Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих стаж и квалификацию работника. При заполнении всех страниц одного из разделов (обычно «Трудовая деятельность») возникает необходимость продолжить запись. Для этого используется вкладыш, который вшивается в конец трудовой книжки. В статье подробно рассмотрены правовые основы, порядок оформления, технологию пришивания и последующий учёт вкладыша.

Содержание

1. Правовые основания и нормативные документы
2. Когда требуется вкладыш
3. Подготовка к оформлению
4. Заполнение титульного листа вкладыша
5. Технология пришивания вкладыша
6. Что делать после пришивания
7. Учёт и хранение вкладышей
8. Типичные ошибки и как их избежать
9. Часто задаваемые вопросы

Правовые основания и нормативные документы

Оформление и ведение трудовых книжек регулируется следующими актами:

• Постановление Госкомтруда РФ от 20 июня 1974 г. – «Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях».
• Постановление Правительства РФ от 23 декабря 1995 г. – образцы трудовой книжки и вкладыша.
• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статьи 66‑68, где указаны требования к заполнению и хранению трудовой книжки.
• С 1 сентября 2021 г. вшивание вкладыша в трудовую книжку стало необязательным, однако многие организации продолжают использовать традиционный способ для удобства архивирования.

Все изменения в законодательстве необходимо отслеживать, так как от этого зависит порядок оформления вкладыша и его юридическая сила.

Когда требуется вкладыш

Вкладыш вшивается в следующих случаях:

• Все страницы раздела «Трудовая деятельность» заполнены.
• Внутри раздела «Сведения о профессиональном обучении и повышении квалификации» закончились свободные строки.
• Работник просит продолжить запись в случае потери места в основной части книжки (например, при смене работодателя).

Если в книжке ещё есть свободные строки, вкладыш не нужен – запись делается в основной документ.

Подготовка к оформлению

3.1 Необходимые материалы

• Бланк вкладыша (один из официальных образцов, утверждённых постановлением).
• Шило, иголка (мощная, с крупным ушком) и плотная нить (чёрного или белого цвета – в зависимости от цвета обложки).
• Ножницы, лопатка (для аккуратного разрезания).
• Печать работодателя (штамп с надписью «Выдан вкладыш», указанием серии и номера).
• Подписные формы (если требуется подпись работника).

3.2 Подготовка рабочего места

Рабочее место должно быть чистым, хорошо освещённым и иметь ровную поверхность. Рекомендуется использовать подложку из плотного картона, чтобы не повредить страницы книжки.

Заполнение титульного листа вкладыша

Титульный лист – первая страница вкладыша, где фиксируются основные сведения о работнике и самом вкладыше.

1. Дата заполнения – ставится по факту заполнения, а не по дате первоначального заведения трудовой книжки.
2. Серия и номер вкладыша – указываются в штампе «Выдан вкладыш».
3. ФИО работника, дата рождения, пол, паспортные данные – копируются из основной трудовой книжки.
4. Подпись работника – ставится разборчивым почерком, при необходимости – с указанием даты получения вкладыша.
5. Подпись кадровика – подтверждает правильность заполнения.

После заполнения титульного листа следует проверить все записи на наличие ошибок и только потом переходить к пришиванию.

Технология пришивания вкладыша

5.1 Позиционирование

Вкладыш вшивается между последним листом основного раздела и правой обложкой трудовой книжки. При этом важно, чтобы листы не «выскочили» наружу.

5.2 Пошаговая инструкция

1. Откройте трудовую книжку на последнем листе раздела, где закончились записи.
2. Разверните бланк вкладыша пополам, чтобы получилась «книжка» из двух листов.
3. С помощью ножниц аккуратно отрежьте лишний край, если он мешает вшиванию.
4. Вставьте вкладыш между последним листом и правой обложкой, выровняв его по краям.
5. Проделайте отверстие иглой (примерно 2‑3 мм в диаметре) в три места: в верхнем, среднем и нижнем участке вкладыша.
6. Проденьте нить через отверстия, используя шило, и аккуратно «зашейте» вкладыш, делая небольшие, но прочные стежки. При этом нить должна быть натянута, но не слишком туго, чтобы не разорвать листы.
7. Обрежьте лишний конец нити и закрепите её узлом.

5.3 Важные нюансы

• Используйте чёрную нить для чёрных обложек и белую – для светлых, чтобы шов был незаметным.
• Почерк на титульном листе и всех записях должен быть разборчивым и без исправлений.
• Если в процессе пришивания возникли повреждения, замените повреждённый лист новым бланком.

Что делать после пришивания

• Поставьте штамп «Выдан вкладыш» на титульный лист (серия, номер, дата).
• Запишите в основной части книжки «Вкладыш выдан № … от …» (обычно в строку «Примечание»).
• Сохраните копию заполненного титульного листа в кадровом деле (для контроля).
• Обновите внутренний реестр учёта трудовых книжек (если он ведётся).

Учёт и хранение вкладышей

Вкладыши считаются неотъемлемой частью трудовой книжки. Их учёт ведётся в том же журнале, где фиксируются выдача и возврат основной книжки.

7.1 Журнал учёта

7.2 Хранение

Вкладыш хранится в трудовой книжке до её изъятия из обращения (например, при выдаче дубликата). При изъятии книжки вкладыш вынимается и хранится в отдельном архиве, где фиксируется его состояние.

Типичные ошибки и как их избежать

• Неправильная дата – ставьте дату заполнения, а не дату создания книжки.
• Неразборчивый почерк – используйте чёрную ручку с чётким шрифтом.
• Отсутствие печати – без штампа «Выдан вкладыш» запись считается недействительной.
• Неправильное место пришивания – вкладыш должен находиться между последним листом и правой обложкой, а не внутри уже заполненных страниц.
• Использование неправильной нити – нить должна быть прочной, но не слишком толстой, чтобы не деформировать обложку.

Часто задаваемые вопросы

9.1 Должен ли вкладыш быть подписан работником?

Да. Работник ставит подпись и дату получения вкладыша, подтверждая, что ознакомлен с документом.

9.2 Можно ли использовать обычный лист бумаги вместо официального бланка?

Нет. Только официально утверждённый образец вкладыша имеет юридическую силу.

9.3 Что делать, если вкладыш был утерян?

Требуется оформить дубликат трудовой книжки. При этом в новом документе указывается, что прежний вкладыш был утерян, и в него вносятся все записи из утерянного вкладыша.

9.4 Обязательно ли вшивать вкладыш после 2021 года?

С 1 сентября 2021 г. вшивание стало необязательным, но многие организации сохраняют эту практику для удобства архивирования и соблюдения традиций.

9.5 Нужно ли платить НДС при выдаче вкладыша?

Выдача вкладыша считается бесплатной услугой работодателя и не облагается НДС, однако в некоторых случаях (например, при предоставлении услуги сторонними организациями) может возникнуть необходимость в учёте НДС. Рекомендуется уточнять у бухгалтерии.

Пришивание вкладыша к трудовой книжке – процесс, требующий внимательности, соблюдения нормативных требований и аккуратного выполнения технической части. Правильное оформление обеспечивает юридическую силу записей, упрощает последующий учёт и защищает интересы как работника, так и работодателя.

Следуя описанным в статье рекомендациям, вы сможете без ошибок оформить вкладыш, избежать типичных проблем и поддерживать трудовую книжку в полном соответствии с действующим законодательством.

Дата актуализации статьи: