Ситуация, когда у соискателя или действующего сотрудника нет бумажной трудовой книжки, сегодня является не редкостью. Это связано с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) и изменением законодательства. Важно понимать, что отсутствие традиционного документа не является препятствием для законного трудоустройства и не снимает с работодателя обязанностей по оформлению трудовых отношений. Данная статья разбирает ключевые вопросы на основе актуального законодательства (ТК РФ, ФЗ № 439 от ).
Можно ли принять на работу без трудовой книжки?
Да, можно и даже нужно. Работодатель не имеет права отказывать в приеме на работу только по причине отсутствия у человека бумажной трудовой книжки. Это прямо установлено судебной практикой и разъяснениями контролирующих органов.
Законные основания для отсутствия книжки
Отсутствие бумажного документа может быть обусловлено следующими законными причинами:
- Первое трудоустройство в жизни. С 1 января 2021 года на лиц, впервые поступающих на работу, не оформляется бумажная трудовая книжка (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, ч. 8 ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ). Вместо этого работодатель обязан передать сведения о трудовой деятельности (СТД) в службу Единой государственной системы записи актов гражданского состояния (ЕГИС ЗАГС) для формирования электронной трудовой книжки.
- Утеря, повреждение или уничтожение книжки. Если оригинал утерян, работник должен написать заявление о выдаче дубликата. Работодатель в этом случае обязан оформить новую (дубликат) трудовую книжку по заявлению сотрудника.
- Наличие электронной трудовой книжки (ЭТК). С 1 января 2026 года завершается переходный период, и ведение бумажных книжек станет исключением. Если работник ранее получил ЭТК, он вправе отказаться от бумажного носителя, предоставив работодателю соответствующее заявление. В этом случае все записи ведутся только в электронном виде.
Как правильно оформить?
При отсутствии бумажного документа работодатель должен:
- Попросить соискателя написать заявление об отказе от бумажной трудовой книжки (если причина в наличии ЭТК или первом трудоустройстве) или заявление о выдаче дубликата (если книга утеряна). В заявлении необходимо указать причину отсутствия.
- Принять работника на основании трудового договора, как и в стандартном случае;
- Если это первое трудоустройство, не создавать бумажную книжку, а передать сведения в ЕГИС ЗАГС для открытия ЭТК.
- Если работник уже имеет стаж, но книжка утеряна, оформить новую трудовую книжку (дубликат) на основании его заявления и документов, подтверждающих стаж (справки, выписки и т.д.).
Важно: Отсутствие бумажной книжки не освобождает работодателя от обязанности хранить и передавать сведения о трудовой деятельности в установленном порядке.
Проблемы при увольнении сотрудника без трудовой книжки
Наиболее острые вопросы возникают именно в момент расторжения трудового договора.
Обязанность работодателя по выдаче документа
Согласно части 5 статьи 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения (последний день работы) с внесенной записью об увольнении. Если книжка отсутствует по вине работодателя (например, утеряна им), он обязан возместить работнику неполученный заработок за все время задержки.
Что выдавать, если бумажной книжки не было?
Ситуация зависит от статуса работника:
- Если у работника есть ЭТК: В день увольнения работодатель обязан выдать справку СТД-Р (сведения о трудовой деятельности – распоряжение), которая подтверждает трудовой стаж и основание увольнения. Эта справка имеет ту же юридическую силу, что и запись в трудовой книжке.
- Если работник впервые трудоустроился и книжка не оформлялась: При увольнении также выдается справка СТД-Р.
- Если книжка утеряна, а дубликат не оформлен: Работодатель должен в срочном порядке оформить дубликат по заявлению работника и выдать его в день увольнения. Задержка влечет обязанность возместить ущерб.
Порядок действий при обращении бывшего сотрудника
Если после увольнения работник не получил документ, он вправе направить работодателю письменное обращение (заявление). В этом случае работодатель обязан:
- Выдать трудовую книжку (или дубликат) или справку СТД-Р не позднее трех рабочих дней со дня получения обращения.
- При задержке по своей вине возместить работнику средний заработок за весь период простоя.
Восстановление (оформление) утерянной трудовой книжки
Если бумажная трудовая книжка утеряна (независимо от вины), порядок действий следующий:
- Работник пишет заявление о выдаче дубликата с указанием причины утери.
- Работодатель (последнее место работы, где была оформлена потеря) обязан в течение 15 рабочих дней оформить дубликат трудовой книжки.
- Для этого работник должен предоставить документы, подтверждающие стаж: справки с предыдущих мест работы, выписки из приказов, трудовые договоры и т.д. Если такие документы отсутствуют, стаж подтверждается иными доказательствами (свидетельскими показаниями, архивными выписками).
Важный нюанс: Если утеря произошла по вине работодателя (например, при хранении на предприятии), он несет ответственность, но сам порядок восстановления (сбор справок) остается за работником.
Ключевые выводы и рекомендации для работодателя
- Не отказывайте в приеме на работу из-за отсутствия бумажной трудовой книжки. Это прямое нарушение ТК РФ.
- Уточняйте причину отсутствия и получайте от сотрудника письменное заявление с ее указанием (об отказе от бумажного носителя, о выдаче дубликата и т.д.).
- При первом трудоустройстве (с 2021 года) бумажную книжку не оформляйте. Передавайте сведения в ЕГИС ЗАГС для создания ЭТК.
- При увольнении в день последней работы выдавайте либо саму книжку (если она есть), либо справку СТД-Р (если ведется ЭТК или книжка не оформлялась), либо оформленный дубликат.
- Не затягивайте с выдачей документа после увольнения. По получении письменного заявления у вас есть 3 рабочих дня. Задержка = обязанность выплатить средний заработок за весь период.
- Ведите внутренний учет всех сотрудников, у которых отсутствует бумажная книжка, и причины этого. Это поможет избежать ошибок при увольнении.
- С 1 января 2026 года переходный период на ЭТК завершается. Бумажная трудовая книжка будет выдаваться только по письменному заявлению работника. Будьте готовы к работе исключительно в электронном формате.
Отсутствие у сотрудника бумажной трудовой книжки — это нормальная практика в современных условиях, а не исключение. Ключевое правило для работодателя: все действия должны быть основаны на письменных заявлениях работника и вестись в строгом соответствии с ТК РФ и ФЗ № 439-ФЗ. Главная цель — обеспечить работнику возможность подтверждения своего трудового стажа, будь то в виде бумажного документа, дубликата или электронной записи. Невыдача документа при увольнении — серьезное нарушение, влекущее финансовые санкции. Поэтому важно сразу правильно оформить прием и грамотно завершить трудовые отношения.
Статья подготовлена на основе анализа судебной практики и официальных разъяснений Минтруда России и КонсультантПлюс по состоянию на май 2026 года.