Приём на работу — это ответственный процесс как для будущего сотрудника, так и для работодателя. Любое предприятие, даже самое маленькое, не может обойтись без наёмных работников. Зачастую небольшие компании пренебрегают официальным оформлением трудовых отношений и сдают нулевую отчётность, однако правильное оформление сотрудника — это защита от штрафов, судебных исков и проблем с контролирующими органами.
В этой статье мы подробно разберем, куда необходимо обращаться при оформлении работника, какие инстанции задействованы в этом процессе и как пошагово оформить приём на работу по ТК РФ без ошибок.
Куда обращаться при оформлении сотрудника?
Вопрос «куда обращаться» при трудоустройстве имеет два значения: куда идет сам работник, и куда должен обращаться (или отчитываться) работодатель. В 2025-2026 годах процедура существенно упростилась благодаря электронному документообороту, но бумажная работа всё ещё остается.
Куда обращаться работнику
- К работодателю: именно в отдел кадров или напрямую к руководителю сотрудник подает пакет документов для трудоустройства.
- В МФЦ или на Госуслуги: если работнику нужна выписка из электронной трудовой книжки (ЭТК), он может получить её через портал Госуслуг или личный кабинет Социального фонда России (СФР).
- В трудовую инспекцию (ГИТ) или прокуратуру: если при приеме на работу нарушили ваши права (например, отказывают в заключении трудового договора), вы имеете право обратиться туда с жалобой.
Куда обращаться/отчитываться работодателю
Работодатель при оформлении сотрудника взаимодействует с государственными ведомствами:
- Социальный фонд России (СФР) / Пенсионный фонд: С 28 апреля 2020 года при приеме на работу и увольнении работодатель обязан подавать сведения в ПФР (ныне СФР) по форме СЗВ-ТД. Это данные для электронной трудовой книжки.
- Федеральная налоговая служба (ФНС): работодатель обязан платить налоги и взносы с зарплаты сотрудника, а также сдавать соответствующую отчётность (например, 6-НДФЛ, расчет по страховым взносам).
- Медицинские учреждения: если сотрудник относится к категориям, требующим обязательного медосмотра, работодатель обязан направить его в лицензированную медорганизацию до оформления трудового договора.
Пошаговая инструкция: как оформить работника по ТК РФ
Чтобы было легче уложить в голове весь процесс, мы расписали его пошагово. Соблюдение всех этапов гарантирует, что оформление пройдёт без ошибок и скрытых нюансов.
Шаг 1. Получение документов от работника
Стандартный пакет документов включает:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- СНИЛС (документ, подтверждающий регистрацию в системе персонифицированного учета);
- Трудовую книжку (бумажную, если сотрудник её ведёт) или сведения о трудовой деятельности (справку СТД-Р или выписку из ЭТК);
- Документы воинского учета (для военнообязанных);
- Документ об образовании / квалификации (если работа требует специальных знаний);
- В отдельных случаях — справку об отсутствии судимости, медкнижку и др.
Шаг 2. Заявление о приёме на работу
Сейчас написание такого заявления необязательно для большинства должностей (кроме случаев, когда человека берут на подземные работы). Однако на практике многие организации сохраняют этот шаг для внутреннего документооборота.
Шаг 3. Медицинский осмотр (при необходимости)
Проверьте по перечням, относится ли ваш работник к льготным или особым категориям. Медосмотр до оформления трудового договора обязателен для:
- Сотрудников до 18 лет;
- Сотрудников, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (если они приехали из других городов);
- Вахтовиков;
- Иных категорий (работники пищевой промышленности, медицины, образования и т.д.).
Это важнейший этап. Трудовой договор должен быть составлен в письменной форме в двух экземплярах. Однако стоит помнить: трудовой договор, не составленный в письменной форме, считается заключенным, если работник уже приступил к выполнению обязанностей по поручению работодателя или его представителя. В таком случае документ должен быть оформлен не позднее трех рабочих дней с момента выхода сотрудника на работу (ст. 67 ТК РФ).
Чтобы избежать рисков, выбирайте официальное оформление. Есть два варианта:
- Трудовой договор — полноценные трудовые отношения с записью в трудовую книжку, отпусками и гарантиями.
- Договор гражданско-правового характера (ГПХ) — подходит для разовых работ, но не должен подменять собой трудовой договор, иначе налоговая переквалифицирует его.
Шаг 5. Ознакомление работника с локальными актами
Согласно ст. 68 ТК РФ, при оформлении приема на работу работодатель обязан ознакомить сотрудника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией, коллективным договором и иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его работой. Правомерно ли увольнение по результатам испытания, если работника при приеме не ознакомили с должностной инструкцией? Нет, суды часто встают на сторону работника в таких случаях.
Шаг 6. Оформление личной карточки и приказа
На основании заключенного трудового договора издается приказ (распоряжение) о приеме на работу. Личную карточку по форме Т-2 вести необязательно, но рекомендуется для учета сотрудников. Ознакомьте сотрудника с записями под подпись.
Шаг 7. Подача сведений в ПФР (СФР)
Не забывайте, что при приеме на работу зарегистрированного лица (физического лица, которому открыт индивидуальный лицевой счет в системе индивидуального учета) необходимо подать сведения в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД. Это нужно сделать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Что важно запомнить
Чтобы было легче всё уложить в голове, запомните главные правила:
- Не пренебрегайте официальным оформлением — это защитит вас от огромных штрафов.
- Обязательно платите налоги и взносы с зарплаты и сдавайте отчёты в ФНС и СФР вовремя.
- Если работник приступил к работе без договора, у вас есть всего 3 дня, чтобы всё оформить на бумаге.
- Своевременно подавайте форму СЗВ-ТД — именно по ней формируется электронная трудовая книжка сотрудника.
Соблюдение сроков и требований ТК РФ при оформлении работника — это залог стабильности вашего бизнеса и уверенности сотрудников в завтрашнем дне.