Вопрос о необходимости внесения записи в трудовую книжку при оформлении трудового договора остаётся актуальным как для работодателей, так и для сотрудников. Ниже рассмотрены нормативные положения, практические ситуации и возможные последствия работы без такой записи.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) обязывает работодателя вести трудовую книжку у работника, если у него нет другой трудовой книжки (например, при совместительстве).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» устанавливает порядок ведения, хранения и выдачи трудовых книжек. В документе не делается distinction между срочными и бессрочными договорами – записи вносятся на общих основаниях;
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» и Налоговый кодекс РФ требуют подтверждения факта трудовых отношений для начисления страховых взносов и уплаты налогов. Трудовая книжка является одним из таких подтверждений, но не единственным.

Когда запись в трудовую книжку может отсутствовать?

Закон допускает отсутствие записи в трудовой книжке в следующих случаях:

1. Совместительство (внешнее или внутреннее). При работе по совместительству запись делается только в основной трудовой книжке; у совместителя может не быть своей книжки, либо она ведётся у основного работодателя.
2. Дистанционная (удаленная) работа. Трудовой кодекс не требует ведения трудовой книжки у удалённого сотрудника, если он не предъявляет её работодателю. Однако работодатель всё равно обязан оформить трудовой договор и вести кадровый учёт.
3. Краткосрочные или сезонные работы, оформленные гражданско‑правовыми договорами. Если отношения регулируются Гражданским кодексом (договор подряда, авторский заказ и т.п.), трудовая книжка не ведётся.
4. Отсутствие у работника трудовой книжки по объективным причинам (например, первая работа, утеря документа). В этом случае работодатель обязан завести новую трудовую книжку и внести запись о приёме на работу.

Что говорит судебная практика?

Суды неоднократно подтверждали, что:

• Отказ работника предоставить трудовую книжку не является основанием для расторжения трудового договора (КонсультантПлюс, 2025‑2024‑2023 гг.).
• Если работник предоставил электронные сведения о трудовой деятельности, работодатель должен запросить оригинал трудовой книжки; отсутствие оригинала не освобождает от обязанности вести учёт (ГАРАНТ.РУ, 2025‑12‑24).
• В случае, когда работа выполняется по трудовому договору, но запись в книжку не сделана, факт трудовых отношений может быть подтверждён иными документами: приказом о приёме, выпиской из расчётного листа, банковскими выплатами, трудовым договором и т.д. (Органы местного самоуправления, Оренбургская область, 2025‑07‑07).

Возможные риски для работодателя и работника

Для работодателя

• Штрафы за нарушение порядка ведения трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ) – от 1 000 до 5 000 руб. за каждое нарушение.
• Сложности при подтверждении стажа работника для назначения пенсии или пособий.
• Риск признания отношений трудовыми, если изначально оформлялись гражданско‑правовые договоры без надлежащего учёта.

Для работника

• Отсутствие записи может затруднить подтверждение трудового стажа при обращении в Пенсионный фонд или при устройстве на новую работу.
• В случае спора с работодателем доказать факт занятости будет сложнее без трудовой книжки, хотя допустимы иные доказательства (договор, приказы, выплаты).
• Потеря возможности получить некоторые социальные гарантии, связанные с ведением трудовой книжки (например, компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении).

Практические рекомендации

Для работодателя:

1. Всегда оформлять письменный трудовой договор, даже если работник не предъявляет трудовую книжку.
2. При отсутствии у сотрудника трудовой книжки завести новую и внести запись о приёме на работу в течение пяти рабочих дней (ст. 66 ТК РФ).
3. Вести отдельный кадровый учёт (личные карточки, электронные базы) и сохранять копии всех приказов о приёме, переводе и увольнении.
4. При удалённой работе фиксировать факт выполнения трудовой функции через отчёты, табели, акты сдачи‑приёмки работы;
5. Регулярно проводить внутренний аудит соблюдения требований по ведению трудовых книжек.

Для работника:

1. При приёме на работу предъявлять трудовую книжку; если её нет, потребовать у работодателя оформления новой.
2. Сохранять копии трудового договора, приказов о приёме и увольнении, выписок из банковского счёта о получении заработной платы.
3. При работе по совместительству уточнять у основного работодателя, ведётся ли запись о совместительстве в его трудовой книжке.
4. В случае спора обращаться в трудовую инспекцию или суд, предоставляя все доступные доказательства трудовых отношений.

По общему правилу трудовое законодательство РФ требует внесения записи в трудовую книжку при оформлении трудового договора. Однако закон допускает отсутствие такой записи в определённых ситуациях: работа по совместительству, дистанционная занятость, первая работа (когда книжка ещё не заведена) и некоторые виды гражданско‑правовых договоров, которые не регулируются ТК РФ.

Тем не менее, даже если запись в трудовую книжку не сделана, фактическое существование трудовых отношений должно быть подтверждено иными документами (договор, приказы, платёжные ведомости). Отсутствие записи влечёт административные риски для работодателя и может создать трудности для работника при подтверждении стажа и получении социальных выплат.

Поэтому лучшая практика – всегда оформлять трудовой договор и вести трудовую книжку (или её электронный аналог) в соответствии с требованиями ТК РФ и Постановления № 225. Это обеспечивает законность трудовых отношений, защищает права обеих сторон и упрощает дальнейшее взаимодействие с государственными органами.