Вопрос правильного оформления трудовых книжек остается одним из самых актуальных в кадровом делопроизводстве. Особенно много нюансов возникает при смене места работы или должности. Можно ли сделать запись в трудовой книжке переводом? Ответ на этот вопрос зависит от типа перевода: внутри одной организации или к другому работодателю. В данной статье мы подробно разберем правила заполнения, актуальные для 2026 года, и ответим на самые частые вопросы.
Что считается переводом по Трудовому кодексу?
Согласно законодательству, переводом считается изменение трудовой функции работника, структурного подразделения (если оно было указано в договоре) или места работы. Важно различать два основных вида перевода:
- Внутренний перевод: сотрудник остается работать у того же работодателя, но меняет должность, отдел или локацию.
- Внешний перевод: сотрудник переходит на работу к другому юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю.
Главное правило, которое нужно помнить: сведения о переводах на другую постоянную работу вносятся в трудовую книжку работника (ст. 66 ТК РФ). Однако временные переводы имеют свои особенности.
Внутренний перевод: как сделать запись
Если сотрудник переходит в другой отдел, на другую должность или в другую местность, оставаясь в той же компании, это внутренний перевод. Запись вносится обязательно, если перевод является постоянным.
Порядок действий:
- Издается приказ о переводе.
- В трудовой книжке в разделе «Сведения о работе» в графе 3 делается запись.
- Указывается новая должность и/или структурное подразделение.
Пример формулировки: «Переведен в отдел маркетинга на должность специалиста по рекламе».
Важно: если перевод носит временный характер (например, замещение отсутствующего сотрудника), то запись в трудовую книжку не вносится. Запись потребуется только в том случае, если временный перевод впоследствии станет постоянным.
Внешний перевод: увольнение и прием
Ситуация с переходом в другую организацию («переводом к другому работодателю») юридически оформляется как увольнение в порядке перевода и последующий прием на работу. Здесь задействованы два работодателя, и каждый делает свою запись.
Действия прежнего работодателя
Предыдущая организация обязана внести запись об увольнении. В графе 3 указывается основание и организация, куда переходит сотрудник.
Образец записи об увольнении:
«Трудовой договор прекращен в связи с переводом работника на постоянную работу в ООО «Колосок», пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Также в записи должно быть указано, по чьей инициативе происходит перевод: по просьбе работника или с его согласия.
Действия нового работодателя
Новый работодатель заключает трудовой договор, который начинает действовать, как правило, на следующий день после увольнения с предыдущего места (если стороны не договорились об ином). В трудовую книжку вносится запись о приеме.
Образец записи о приеме:
«Принят в отдел продаж на должность менеджера в порядке перевода из ООО «Вектор»».
Ключевой момент: при приеме в порядке перевода обязательно указывается наименование прежнего работодателя.
Нюансы заполнения в 2026 году
С учетом актуальных требований Порядка ведения и хранения трудовых книжек, при заполнении необходимо соблюдать следующие правила:
- Графа 3 (Сведения о работе): Здесь указывается вся основная информация: название должности, отдела, основание перевода (для внешнего перевода — ссылка на статью ТК и название новой компании).
- Графа 4 (Документ-основание): Обязательно указываются реквизиты приказа (распоряжения) о переводе или приеме/увольнении.
- Отсутствие зачеркиваний: Любые исправления должны производиться строго по инструкции (признание записи недействительной новой записью), зачеркивания запрещены.
Частые ошибки при оформлении
Чтобы избежать проблем с трудовой пенсией и будущими проверками, избегайте следующих ошибок:
- Отсутствие слова «перевод»: Если сотрудник переходит в другую компанию, но в трудовой написано просто «уволен по собственному желанию», он теряет право на льготный период испытательного срока и другие гарантии, положенные при переводе.
- Запись о временном переводе: Не вносите запись, если сотрудник замещает коллегу на время декрета или болезни, и это не стало его постоянной работой.
- Неполные данные: При внешнем переводе часто забывают указать название предыдущей компании в записи о приеме, что является нарушением.
Ответ на вопрос «Можно ли сделать запись в трудовой книжке переводом?» однозначен: нужно и можно, но форма записи зависит от ситуации. При внутренней ротации мы фиксируем новую должность, при переходе в другую фирму — оформляем цепочку «увольнение в порядке перевода» + «прием в порядке перевода».
Правильное оформление документов защищает права работника и обеспечивает юридическую чистоту процессов для работодателя. Помните, что даже в эпоху цифровизации бумажная трудовая книжка (для тех, кто вел ее до 2020 года или пожелал ее вести) остается важным документом, требующим внимательного отношения к каждой букве.