С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот важный шаг, предусмотренный Федеральным законом № 439-ФЗ от , ставит перед работодателями и сотрудниками новые задачи по организации кадрового учета. Одним из наиболее актуальных вопросов остаётся: можно ли и нужно ли вести трудовые книжки одновременно в электронном и бумажном виде? Ответ на этот вопрос — не просто юридический, но и практический, влияющий на десятки миллионов россиян.

Законодательная база: что говорит закон?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и Постановлению Правительства РФ № 1077 от , с 2020 года работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронной форме для всех новых сотрудников, принятых на работу после 1 января 2020 года. При этом:

• Для сотрудников, уже работающих до 2020 года, сохраняется право на сохранение бумажной трудовой книжки — по их письменному заявлению.
• С 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки перестают быть обязательными для ведения, но не отменяются полностью.
• Работодатель обязан вести ЭТК для всех сотрудников, если они не подали заявление о сохранении бумажной формы.

Важно понимать: закон не запрещает вести трудовые книжки одновременно в двух формах. Однако он и не обязывает этого делать. Это — право, а не обязанность работодателя.

Почему некоторые компании выбирают двойное ведение?

Несмотря на то, что законодательство не требует дублирования, некоторые организации, особенно крупные и государственные, сознательно ведут трудовые книжки в электронном и бумажном виде одновременно. Причины этого:

1. Плавный переход и снижение рисков — в случае сбоя в системе «Электронные трудовые книжки» (например, технический сбой, утечка данных, ошибки в передаче информации) бумажная книжка остаётся надёжным резервным источником.
2. Удовлетворение запросов сотрудников старшего поколения, многие работники, особенно пенсионеры, доверяют только бумажным документам и опасаются цифровых технологий. Двойное ведение снижает стресс и повышает лояльность.
3. Юридическая страховка — в случае спора о стаже, окладе или увольнении наличие бумажного документа может стать решающим аргументом в суде или при обращении в Пенсионный фонд.
4. Требования аудиторов и контролирующих органов — некоторые инспекции (например, трудовая инспекция или ФСС) могут запросить бумажный экземпляр для сверки, особенно если есть подозрения в несоответствии данных.

Как организовать одновременное ведение?

Если компания решила вести трудовые книжки в двух формах, важно соблюдать строгую процедуру, чтобы избежать ошибок и юридических рисков.

Шаг 1: Получение заявления от сотрудника

Для сотрудника, который хочет сохранить бумажную трудовую книжку, необходимо:

• Подать заявление о сохранении бумажной трудовой книжки (форма утверждена Правительством РФ).
• В этом случае работодатель не ведёт ЭТК для этого сотрудника — он продолжает вести только бумажную книжку.

Если сотрудник не подал заявление, работодатель обязан вести только ЭТК. Но если компания хочет вести и то, и другое — она может сделать это по собственной инициативе, даже если сотрудник не просил об этом.

Шаг 2: Ведение бумажной трудовой книжки

При одновременном ведении бумажная книжка заполняется по всем правилам:

• Записи о приёме, переводе, увольнении, в соответствии с приказами и документами.
• Исправления — только с указанием даты, причины и подписи ответственного лица.
• Все записи должны быть заверены печатью (если она есть) и подписью кадровика.

Шаг 3: Ведение электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка ведётся через:

• Систему «Электронные трудовые книжки» на портале https://es.pfrf.ru.
• Информационную систему работодателя (если она интегрирована с ПФР).
• Обязательно: все записи в ЭТК должны точно совпадать с записями в бумажной книжке.

Важно! Если в бумажной книжке есть запись, а в ЭТК её нет — это нарушение. Если в ЭТК есть запись, а в бумажной, нет — это может привести к путанице при расчёте стажа.

Шаг 4: Синхронизация и контроль

Для предотвращения ошибок рекомендуется:

• Назначить ответственного сотрудника (например, кадровика) за ведение обоих форм.
• Вести журнал учёта всех изменений в двух формах.
• Проводить ежемесячную сверку записей в ЭТК и бумажных книжках.
• Обеспечить доступ сотрудников к своим ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР.

Преимущества и риски двойного ведения

Преимущества:

• Повышенная надёжность хранения данных.
• Снижение риска потери информации при технических сбоях.
• Улучшение имиджа компании как современной и заботящейся о сотрудниках.
• Упрощение аудита и проверок.

Риски:

• Дублирование работы — увеличение нагрузки на кадровую службу.
• Ошибки в синхронизации, если записи не совпадают, это может привести к юридическим спорам.
• Затраты на обучение персонала — кадровики должны знать обе системы.
• Риск устаревания бумажных книг — если они не обновляются, они становятся неактуальными.

Рекомендации для работодателей

1. Не ведите двойное ведение без необходимости — если у вас нет особых рисков или требований, достаточно вести ЭТК.
2. Если решили вести обе формы — создайте регламент и обучите кадровый отдел.
3. Используйте автоматизированные системы — современные кадровые программы (например, 1С, СБИС, Контур.Кадры) позволяют синхронизировать данные.
4. Информируйте сотрудников — объясните им, как работает ЭТК, где посмотреть свою информацию и как получить бумажную выписку при необходимости.
5. Сохраняйте бумажные книжки до увольнения — даже если сотрудник перешёл на ЭТК, бумажную книжку нужно хранить в архиве не менее 75 лет (по закону об архивном деле).

С 2026 года Россия полностью переходит на цифровую форму учёта трудового стажа. Электронные трудовые книжки — это удобно, безопасно и соответствует мировым трендам. Однако одновременное ведение бумажных и электронных трудовых книжек остаётся легальным и даже разумным решением для компаний, которые ценят стабильность, минимизируют риски и заботятся о комфорте сотрудников.

Главное — не делать это случайно. Если вы решили вести трудовые книжки в двух формах, сделайте это системно, документально и с контролем. Тогда двойное ведение станет не бременем, а надёжным инструментом управления кадровыми процессами.

Помните: закон не требует дублирования — но не запрещает его. Ваша задача — выбрать то, что лучше для вашей компании и ваших сотрудников.