В современной практике российского труда часто возникают вопросы о том, можно ли вносить сведения о гражданско‑правовых договорах (ГПД) в трудовую книжку работника. Ответ на этот вопрос однозначен: внести запись в трудовую книжку по договору гражданско‑правового характера не требуется. Ниже подробно разъясним правовую основу, практические последствия и особенности оформления.
Правовая основа
Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) регулирует трудовые отношения, а гражданско‑правовое законодательство – отношения, основанные на договорах гражданско‑правового характера. Основные нормы, касающиеся вопроса, находятся в статьях 11 и 15 ТК РФ.
- Статья 11 ТК РФ, часть 8 – в трудовую книжку вносятся сведения о трудовых отношениях, возникших на основании трудового договора.
- Статья 15 ТК РФ, часть 1 – в трудовую книжку вносятся сведения о работе, выполненной по трудовому договору, а также о иных обстоятельствах, установленных ТК РФ.
Если же стороны оформляют отношения как гражданско‑правовой договор (например, договор поставки, услуг, выполнения работ), то они не подпадают под действие ТК РФ и, соответственно, не требуют внесения сведений в трудовую книжку.
Почему нельзя вносить записи о ГПД в трудовую книжку?
Составление трудовых отношений – трудовая книжка фиксирует именно трудовые отношения, то есть отношения, основанные на трудовом договоре. ГПД не создает трудовых отношений.
Отсутствие обязательства по охране труда и социальным гарантиям – в отличие от трудового договора, ГПД не влечет за собой обязательств работодателя по обеспечению условий труда, оплате труда в соответствии с ТК РФ, отпускных и т.д.
Нормативно‑правовая позиция – согласно позиции Системы Кадры и официальных разъяснений Министерства труда, вносить сведения о ГПД в трудовую книжку нельзя.
Как правильно оформлять такие отношения?
Для корректного оформления отношений по ГПД необходимо соблюдать следующие шаги:
- Регистрация и документооборот – сохранить оригинал договора и все сопроводительные документы (акт приема‑передачи, акт выполненных работ и т.д.) в архиве организации.
- Оплата труда – производить оплату в соответствии с условиями договора, но без удержаний, предусмотренных для труда (например, без удержаний на страховые взносы, если они не предусмотрены договором).
- Налоговое оформление – при оплате физическому лицу, не являющемуся ИП, необходимо учитывать требования Налогового кодекса (например, удержание налога на доходы физических лиц, если это предусмотрено законом).
Важно помнить, что в случае сокращения работника или иных кадровых событий, связанных с переходом на трудовой договор, в трудовую книжку вносятся только сведения, подтверждающие трудовые отношения, а не сам факт заключения ГПД.
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибочное оформление «трудовой книжки» для ГПД – некоторые организации, пытаясь упростить бухгалтерию, вносят сведения о ГПД в трудовую книжку. Это нарушает ТК РФ и может привести к проверкам.
- Неправильный тип договора – попытка оформить трудовые отношения под видом ГПД, скрывая фактическое создание трудовых отношений.
- Отсутствие документального подтверждения – отсутствие письменного договора или актов, что затрудняет доказательство характера отношений.
Чтобы избежать этих ошибок, рекомендуется:
- Консультироваться с юристом или специалистом по кадровому делу.
- Ведить отдельный реестр ГПД, где фиксируются все сведения о договорах, их сроках и сторонах.
- При необходимости перехода на трудовой договор оформить соответствующий трудовой договор и уже тогда вносить сведения в трудовую книжку.
Примеры из практики
Пример 1. Юрист компании «Альфа» заключил с физическим лицом договор о предоставлении IT‑услуг на 6 месяцев. После окончания срока стороны подписали акт приема‑передачи. Поскольку договор был гражданско‑правовым, в трудовую книжку сотрудника ничего не вносилось.
Пример 2. При сокращении сотрудника, который ранее работал по ГПД, компания не могла списать его в трудовую книжку как «увольненный», потому что в книжке не было записей о трудовых отношениях. Вместо этого в кадровых документах фиксировалось окончание действия ГПД.
Что делать, если требуется внести запись?
Если по какой‑то причине в трудовую книжку всё же необходимо внести сведения, связанные с ГПД (например, для подтверждения стажа при обращении в пенсионный фонд), то следует:
- Оформить дополнительный документ, подтверждающий переход от ГПД к трудовому договору.
- Внести сведения в соответствии с требованиями ТК РФ, указав дату начала работы, должность, место работы и иные реквизиты.
- Сохранить копию документа в личном деле сотрудника;
Гражданско‑правовые договоры не вносятся в трудовую книжку – это правило закреплено в ТК РФ и подтверждено практикой.
В трудовую книжку вносятся только сведения, подтверждающие трудовые отношения, возникшие на основании трудового договора.
При оформлении отношений по ГПД необходимо соблюдать требования гражданского законодательства, а также налоговое и страховое оформление, но не использовать кадровый документ «трудовая книжка» для фиксации таких отношений.
При необходимости подтверждения факта работы по ГПД лучше вести отдельный реестр и при переходе на трудовой договор оформить соответствующий трудовой договор.
Соблюдая эти рекомендации, вы сможете избежать юридических рисков и обеспечить корректное оформление трудовых и гражданско‑правовых отношений в вашей организации.