В современных реалиях российского рынка труда вопрос документального оформления сотрудников претерпел значительные изменения. Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. С 1 января 2026 года в России официально завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). В связи с этим у многих соискателей и работодателей возникает вопрос: имеет ли право работодатель запросить бумажную трудовую книжку при приеме на работу в 2026 году?

Текущий статус трудовых книжек в 2026 году

На сегодняшний день, 23 мая 2026 года, основным документом, фиксирующим трудовой стаж и деятельность гражданина, является электронная трудовая книжка. Информация в ней хранится в базе данных Социального фонда России (СФР). В электронном виде отражаются личные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения), а также все записи о приемах, переводах и увольнениях.

Однако это не означает полную ликвидацию бумажного документа для всех категорий граждан.

Когда бумажная трудовая книжка все еще актуальна?

Важно понимать различие между теми, кто вел бумажную книжку до 2021 года, и теми, кто начал трудовую деятельность позже:

• Сотрудники, имевшие бумажную трудовую до 2021 года: У них есть право выбора формата. Если они не подавали заявление о переходе на электронную версию, их бумажная книжка остается действительной и должна вестись параллельно с электронной (или только в бумажном виде, если такой выбор был закреплен ранее, хотя к 2026 году практика склоняется к полному электронному учету с сохранением бумажного архива).
• Сотрудники, впервые устраивающиеся на работу после 1 января 2021 года: Для них бумажные трудовые книжки не заводятся. Вся информация ведется исключительно в электронном виде.

Имеет ли право работодатель требовать бумажную трудовую?

Ответ на этот вопрос зависит от конкретной ситуации и статуса соискателя.

При приеме на работу

Согласно Трудовому кодексу РФ и актуальным изменениям, при приеме на работу работодатель обязан запросить сведения о трудовой деятельности.

• Если у сотрудника есть бумажная трудовая: Работодатель имеет право и обязан запросить её для внесения записи о приеме на работу (если сотрудник не перешел полностью на ЭТК и продолжает вести бумажный вариант). Без предъявления бумажной книжки (для тех, у кого она велась) работодатель не сможет легально внести запись, что нарушит права сотрудника на сохранение стажа.
• Если бумажной книжки нет (утеряна или не велась): Работодатель не может требовать её физического наличия. В этом случае он запрашивает выписку из электронной трудовой книжки через систему СФР или принимает заявление сотрудника об отсутствии бумажного документа.

Запрос сведений у предыдущего работодателя

Работодатель не имеет права изымать трудовую книжку у сотрудника без оснований для внесения записи. Однако он вправе запросить уточняющие данные у предыдущего места работы сотрудника, если в документах обнаружены ошибки или несоответствия, но только с письменного согласия работника.

Процедура оформления: Что изменилось?

С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам в первую очередь ориентируются на электронные данные. Однако в некоторых ситуациях ведение бумажного документа сохраняется.

Алгоритм действий при приеме сотрудника:
Сотрудник предоставляет паспорт и СНИЛС.
Если у сотрудника велась бумажная трудовая книжка, он обязан предоставить её работодателю.
Работодатель вносит запись о приеме в бумажную трудовую (если она ведется) и передает данные в Социальный фонд для внесения в электронную базу.
Если сотрудник впервые устраивается на работу, бумажная книжка не требуется и не выдается.

> Важно: Электронная трудовая книжка хранится в Социальном фонде. Работодатель лишь передает туда данные, но не хранит саму «электронную книжку» локально.

Проблемные ситуации: Задержка выдачи и утеря

Одной из частых проблем остается задержка выдачи трудовой книжки при увольнении.

• Правомерность задержки: Работодатель не имеет права задерживать выдачу трудовой книжки (как бумажной, так и формирование электронных данных) при увольнении. Документ должен быть выдан в день увольнения.
• Ответственность: Если гражданин обращается в суд с иском к бывшему работодателю о взыскании неполученного заработка за период задержки выдачи трудовой книжки, суды, как правило, встают на сторону работника. За каждый день задержки работодатель обязан компенсировать ущерб.

В Министерстве труда и социальной защиты подчеркивают: задержка выдачи документа незаконна и влечет административную ответственность.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Может ли работодатель отказать в приеме без бумажной трудовой?

Только если сотрудник относится к категории лиц, обязанных её вести (имел до 2021 года), и отказывается её предоставить. Для «новых» работников (после 2021 года) требование бумажной книжки незаконно.

• Что делать, если бумажная трудовая утеряна?

Сотрудник пишет заявление работодателю об утере. Работодатель обязан восстановить стаж на основании имеющихся документов (справки, архивные данные, выписки из СФР) и завести новую трудовую книжку (если сотрудник имеет на это право) или продолжать вести только электронную.

• Нужно ли нести бумажную книжку на новую работу, если я перешел на ЭТК?

Если вы подавали заявление о переходе на электронную трудовую, бумажная остается у вас на руках. Работодатель вносит в неё только запись о переходе на ЭТК (если это не было сделано ранее) и больше никаких записей в нее не делает. Однако предъявить её для сверки данных работодатель вправе.

В 2026 году, когда переходный период завершен, приоритет отдан цифровым данным, хранящимся в Социальном фонде. Тем не менее, для миллионов граждан бумажная трудовая книжка остается важным юридическим документом, подтверждающим стаж, и её игнорирование со стороны работодателя может привести к серьезным правовым последствиям. Гражданам рекомендуется внимательно следить за своевременностью внесения записей и при возникновении споров обращаться в трудовую инспекцию или суд для защиты своих прав.