Трудовая книжка долгое время была главным документом, подтверждающим стаж и опыт работника. Однако с развитием электронного документооборота и изменением трудового законодательства появились новые правила. Многие соискатели и даже работодатели задаются вопросом: можно ли работать без записи в трудовую книжку? Спойлер: да, можно, но только в строго определенных законом случаях. Давайте разберем все нюансы подробно.
Когда работодатель обязан вести трудовую книжку
По общему правилу, установленному Трудовым кодексом РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого сотрудника, который проработал у него более 5 дней, и это место работы является для него основным. Если компания или ИП принимает сотрудника на основную работу и не делает запись в трудовой книжке, это является прямым нарушением трудового законодательства и грозит штрафами.
Однако из этого правила есть ряд исключений, когда трудовой договор без записи в трудовую книжку оформляется абсолютно легально.
Законные случаи работы без записи в трудовую книжку
Работа по совместительству
Если сотрудник уже имеет основное место работы, то на работе по совместительству (как внутреннем, так и внешнем) трудовая книжка не ведется. На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. Запись о работе по совместительству может быть внесена в трудовую книжку основным работодателем, но только по желанию самого работника и на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (справки или копии приказа).
Дистанционная (удаленная) работа
При удаленной работе может быть оформлен трудовой договор без записи в трудовую книжку. Если дистанционный работник и работодатель договорились о невнесении записей, трудовая книжка не ведется. Важно не путать работу дистанционщика с работой разъездного характера, в последнем случае запись в трудовую книжку обязательна.
Отметим, что если работник перешел на «удаленку» с традиционного места работы и принес бумажную трудовую книжку, она требуется исключительно для ознакомления. Из неё работодатель получает необходимые сведения о продолжительности профессиональной деятельности соискателя и его страховом стаже. Никакие записи в бумажную трудовую книжку новый удаленный работодатель не делает.
Работа у физического лица (не ИП)
Трудовой договор без записи в трудовую книжку может оформляться физическим лицом, если он не является индивидуальным предпринимателем. Речь идет о работе по найму у обычных граждан (например, няни, сиделки, домашние повара, секретари). Поскольку физическое лицо без статуса ИП не имеет права вести трудовые книжки, работа оформляется только путем заключения письменного трудового договора.
Краткосрочная работа (до 5 дней)
Запись о приеме на работу работника, который проработал в организации менее 5 дней, можно не вносить. Это законное право работодателя. Какая-либо ответственность за отсутствие такой записи не предусмотрена.
Первое трудоустройство и электронная трудовая книжка (ЭТК)
На работников, которые впервые поступают на работу (после введения ЭТК), бумажные трудовые книжки не оформляются. Для них ведется только электронная трудовая книжка. Таким образом, молодой специалист будет работать без бумажной трудовой, и это абсолютно законно.
Что делать, если трудовая книжка утеряна или повреждена?
По закону принять сотрудника без трудовой можно, но только в случае отсутствия у сотрудника трудовой книжки в связи с ее утратой или повреждением. В такой ситуации возможны два варианта:
- Оформление дубликата. Человека, который говорит, что потерял трудовую книжку, следует отправить за дубликатом к предыдущему работодателю.
- Оформление новой трудовой книжки. По заявлению работника новый работодатель может оформить новую книжку без записей о работе у других работодателей (ст. 66.1 ТК РФ, Письмо Минтруда от N 14-6/ООГ-3682).
Ответственность работодателя и частые заблуждения
Некоторые соискатели уверены, что если они уже работали по трудовому договору без записи в трудовую, то это норма, и требуют того же от новых работодателей. Это глупости — трудовые книжки никто не отменял, и при оформлении пенсии человеку придется искать организации для подтверждения стажа (если понадобится). А то, что записи нет несколько лет, при трудоустройстве к новому работодателю обязательно вызовет вопросы.
Наказание за невнесение записи
Если работодатель обязан был внести запись, но не сделал этого, он может быть привлечен к административной ответственности. Тем не менее, законодательство о труде не обязывает работодателя проверять трудовую книжку на наличие всех необходимых записей, которые должен был внести предыдущий работодатель. Также к ответственности за отсутствие в трудовых книжках работников записей о специальности не привлекают, если суд признает такое правонарушение малозначительным.
Работать без записи в трудовую книжку можно, но эта практика должна соответствовать закону. Вы не получите проблем с законом, если:
- Работаете по совместительству.
- Являетесь дистанционным сотрудником.
- Работаете на физическое лицо (не ИП).
- Устроились на срок менее 5 дней;
- Трудоустраиваетесь впервые (у вас будет только ЭТК).
- Трудовая книжка утеряна, и вы написали заявление на оформление новой.
Во всех остальных случаях при приеме на основную работу работодатель обязан вести бумажную или электронную трудовую книжку. Помните, что ваш стаж и ваши пенсионные права зависят от правильного оформления документов, поэтому всегда следите за тем, чтобы ваши трудовые отношения были оформлены в строгом соответствии с Трудовым кодексом РФ.