С 1 января 2026 года в России завершён переходный период внедрения электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Теперь все работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности сотрудников исключительно в электронном виде․ Однако многие кадровики до сих пор задаются вопросом: можно ли и нужно ли вносить выговор в электронную трудовую книжку? Ответ однозначен — нет․ Ни выговор, ни замечание не вносятся ни в бумажную, ни в электронную трудовую книжку․ Ниже — подробное объяснение, почему так происходит, как правильно оформлять дисциплинарные взыскания и что действительно нужно заносить в ЭТК․

Что говорит Трудовой кодекс РФ?

Согласно статье 192 Трудового кодекса РФ, дисциплинарные взыскания включают в себя три вида:

• замечание;
• выговор;
• увольнение по соответствующим основаниям․

Этот перечень является исчерпывающим․ Других видов дисциплинарных взысканий закон не предусматривает․ При этом статья 66 ТК РФ и Приказ Минтруда России от № 320н («Правила ведения и хранения трудовых книжек») чётко определяют, какие сведения обязательно вносятся в трудовую книжку:

• сведения о работе (должность, организация, даты приёма и увольнения);
• сведения о поощрениях;
• сведения об увольнении — только если оно связано с дисциплинарным взысканием․

Важно: сам по себе выговор, это не основание для записи в трудовой книжке․ Только увольнение, произведённое по пункту 5 части 1 статьи 81 ТК РФ (за грубое нарушение трудовых обязанностей, включая повторное неисполнение обязанностей после выговора), требует внесения соответствующей записи․

Выговор в электронной трудовой книжке: миф или реальность?

Многие работодатели ошибочно полагают, что электронная трудовая книжка — это «расширенная» версия бумажной, куда можно вносить больше данных․ Это неправильно․

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной․ Она содержит тот же набор сведений, что и бумажная, но в защищённом электронном формате, хранящемся в системе Пенсионного фонда РФ (ПФР)․ Ни один нормативный акт не предусматривает внесение в ЭТК информации о выговорах, замечаниях, предупреждениях или других дисциплинарных взысканиях, кроме увольнения․

Подтверждение этого содержится в Письме Минтруда России от № 14-6/ООГ-208, где разъясняется, что:

«Сведения о дисциплинарных взысканиях (замечание, выговор) в трудовую книжку (в т․ч․ электронную) не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение»․

Таким образом, даже если работник получил несколько выговоров, ни один из них не отражается в его ЭТК․ Это касается как новых сотрудников, так и тех, кто перешёл на ЭТК после 2020 года․

Где тогда хранить информацию о выговоре?

Хотя выговор не попадает в трудовую книжку, он обязательно должен быть оформлен и сохранён в личном деле работника․ Это требование закреплено в статье 68 ТК РФ и внутренних локальных нормативных актах (ЛНА) организации․

Порядок оформления выговора:

1. Фиксация нарушения — составление служебной записки, акта, объяснительной записки работника (если он отказывается дать объяснения, составляется акт об отказе)․
2. Издание приказа — оформляется приказ о применении дисциплинарного взыскания (форма № Т-11 или произвольная, но с обязательными реквизитами: дата, основание, статья ТК РФ, подпись руководителя)․
3. Ознакомление работника, под роспись в приказе (если работник отказывается — составляется акт об ознакомлении)․
4. Хранение в личном деле — приказ и все сопутствующие документы (объяснительная, акт, служебная записка) вкладываются в личное дело работника․ Срок хранения — 5 лет после снятия взыскания или увольнения․

Важно! Личное дело — это не просто архив․ Это юридически значимый документ, который может быть запрошен в суде, трудовой инспекции или при проверке ПФР․ Неправильное хранение может привести к штрафам․

Когда выговор всё же отражаеться в ЭТК?

Единственный случай, когда дисциплинарное взыскание попадает в электронную трудовую книжку, это увольнение по статье 81 ТК РФ, связанное с дисциплинарным проступком․

Примеры:

• увольнение за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (после выговора);
• увольнение за грубое нарушение трудовых обязанностей (например, прогул, появление на работе в состоянии опьянения);
• увольнение за совершение аморального проступка, несовместимого с продолжением работы (в зависимости от должности)․

В этом случае в ЭТК вносится запись вида:

«Уволен по п․ 5 ч․ 1 ст․ 81 ТК РФ, за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей, совершенное после применения дисциплинарного взыскания»․

Не вносится сама формулировка «выговор» — только основание увольнения․ Это важно: в ЭТК не пишут «выговор», пишут только причину увольнения․

Что делать, если выговор был внесён ошибочно?

Иногда, особенно в период перехода на ЭТК, кадровики ошибочно вносили информацию о выговорах․ Это — нарушение закона․

Если в ЭТК по ошибке была внесена запись о выговоре, работодатель обязан:

1. Издать приказ об отмене ошибочной записи (с указанием основания — нарушение ст․ 66 ТК РФ и п․ 30 Правил № 320н);
2. Подать в ПФР заявление об исправлении ошибки (через личный кабинет работодателя на сайте ПФР);
3. Уведомить работника о внесении исправлений․

Работник вправе запросить дубликат ЭТК без ошибочных записей․ Если работодатель отказывается — работник может обратиться в трудовую инспекцию или суд․

Какие записи в ЭТК запрещены?

В электронную трудовую книжку нельзя вносить следующие сведения:

• выговоры и замечания;
• штрафы;
• предупреждения;
• дисциплинарные взыскания, не связанные с увольнением;
• сведения о прохождении обучения, курсов повышения квалификации (если только это не требование закона для отдельных профессий);
• личные данные, не относящиеся к трудовой деятельности (семейное положение, здоровье, религиозные убеждения и т․п․)․

Нарушение этих требований влечёт административную ответственность по статье 5․27 КоАП РФ, штрафы до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для должностного лица․

Практические рекомендации для кадровиков

Чтобы избежать ошибок и штрафов, следуйте этим правилам:

1. Не вносите выговоры в ЭТК — ни вручную, ни через систему․
2. Храните все документы о дисциплинарных взысканиях в личном деле работника․
3. При увольнении по дисциплинарной причине — формулируйте запись строго по ТК РФ, без упоминания «выговор»․
4. Проверяйте ЭТК перед передачей данных в ПФР — используйте сервис «Проверка ЭТК» на сайте ПФР․
5. Обучайте сотрудников кадровой службы — регулярно проводите инструктажи по ведению ЭТК․

Выговор в электронную трудовую книжку не вносится — ни при каких обстоятельствах․ Это не просто рекомендация, а требование закона․ ЭТК — это инструмент учёта трудового стажа, а не система контроля за дисциплиной․ Дисциплинарные взыскания — это внутренний инструмент управления персоналом, который должен храниться в личном деле, а не в государственном реестре․

Правильное оформление выговоров и их хранение в личном деле — это не только законно, но и эффективно: такие документы могут стать решающими в спорах с работником, при проверке трудовой инспекции или в суде․ Главное, не перепутать: в ЭТК — только трудовая деятельность, а не поведение․

Помните: выговор — это внутренний документ, а не запись в трудовой книжке․ Соблюдайте закон — и избегайте рисков!