Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), начавшийся в 2020 году, бумажный вариант по-прежнему остается важным архивом информации о карьере человека. Именно поэтому к его целостности предъявляются строгие требования. Что делать, если документ порвался или рассыпался на части? Можно ли исправить ситуацию с помощью обычного канцелярского скотча? Давайте разберемся подробно.
Краткий ответ
Нет, склеивать трудовую книжку скотчем категорически нельзя. Если страница порвана, обложка оторвана или блок отделился от корешка, использование липкой ленты является нарушением правил ведения и хранения трудовых книжек. В большинстве случаев испорченный документ подлежит замене на дубликат.
Почему скотч недопустим?
Многие кадровики и работники считают, что аккуратная полоска скотча спасет положение. Однако это глубокое заблуждение, и вот почему:
- Химическое разрушение бумаги. Клей на скотче содержит химические вещества, которые со временем проникают в структуру бумаги; Это приводит к ее пожелтению, разрушению волокон и утрате читаемости текста.
- Проблемы с архивацией. Трудовые книжки хранятся десятилетиями. Скотч высыхает, стирается и отклеивается, оставляя после себя грязные липкие пятна, к которым прилипает пыль. Документ становится неопрятным и нечитаемым.
- Невозможность качественного копирования. При ксерокопировании или сканировании залитые скотчем участки дают блики. Из-за этого копия может получиться нечитаемой, что критично для подтверждения стажа.
- Юридическая недействительность. Согласно нормативным актам, трудовая книжка не должна содержать посторонних записей, помарок и не предусмотренных правилами материалов. Скотч делает документ испорченным (недействительным).
Разбор частых ситуаций
На практике встречаются разные сценарии повреждения документа. Рассмотрим самые популярные из них.
Порвана страница внутри книжки
Если порван разворот с записями о работе или награждениях, подклеивать его скотчем запрещено. Даже если вы аккуратно соедините кусочки, такая книжка будет считаться испорченной. В этом случае работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки, в который перенесутся все актуальные записи.
Оторвалась или разорвалась обложка
Часто бывает, что зеленая обложка рвется по шву, разваливается пополам или блок страниц отделяется от корешка. Можно ли приклеить обложку скотчем? Нет.
Однако здесь есть нюанс. По мнению специалистов, если обложка просто отошла по шву, работодатель может аккуратно пришить ее суровыми нитками к блоку, следя за тем, чтобы вся информация осталась читаемой и не повредилась. А вот если обложка порвана на куски или сильно изношена, такой ремонт не поможет — потребуется дубликат.
Наклейка с Ф.И.О. на обложке, заклеенная скотчем
Иногда на верхней части обложки наклеивают бумажку с фамилией и инициалами сотрудника (для удобства поиска в картотеке), а сверху заклеивают скотчем, чтобы бумажка не отвалилась. Считается ли это порчей документа? Нет, не считается. Поскольку данная наклейка находится с внешней стороны и не затрагивает информационные страницы с записями о стаже, она не портит сам документ. Тем не менее, злоупотреблять таким методом не стоит.
Вкладыш вшит в скотч
Бывает, что вкладыш в трудовую книжку вшивают нитками, но поверх шва наклеивают полоску скотча «для надежности». Это грубое нарушение. Вкладыш должен быть вшит суровыми нитками чисто, без использования клейких лент. Скотч в данном случае необходимо аккуратно удалить (если это возможно без повреждения бумаги), а документ привести в надлежащий вид.
Что делать, если книжка уже склеена скотчем?
Если работник принес трудовую книжку, которая уже была кем-то заклеена скотчем, или отдел кадров обнаружил это уже после оформления сотрудника, порядок действий должен быть следующим:
- Не пытайтесь отрывать скотч силой. Вы рискуете повредить текст и окончательно уничтожить документ.
- Оцените масштаб трагедии. Если скотч закрывает важные записи, а под ним текст уже выцвел или испорчен клеем, документ однозначно признается негодным.
- Оформление дубликата. Работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки. Для этого работник пишет заявление, а кадровик переносит в новый бланк общий стаж или записи из старой книжки (те, что удается прочитать).
Как правильно восстановить порванную трудовую книжку?
Единственный законный способ восстановить порванный или развалившийся документ — это оформление дубликата.
Для этого:
- Работник пишет заявление о выдаче дубликата взамен испорченного.
- Работодатель издает приказ.
- В новую трудовую книжку вносится запись о общем или непрерывном стаже работы, подтвержденном документами (справками с предыдущих мест работы, выписками из архивов, приказами и т;д.).
- Испорченный бланк уничтожается после составления соответствующего акта.
Трудовая книжка — это строгий документ отчетности, а не школьная тетрадь. Использование скотча для ее ремонта, будь то порванная страница или оторванная обложка, недопустимо. Клейкая лента разрушает бумагу и делает документ юридически ничтожным. Если книжка получила серьезные повреждения, единственным верным решением будет оформление дубликата. А если отошла только обложка — ее можно аккуратно пришить нитками. Помните, что бережное отношение к этому документу сохранит ваш стаж и нервы при выходе на пенсию!