В современной кадровой практике благодарственное письмо — это не просто вежливая форма признания заслуг сотрудника, а серьёзный инструмент мотивации и формирования корпоративной культуры. Однако многие работодатели и сотрудники задаются вопросом: можно ли и нужно ли вносить запись о благодарственном письме в трудовую книжку? В этой статье мы подробно разберём все аспекты этого процесса — от правовой основы до образца записи и сроков оформления.

Да, можно — но только при соблюдении строгих условий. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66) и Порядку ведения и хранения трудовых книжек, утверждённому приказом Минтруда № 320н, в трудовую книжку вносятся сведения только о награждениях, предусмотренных внутренними локальными актами организации.

То есть, если благодарственное письмо просто вручено устно или как «дружеский жест» — запись в трудовую книжку делать нельзя. Но если:

• Благодарственное письмо закреплено как форма поощрения в Положении о премировании;
• Оно упомянуто в Правилах внутреннего трудового распорядка;
• Зафиксировано в Коллективном договоре;
• Указано в Уставе организации или Положении о дисциплине;

— тогда оно приобретает статус официального поощрения и подлежит занесению в трудовую книжку.

Важно!

Согласно разъяснениям Роструда (2021 г.), благодарственное письмо от вышестоящей организации (например, от губернатора, министерства, главы города) тоже может быть внесено в трудовую книжку, если оно соответствует критериям, установленным внутренними актами работодателя.

Какие виды благодарностей можно вносить?

В трудовую книжку вносятся только те формы поощрения, которые:

• Имеют официальный статус (не устная похвала, не личное письмо руководителя без приказа);
• Подтверждены приказом по организации;
• Соответствуют локальным нормативным актам.

Примеры допустимых форм:

• Благодарственное письмо от руководителя организации;
• Благодарственное письмо от министерства, ведомства, администрации города;
• Почётная грамота (если предусмотрена локальными актами);
• Награда от профессионального союза или ассоциации (при наличии соответствующего положения).

Не подлежат внесению:

• Устная благодарность;
• Письмо от коллеги или клиента;
• Благодарность без приказа;
• Благодарственное письмо от иностранной организации (если не предусмотрено внутренними актами).

Обязательно ли вносить запись о благодарственном письме?

Нет, это не обязанность работодателя — это право.

Закон не требует вносить каждую благодарность в трудовую книжку. Однако если организация закрепила благодарственное письмо как форму поощрения в своих локальных актах, тогда внесение записи становится обязательным.

Почему это важно?

• Запись в трудовой книжке — это документальное подтверждение достижений сотрудника;
• Она учитывается при начислении пенсии (особенно при присвоении звания «Ветеран труда»);
• Служит доказательством квалификации при трудоустройстве в другую организацию;
• Повышает мотивацию сотрудника и формирует культуру признания.

Как правильно оформить запись в трудовую книжку?

Запись вносится только на основании приказа по организации; Без приказа — никакой записи быть не может!

Этапы оформления:

1. Издание приказа о поощрении сотрудника (форма № Т-11 или произвольная, но с обязательными реквизитами: номер, дата, ФИО, основание, вид поощрения).
2. Подписание приказа руководителем и ознакомление сотрудника под роспись.
3. Передача приказа в отдел кадров для внесения записи.
4. Внесение записи в трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с даты издания приказа (п. 9 Порядка № 320н).

Формулировка записи (образец):

Запись должна быть точной, без сокращений и эмоций.

Запись в трудовой книжке (образец):
«За высокие показатели в работе и активное участие в реализации проекта “Эффективность-2026” — объявлено благодарность по приказу № 45-к от года.»

Важные правила формулировки:

• Указывается точный вид поощрения, «объявлена благодарность» (не «вручена благодарность» или «получила благодарность»);
• Обязательно указываются реквизиты приказа — номер и дата;
• Указывается основание — за что именно (кратко, но ясно);
• Не допускаются слова «за отличную работу», «за старание» — это слишком расплывчато.

Где в трудовой книжке делать запись?

Запись о благодарности вносится в раздел 4: «Сведения о награждениях».

Если раздел уже заполнен:

• Если есть свободные строки — запись вписывается в них;
• Если страница заполнена, вносится запись в вкладыш к трудовой книжке;
• Если и вкладыш заполнен, выдаётся новая трудовая книжка.

Запись в вкладыше оформляется точно так же, как и в самой книжке, с указанием реквизитов приказа.

Особые случаи

Благодарность за работу по совместительству

Если сотрудник получил благодарственное письмо от работодателя по месту совместительства, то запись можно внести в трудовую книжку по основному месту работы — при условии, что это предусмотрено локальными актами основного работодателя.

Благодарность от государственных органов

Благодарственное письмо от губернатора, министра, главы города, вносится в трудовую книжку, если:

• Оно оформлено как официальный документ (с печатью, подписью, регистрационным номером);
• Работодатель принял его как основание для поощрения и издал приказ на его основе.

Пример: работник получил благодарность от главы города за безупречную работу в условиях пандемии. Руководитель издал приказ № 120-к от , в котором указал: «На основании благодарственного письма № 78-Б от от Главы города…». Запись в трудовую книжку вносится на основании этого приказа.

Благодарность и повышение в должности

Если сотрудник получил благодарственное письмо одновременно с повышением, то в трудовую книжку вносятся две отдельные записи:

1. О повышении (раздел 3: «Сведения о приеме на работу и переводе на другую работу»);
2. О благодарности (раздел 4: «Сведения о награждениях»).

Частые ошибки и как их избежать

Занесение благодарственного письма в трудовую книжку — это не формальность, а важный элемент кадровой политики. Это:

• Юридическая защита прав сотрудника при оформлении льгот и пенсий;
• Документальное подтверждение профессиональных достижений;
• Мотивационный инструмент, повышающий лояльность и вовлечённость;
• Отражение корпоративной культуры — где заслуги замечают и ценят.

Рекомендация для HR-специалистов:

1. Проверьте, есть ли в ваших локальных актах упоминание благодарственных писем как формы поощрения.
2. Если нет — внесите поправки в ПВТР или Коллективный договор.
3. Создайте шаблон приказа о благодарности с обязательным указанием реквизитов.
4. Обучите руководителей: благодарность без приказа — не поощрение.
5. Следите за сроками: 5 дней — это не «по желанию», а закон.

Правильно оформленная запись в трудовой книжке — это не просто галочка в отчёте. Это история профессионального роста вашего сотрудника, которую он сможет показать будущему работодателю, пенсионному фонду и самому себе.

Помните: благодарность, закреплённая документально,, это самая ценная награда.