Вопрос о возможности ознакомления с трудовой книжкой другого человека часто возникает в различных жизненных ситуациях: при проверке контрагента, в рамках семейных обстоятельств или из простого любопытства. Однако, отвечая на этот вопрос, необходимо сразу обозначить главное: просто так взять и посмотреть трудовую книжку другого человека без его ведома и согласия нельзя. Это действие нарушает законодательство о защите персональных данных.
Трудовая книжка содержит конфиденциальную информацию: ФИО, дату рождения, сведения об образовании, местах работы, должностях и причинах увольнения. Ниже мы подробно разберем, в каких исключительных случаях доступ к этим данным возможен и какие документы для этого требуются.
Почему нельзя просто посмотреть чужую трудовую?
Согласно актуальному трудовому законодательству и нормам о защите персональных данных (включая разъяснения Роструда, например, Письмо от N ПГ/14294-6-1), сведения, содержащиеся в трудовой книжке, относятся к персональным данным работника.
К таким данным относятся:
- ФИО и паспортные данные;
- ИНН и СНИЛС;
- Сведения об образовании и квалификации;
- Информация о зарплате (если велась в бумажном виде в определенные периоды) и местах работы;
- Реквизиты самой трудовой книжки (серия, номер).
Передача этих сведений третьим лицам без письменного согласия работника запрещена. Даже работодатель не имеет права показывать трудовую книжку своего сотрудника посторонним людям или другим работодателям без соответствующего запроса и оснований, предусмотренных законом.
Единственный законный способ: Нотариальная доверенность
Если вам необходимо получить оригинал трудовой книжки или ее заверенную копию от имени другого человека (например, родственника, который не может явиться лично), единственным законным инструментом является нотариальная доверенность.
Трудовой кодекс РФ не предусматривает возможности выдачи трудовой книжки другому лицу по простой письменной просьбе или устному согласию. В доверенности должно быть четко прописано право представителя:
- Получить оригинал трудовой книжки при увольнении;
- Получить заверенную копию трудовой книжки;
- Подать заявления от имени работника;
Без нотариально заверенного документа работодатель обязан отказать в выдаче документов, так как он несет ответственность за сохранность персональных данных.
Может ли работодатель передать данные другому работодателю?
Часто возникает ситуация, когда новый работодатель хочет «проверить» кандидата, запросив данные у предыдущего. Ответ однозначен: оснований для выдачи трудовой книжки или выписки из нее другим работодателям нормы трудового законодательства не предусматривают.
Обмен информацией между компаниями о сотрудниках возможен только:
- При наличии письменного согласия самого работника;
- По официальному запросу государственных органов (суд, прокуратура, полиция) в рамках расследования;
- В рамках процедуры официального запроса рекомендаций (но только с согласия субъекта данных).
Электронная трудовая книжка (ЭТК): кто имеет доступ?
С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК), которые хранятся в базе Социального фонда России (СФР), контроль за доступом к данным стал еще строже. Посмотреть электронную трудовую книжку другого человека через портал Госуслуг или сайт СФР невозможно, даже зная его данные.
Доступ к ЭТК имеют:
- Сам работник (через свой личный кабинет на Госуслугах);
- Текущий работодатель (только для внесения записей о текущей работе);
- Государственные органы (ПФР/СФР, налоговая, суды) в рамках своих полномочий.
Важно помнить: перевести работника на электронную трудовую или получить выписку из нее можно только с его согласия. Работодатель не может самостоятельно инициировать просмотр истории трудоустройства человека у других работодателей без его ведома;
Что делать, если трудовая книжка нужна для суда или госорганов?
Если трудовая книжка другого человека требуется в качестве доказательства в суде или для оформления социальных выплат (например, пенсии по потере кормильца), запрос формируется официально:
- Судебный запрос: Судья самостоятельно запрашивает необходимые документы у работодателя или в архиве. Стороны процесса получают доступ к материалам дела, где может находиться копия трудовой.
- Запрос в СФР: Для подтверждения стажа пенсионные органы делают запросы напрямую в базу данных, не требуя присутствия владельца книжки, если он дал согласие на обработку данных при первичном обращении.
Ответственность за подделку и незаконный доступ
Попытки получить доступ к чужой трудовой книжке обманным путем или использование чужих документов для трудоустройства («работа под чужим именем») являются серьезными правонарушениями.
Согласно Уголовному кодексу РФ:
- Подделка документов (включая трудовые книжки) грозит ограничением свободы или лишением свободы на срок до 2 лет;
- Использование заведомо подложного документа наказывается штрафом или обязательными работами;
- Незаконный сбор и распространение персональных данных также влекут административную и уголовную ответственность.
Резюме
Посмотреть трудовую книжку другого человека можно только в следующих случаях:
- Вы являетесь нотариально уполномоченным представителем владельца (имеете доверенность).
- Вы — работодатель, и сотрудник сам предоставил вам оригинал при трудоустройстве.
- Вы — сотрудник госоргана (суд, полиция, СФР) и действуете в рамках официального запроса.
- Владелец книжки сам показал вам свои данные (оригинал или скриншот из ЭТК).
Во всех остальных случаях попытка получения такой информации является нарушением закона о защите персональных данных.