Вопрос о том, можно ли удалить трудовую книжку, часто возникает у работодателей, особенно в эпоху перехода на электронный формат․ Ниже разберёмся, какие правила действуют в России в 2026 году, как правильно вести учёт трудовой деятельности и какие действия допускаются по закону․
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и его стаж․ В ней фиксируются даты начала и окончания работы, сведения о работодателе, должности, окладе, а также сведения о переводах, увольнениях и начислениях․
Печатная и электронная трудовая книжка
- С 1 января 2020 г․ в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК), которая хранится в базе Социального фонда России (СФР)․
- Начиная с 3 февраля 2026 г․ для сотрудников, принятых впервые в 2026 году, трудовая книжка открывается в электронной форме по умолчанию․
- Сотрудники могут выбрать способ ведения: электронный или бумажный (ст․ 66, 66․1 ТК РФ)․
- Электронная форма снижает риск потери или повреждения документа и обеспечивает более быстрый доступ к данным․
Правовые основы
Законодательные требования
Трудовая книжка обязана быть оформлена в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ․ В ней фиксируются:
- дата начала работы;
- дата окончания работы;
- должность и оклад;
- сведения о переводах и увольнениях;
- сведения о стаже․
В соответствии с законом, трудовая книжка должна храниться в течение 10 лет после окончания трудового договора․
Возможность удаления записей
Согласно ТК РФ, удаление записей из трудовой книжки допускается только в случае ошибок, но только исправление, а не удаление․ В печатной книге работодатель обязан вносить исправления в виде положения с указанием причины исправления․ В электронном формате исправления вносятся автоматически через систему СФР․
Удаление всей трудовой книжки возможно только в исключительных случаях, например, при увольнении сотрудника, если книга не требуется для дальнейшего учёта․ Однако даже в этом случае копия информации должна храниться в электронном реестре в течение 10 лет․
Как удалить трудовую книжку
Удаление печатной книги
Если работодатель решает прекратить хранение бумажной книги, он может:
- Сделать копию всех записей (сканирование или фотокопию);
- Сохранить копию в архиве предприятия;
- Уничтожить оригинал (с уничтожением копии в соответствии с внутренними процедурами)․
Важно помнить, что уничтожение оригинала без сохранения копии может привести к нарушению законодательства․
Удаление электронных записей
В системе СФР удалять записи нельзя․ При ошибке работодатель заполняет форму ЕФС‑1 (Сведения о трудовой деятельности) и отправляет её в СФР․ Система автоматически корректирует данные․ Полностью удалить запись невозможно – только исправить․
Процедура исправления ошибок
Форма ЕФС‑1
Форма ЕФС‑1 используется работодателями для отчёта о трудовой деятельности работника․ В ней указываются:
- дата начала работы;
- дата окончания работы;
- должность и оклад;
- сведения о переводах и увольнениях․
Порядок действий
- Заполнить форму ЕФС‑1 с указанием корректирующей информации;
- Прикрепить копии документов, подтверждающих изменение (например, приказ о переводе);
- Отправить форму в СФР через портал работодателя;
- После проверки СФР внесёт исправления в электронную трудовую книжку․
Что делать, если книга потеряна
Если бумажная трудовая книжка потеряна, работодатель обязан:
- Сразу уведомить СФР о потере;
- Заполнить форму ЕФС‑1 с указанием факта потери;
- Получить от СФР копию трудовой книжки в электронном виде․
Потерянную книгу можно восстановить в электронном виде, но хранить копию в бумажном виде не требуется․
Минтруд и изменения правил
Министерство труда в 2026 году планирует изменить правила ведения трудовых книжек, исключив из них избыточные требования и устаревшие сведения․ Это позволит упростить процесс учёта и ускорить переход на полностью электронный формат․
Удаление трудовой книжки возможно только в ограниченных случаях и всегда должно сопровождаться сохранением копии данных в электронном реестре․ Работодатели обязаны соблюдать требования ТК РФ и правила СФР, а также своевременно исправлять ошибки через форму ЕФС‑1․ Переход на электронную трудовую книжку в 2026 году делает процесс учёта более прозрачным и удобным, но при этом сохраняет юридическую надёжность документа․