Трудовая книжка, это важнейший документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. В день увольнения работодатель обязан вернуть её сотруднику. Но что делать, если человек не может прийти лично? Можно ли забрать трудовую книжку по доверенности родственнику, другу или коллеге? Разберемся во всех тонкостях этого вопроса.
Общее правило: только лично!
По общему правилу, установленному трудовым законодательством, трудовая книжка работника должна быть вручена ему лично. Работодатель не имеет права передавать этот документ посторонним лицам, если на то нет законных оснований. Это сделано для защиты персональных данных и предотвращения мошенничества.
Когда могут отдать трудовую книжку другому лицу?
Несмотря на строгое правило, жизненные ситуации бывают разными, и законодательство предусматривает два основных случая, когда документ может быть передан третьим лицам.
По нотариальной доверенности
Если бывший сотрудник не может лично явиться за документом (например, он переехал в другой город или заболел), он может поручить это другому человеку; Отдать трудовую книжку третьему лицу можно только при наличии у него нотариально заверенной доверенности.
Простая письменная доверенность или устная просьба сотрудника по телефону не являются основанием для выдачи документа. Доверенность должна быть составлена так, чтобы у кадровика не оставалось сомнений в полномочиях доверенного лица.
Важно: при получении трудовой книжки по доверенности в книге учета движения трудовых книжек указывают реквизиты доверенности и Ф.И.О. доверенного лица, а само доверенное лицо расписывается в получении книжки (ст. 185.1 ГК РФ).
В случае смерти работника
Близкие люди (родственники) сотрудника могут получить его трудовую книжку только в одном весьма печальном случае — при увольнении в связи со смертью работника. Для этого родственникам необходимо предоставить работодателю соответствующее свидетельство из ЗАГСа и документы, подтверждающие родство.
Альтернативный вариант: отправка по почте
Если у уволенного сотрудника нет возможности забрать документ лично, а также нет возможности оформить доверенность на другого человека, остается еще один законный выход — пересылка по почте.
Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его письменного согласия. Если сотрудник не оставил такого согласия, работодатель не должен отправлять документ по собственной инициативе.
В таком случае работодателю рекомендуется направить работнику уведомление следующего содержания: «Если у Вас нет возможности получить трудовую книжку лично, просим Вас письменно уведомить нас о согласии на пересылку трудовой книжки почтой с указанием адреса».
Важные ограничения при пересылке:
- Отправлять трудовую книжку международной почтой запрещено законом, даже в особых условиях (например, в условиях военного положения за границу отправлять документ нельзя).
- Без доверенности отправлять документ другому человеку на почту также недопустимо, пересылка осуществляется строго на имя самого работника.
Совместительство и другие нюансы
Иногда работодатель, у которого сотрудник работает по совместительству, требует у основного работодателя отдать трудовую книжку ему. Нет, не может, поскольку нормами действующего трудового законодательства такая возможность не предусмотрена. Трудовая книжка должна храниться по основному месту работы, а работодатель по совместительству лишь вносит в нее сведения по желанию работника.
Получение оригинала на время
Сотруднику может потребоваться оригинал трудовой книжки на определенный срок (например, для оформления кредита или пенсии). Чтобы получить документ на руки, сотрудник должен:
- Заблаговременно сообщить работодателю или кадровому работнику о том, что ему потребуется взять данный документ.
- Подкрепить свое желание письменным заявлением.
- Вернуть книжку в установленный законом срок (не позднее трех рабочих дней с момента возвращения оттуда, куда она предоставлялась).
Ответственность работодателя
Работодатель несет ответственность за задержку выдачи работнику трудовой книжки. Если работодатель неправомерно отдаст документ постороннему лицу без доверенности, он нарушит закон. Именно поэтому кадровики так требовательны к наличию нотариальной доверенности: она снимает с работодателя ответственность за передачу документа неуполномоченному лицу.
Забрать трудовую книжку для другого человека можно, но для этого потребуется оформить нотариальную доверенность. Без этого документа работодатель не имеет права выдавать вашу трудовую книжку никому, кроме вас самих. Если приехать за документом невозможно, всегда можно договориться с работодателем о пересылке ценным письмом по почте, предоставив на это свое письменное согласие.