В 2026 году в России завершается переходный период внедрения электронных трудовых книжек (ЭТК). Многие работники и работодатели задаются вопросом, можно ли в этом же году одновременно вести обе формы – бумажную и электронную. Ответ зависит от законодательных норм и личных предпочтений сотрудника.
Правовое регулирование
Согласно Трудовому кодексу РФ и Федеральному закону «О труде», электронные трудовые книжки вводятся по инициативе работодателя, но их использование не является обязательным, пока сотрудник не откажется от бумажной формы.
Ключевой момент: одновременное ведение бумажной и электронной книжек разрешено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной версии.
Что говорит закон
- Переходный период до 1 января 2026 года позволяет использовать обе формы одновременно.
- После завершения переходного периода работодатель может потребовать исключительно электронный формат, но только после получения согласия сотрудника.
- Если сотрудник не подаёт заявления, его трудовая история фиксируется в обеих системах.
Условия одновременного ведения
Для того чтобы вести одновременно электронную и бумажную трудовые книжки, необходимо соблюсти несколько условий:
- Отсутствие отказов. Сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной формы.
- Согласие работодателя. Работодатель должен подтвердить, что готов вести две записи.
- Синхронизация данных. Информация в обеих системах должна быть одинаковой, иначе возникают расхождения при проверке.
Порядок перехода на электронную форму
Если вы хотите перейти полностью на электронную трудвую книжку, следуйте этим шагам:
- Подготовьте заявление об отказе от бумажной формы (если хотите полностью перейти).
- Получите доступ к системе ЭТК, обычно через корпоративный портал или специализированный сервис.
- Внесите данные в электронный каталог, проверив их на точность.
- Сохраните подтверждение о внесении изменений – это может пригодиться при проверках.
Преимущества и недостатки одновременного ведения
Одновременное использование обеих форм имеет как плюсы, так и минусы.
Плюсы
- Гибкость. Позволяет перейти в электронный формат постепенно.
- Безопасность. На случай потери бумажного документа есть электронная копия.
- Удобство. Электронная запись проще редактировать и обновлять.
Минусы
- Двойная работа. Нужно поддерживать актуальность данных в двух системах.
- Риск расхождений. Ошибки при переносе информации могут привести к несоответствиям.
- Бюрократия. Требуется согласование с работодателем и HR‑отделом.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Можно ли вести электронную книжку, если я уже начал её вести в бумажном виде?
Ответ: Да, при условии, что вы не отказались от бумажной формы. В этом случае обе записи будут поддерживаться до тех пор, пока вы не подадите заявление об отказе.
Вопрос: Что делать, если в электронной книжке появилась ошибка?
Ответ: Ошибку необходимо сразу же исправить в обеих системах, а также зафиксировать в письменном виде (например, в служебном распоряжении), чтобы избежать недоразумений при проверке.
Вопрос: Как правильно оформить заявление об отказе от бумажной формы?
Ответ: Заявление должно быть подписано, указать ФИО, должность, дату и обосновать отказ. После подачи заявления работодатель обязан перевести вас полностью на электронный формат.
Таким образом, вести электронную и бумажную трудовые книжки одновременно можно, если работник не отказался от бумажной формы и работодатель согласен на такой подход. Это удобно в переходный период, когда система ЭТК ещё не полностью освоена, но уже доказывает свою эффективность.
Если вы планируете полностью перейти на электронный формат, подготовьте заявление и убедитесь, что все данные в обеих системах синхронизированы. В случае возникновения вопросов обратитесь в отдел кадров или к специалисту по трудовому праву.
Для более подробной информации о текущих изменениях в законодательстве рекомендуем следить за официальными публикациями Министерства труда и соцзащиты, а также консультироваться с юридическими экспертами.