В современной кадровой практике вопрос удержания стоимости вкладыша в трудовую книжку остаётся одним из наиболее спорных и часто возникающих. Сотрудники и работодатели сталкиваются с ситуацией‚ когда первоначальная трудовая книжка или вкладыш к ней утеряны‚ испорчены или заполнены‚ и возникает необходимость в выдаче нового бланка. Вопрос: может ли работодатель удержать стоимость вкладыша из зарплаты работника? Ответ — неоднозначный‚ но строго регламентированный законодательством.

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш в трудовую книжку, это отдельный бланк‚ который пришивается к основной трудовой книжке при заполнении всех страниц разделов. Согласно Приказу Минтруда России от № 320н‚ утверждённому с 1 сентября 2021 года и действующему до 1 сентября 2027 года‚ новый вкладыш имеет следующие характеристики:

• 12 разворотов для раздела «Сведения о работе» (вместо 14 в старом формате);
• 5 разворотов для раздела «Сведения о награждениях» (вместо 7 в старом формате).

Вкладышей может быть выдано несколько — Правила не устанавливают предельное количество. После внесения данных на ьный лист вкладыш подшивается к трудовой книжке‚ а на первом листе основной книжки ставится штамп: «Выдан вкладыш» с указанием серии‚ номера и даты выдачи.

Ключевой принцип: удержание возможно только при добровольном согласии работника.

Согласно статье 137 Трудового кодекса РФ‚ удержания из заработной платы допускаются только в случаях‚ прямо предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами. Перечень оснований для удержаний является исчерпывающим‚ и стоимость трудовой книжки или вкладыша в него в этот перечень не входит.

Таким образом‚ даже если вкладыш был выдан из-за:

• утраты книжки работником;
• порчи (записи нечитаемы‚ страницы порваны);
• заполнения всех полей;

работодатель не имеет права автоматически удерживать стоимость бланка без письменного согласия работника.

Исключение: утрата по вине работодателя

Если трудовая книжка или вкладыш были утеряны или испорчены по вине работодателя (например‚ из-за ненадлежащего хранения‚ ошибок ведения учёта‚ потери при передаче документов)‚ то:

• работодатель обязан бесплатно восстановить документ;
• никакие удержания с работника в этом случае запрещены.

Это закреплено в п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ утверждённых Постановлением Правительства РФ от № 225.

Как правильно оформить удержание за вкладыш?

Если работник сам утратил или испортил трудовую книжку или вкладыш‚ и работодатель готов выдать новый бланк‚ то удержание возможно только по следующей схеме:

1. Работник пишет заявление о необходимости выдачи вкладыша и добровольном согласии на возмещение расходов работодателя на приобретение бланка.
2. Работодатель оформляет приказ о выдаче вкладыша и удержании суммы (на основании заявления).
3. Сумма удерживается из заработной платы в пределах‚ установленных ст. 138 ТК РФ — не более 20% от суммы‚ причитающейся работнику за каждый расчётный период (если нет исполнительного листа или соглашения об удержании в большем размере).
4. Не требуется ККТ — оплата стоимости вкладыша не является платёжной операцией по Федеральному закону № 54-ФЗ‚ поэтому чек ККТ не нужен (подтверждено позицией ФНС и экспертами БУХ.1С).

Пример заявления работника:

Заявление
Я‚ [ФИО полностью]‚ [должность]‚ настоящим заявляю о необходимости выдачи мне вкладыша в трудовую книжку в связи с заполнением всех страниц раздела «Сведения о работе».
Прошу выдать вкладыш‚ а также согласен на удержание из моей заработной платы стоимости бланка вкладыша в размере [указать сумму‚ например: 250 рублей]‚ затраченной организацией на его приобретение.
Что делать‚ если работник отказывается оплачивать вкладыш?
Если работник отказывается писать заявление о возмещении стоимости‚ работодатель не вправе:

отказывать в выдаче вкладыша;
задерживать трудовую книжку;
взыскивать стоимость через суд;
применять дисциплинарные взыскания за отказ.

В этом случае работодатель обязан выдать вкладыш бесплатно‚ так как закон не обязывает работника возмещать расходы на бланки‚ если нет его добровольного согласия.
Учёт вкладышей в кадровом делопроизводстве
В 2026 году все операции с трудовыми книжками и вкладышами должны фиксироваться в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей. Форма книги, свободная‚ но в неё обязательно вносятся:

дата поступления трудовой книжки от работника;
дата выдачи вкладыша;
серия и номер вкладыша;
основание выдачи (утрата‚ заполнение‚ порча);
факт удержания стоимости (если было);
подпись работника о получении.

Ответственность за организацию учёта‚ хранение и выдачу трудовых книжек и вкладышей возложена на работодателя (п. 45 Правил № 225).
Практические рекомендации для работодателей

Не удерживайте без заявления — это нарушение ТК РФ и может повлечь штрафы от Государственной инспекции труда.
Сохраняйте заявления о возмещении стоимости — это ваша защита в случае проверки.
Фиксируйте все операции в Книге учёта — это обязательное требование.
Не требуйте оплату наличными, лучше оформляйте через бухгалтерию с удержанием из зарплаты (для прозрачности и контроля).
Информируйте сотрудников о правилах хранения трудовых книжек — это снижает количество случаев утраты.

Удержание стоимости вкладыша в трудовую книжку — это не право работодателя‚ а исключение‚ допускаемое только при добровольном согласии работника. Любое принудительное удержание без письменного заявления является нарушением трудового законодательства и может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы до 50 000 рублей для организации).
Работодатель должен помнить: трудовая книжка, это документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника‚ и его сохранность — обязанность работодателя. Вкладыш — это лишь техническое решение для продолжения ведения учёта. Не превращайте его в источник дополнительной прибыли — это рискованно и неэтично.
Важно: в 2026 году все вкладыши должны быть оформлены по форме‚ утверждённой Приказом Минтруда № 320н. Старые бланки до 1 сентября 2027 года остаются действительными‚ но новые выдаются только в новом формате.
Если вы сомневаетесь, лучше выдать вкладыш бесплатно. Это дешевле‚ чем судебные разбирательства и штрафы.