылаясь на «сложности» или «отсутствие», действуйте по алгоритму:
- Шаг 1: Письменное требование. Направьте работодателю официальное заявление в двух экземплярах (один для вас с отметкой о приеме). Направляйте его заказным письмом с уведомлением о вручении или вручите лично под подпись в отделе кадров/приемной. В заявлении укажите срок для исполнения (например, 3 рабочих дня) и предупредите о возможном обращении в государственные органы.
- Шаг 2: Жалоба в Государственную инспекцию труда (ГИТ). Если ответа нет или он отрицательный, подайте жалобу в ГИТ. Это самый эффективный способ. Жалобу можно подать онлайн через сайт ГИТ или лично. Инспекция проверит законность действий работодателя и выдаст предписание об обязательной выдаче документа.
- Шаг 3: Обращение в суд. Если и после предписания ГИТ работодатель не подчиняется, вы можете подать иск в суд о восстановлении нарушенного права и взыскании компенсации за задержку выдачи документа (в размере вашего среднего заработка за каждый день задержки).
Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)
С 2021 года новые работники получают ЭТК. Если у вас такая:
- Оригинал бумажной книжки у вас отсутствует.
- При увольнении работодатель обязан не позднее следующего рабочего дня после даты увольнения внести сведения об увольнении в вашу ЭТК в СЗВ-ТД.
- Вы можете в любой момент получить выписку из ЭТК через Госуслуги или портал ЕСИА. Это и есть ваш документ.
- Если у вас одновременно есть и старая бумажная, и новая электронная, то при увольнении работодатель вносит запись в оба документа.
Краткий итог и рекомендации
- До увольнения оригинал бумажной книжки получить нельзя. Только заверенная выписка или справка СТД-СФР.
- В день увольнения оригинал (или сведения об ЭТК) должны быть у вас обязательно.
- Если не дали в день увольнения, пишите заявление с требованием выдачи и угрозой обращения в ГИТ.
- Государственная инспекция труда (ГИТ), ваш главный союзник в споре с работодателем. Обращайтесь туда сразу при отказе.
- Все важные просьбы и требования направляйте письменно. Это создаст доказательственную базу.
На основе анализа информации от . Законодательство может меняться. Для получения точной консультации по вашей ситуации обращайтесь к юристу.