Вопрос о том, можно ли при устройстве на работу предоставить копию трудовой книжки, волнует как работодателей, так и соискателей. С одной стороны, работодатель хочет убедиться в стаже и опыте кандидата, с другой – соискатель стремится защитить свои персональные данные и сохранить оригинал. Ниже разберёмся, какие правила действуют в России, как правильно оформить копию, и какие нюансы стоит учитывать.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, заработная плата, причины увольнения и т.д. Она служит доказательством стажа, необходимого для расчёта пенсии, а также важным элементом при поиске новой работы.
С 31 декабря 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК). Однако бумажная версия остаётся обязательной для тех, кто впервые устраивается на работу после указанной даты, а также для тех, кто предпочитает традиционный формат.
Законодательные основы
- Трудовой кодекс РФ – глава 2, статья 62: «Выдача документов, связанных с работой, и их копий». В ней прописано, что работодатель имеет право запрашивать копии документов, но при этом соблюдаются ограничения по персональным данным.
- Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ (редакция ТК РФ) уточняет порядок выдачи копий трудовой книжки.
- Постановление Минтруда РФ о порядке использования и выдачи копий трудовой книжки.
Когда работодатель может запросить копию трудовой книжки
Работодатель вправе запросить копию трудовой книжки в следующих случаях:
- При приёме на работу, чтобы подтвердить стаж и опыт.
- При переводе сотрудника внутри организации.
- При увольнении, чтобы оформить запись о завершении работы.
- При проверке данных в рамках трудовой инспекции.
Важно отметить, что работодатель не имеет права требовать копию трудовой книжки, если она не содержит сведений, которые необходимы для конкретного назначения. Например, при приёме на работу в новую должность, где не требуется подтверждение прежнего стажа, копию можно не запрашивать.
Как правильно оформить копию трудовой книжки
Существует два основных способа оформления копии:
- Печатная копия – копия, сделанная в печатном виде (сканер, копировальный аппарат). Важно, чтобы копия была чёткой, без искажений, и чтобы в ней были видны все записи.
- Заверённая копия – копия, заверенная работодателем. В этом случае работодатель подписывает копию и ставит штамп, подтверждающий её достоверность.
Для заверения копии обычно используется форма СТД‑Р (Свидетельство о трудовой книжке, электронная версия). В ней работодатель указывает сведения о текущем месте работы и ставит подпись. Если работник имеет электронную трудовую книжку, то копия может быть оформлена в виде PDF‑файла с электронным подписанием.
Что нужно учесть при предоставлении копии
- Согласие работника – копия может быть передана только с письменного согласия сотрудника. В договоре о приёме на работу можно включить пункт о предоставлении копии трудовой книжки.
- Защита персональных данных – копия не должна содержать лишних сведений, которые не относятся к работе (например, сведения о личной жизни).
- Срок хранения – копия должна храниться в течение всего срока работы и до 3 лет после увольнения.
- Проверка достоверности – работодатель может запросить подтверждение копии в органах труда, если возникнут сомнения.
Практическое руководство: как оформить копию при приёме на работу
Ниже приведён пошаговый пример оформления копии трудовой книжки:
- Подготовка оригинала – работник приносит оригинальную трудовую книжку в отдел кадров.
- Сканирование – отдел кадров делает скан копии в формате PDF.
- Проверка качества – проверяют, чтобы все страницы были читаемы.
- Заверение – руководитель отдела кадров ставит подпись и печать на копию (форму СТД‑Р).
- Сохранение копии – копия хранится в электронном архиве компании, а оригинал возвращается работнику.
Что делать, если работодатель отказывается выдавать копию
Если работодатель отказывается выдавать копию трудовой книжки, работник имеет право:
- Попросить объяснить причину отказа.
- Обратиться в трудовую инспекцию с заявлением о нарушении прав.
- Проверить, не нарушает ли отказ закон о защите персональных данных.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли предоставить копию только в электронном виде? – Да, если обе стороны согласны, копия может быть передана в виде PDF с цифровой подписью.
- Нужна ли копия, если я уже работал в компании, где меня приняли? – В большинстве случаев копия не требуется, если в трудовой книжке уже есть запись о приёме.
- Что делать, если в копии есть ошибки? – Сразу сообщите работодателю, чтобы исправить запись в оригинальной трудовой книжке.
Предоставление копии трудовой книжки при устройстве на работу – законный и распространённый практический акт. Он позволяет работодателю убедиться в квалификации кандидата, а соискателю – защитить оригинал и сохранить конфиденциальность. Главное – соблюдать требования Трудового кодекса РФ, оформлять копию должным образом и хранить её в надёжном месте. Если обе стороны действуют в рамках закона, процесс проходит гладко и без конфликтов.
В случае сомнений всегда можно обратиться за консультацией к специалисту по трудовым вопросам или в трудовую инспекцию.