Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника, его стаж, должности, переводы и увольнения. Согласно законодательству РФ, в неё вносятся только сведения, напрямую связанные с трудовыми отношениями. Однако возникает вопрос: можно ли и как вносить запись об учебе в трудовой книжке? Ответ на него требует детального разбора норм законодательства и практики кадрового учёта.
Общие правила внесения записей в трудовую книжку
Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», в трудовую книжку вносятся сведения только о:
- приёме на работу;
- переводе на другую постоянную работу;
- увольнении;
- награждении за успехи в работе;
- названии организации (при смене наименования).
Важно! Сведения об обучении, прохождении курсов повышения квалификации, стажировках, а также об образовании не вносятся в трудовую книжку, если только это не связано с направлением работника на обучение за счёт работодателя и последующим трудоустройством.
Когда запись об учебе всё же вносится?
Единственный законный случай, когда в трудовую книжку может быть внесена запись об обучении — это когда работник был направлен работодателем на обучение с отрывом от производства и после окончания обучения продолжил работу в этой же организации.
Пример: сотрудник направляеться на курсы повышения квалификации по программе «Управление персоналом» на 2 месяца с сохранением среднего заработка. После окончания обучения он возвращается на прежнюю должность.
Образец записи об учебе в трудовой книжке
Запись вносится в графу 4 (сведения о работе) следующим образом:
- Дата:
- Наименование работодателя: ООО «Прогресс»
- Должность: специалист по кадрам
- Основание: приказ № 45 от
- Содержание записи: Направлен на обучение по программе повышения квалификации «Управление персоналом» с по
После окончания обучения вносится вторая запись:
- Дата:
- Наименование работодателя: ООО «Прогресс»
- Должность: специалист по кадрам
- Основание: приказ № 67 от
- Содержание записи: Возвращён с обучения, продолжил работу в должности специалиста по кадрам
Важно! Обе записи должны быть подтверждены приказами работодателя, которые хранятся в архиве организации.
Почему не вносят сведения об образовании?
Сведения об образовании (среднем, высшем, профессиональном) фиксируются в других документах:
- дипломы и аттестаты;
- анкеты и резюме;
- личное дело сотрудника;
- электронные кадровые системы.
Внесение информации об окончании института, колледжа или курсов в трудовую книжку — это нарушение законодательства. Такие записи не имеют юридической силы и могут быть признаны недействительными при проверке трудовой книжки.
Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись об учебе?
Если в трудовой книжке ранее были внесены неправомерные записи (например, «Окончил университет»), то:
- такая запись считается недействительной;
- она не подлежит исправлению, а зачёркивается;
- внизу делается запись: «Запись недействительна. Внесена ошибочно»;
- запись заверяется печатью и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).
Если запись об учебе была внесена по ошибке, работнику выдаётся дубликат трудовой книжки с правильными данными.
Электронные трудовые книжки и обучение
С 2021 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки (ЭТК). В них также не вносятся сведения об обучении, за исключением направления на обучение с отрывом от работы (как и в бумажных вариантах).
Все сведения об образовании и повышении квалификации теперь хранятся в:
- личном кабинете работника на портале Пенсионного фонда РФ;
- системе «Электронная трудовая книжка»;
- внутренних кадровых базах компании.
Работодатель обязан передавать в ПФР информацию о направлении на обучение, если оно связано с трудовыми отношениями.
Практические рекомендации для кадровиков
- Не вносите в трудовую книжку информацию об окончании учебного заведения, курсах, семинарах, если они не связаны с направлением от работодателя.
- Используйте приказы как основание для внесения записей о направлении на обучение.
- Сохраняйте копии приказов не менее 75 лет (согласно архивным нормам).
- При смене работодателя работник сам предоставляет документы об образовании, они не переносятся в новую трудовую книжку.
- Обучайте сотрудников: многие считают, что трудовая книжка — это «история жизни», но на самом деле — это только документ о трудовой деятельности.
Запись об учебе в трудовой книжке — это исключение, а не правило. Она допускается только при направлении работника на обучение с отрывом от работы и подтверждается приказом. Любые другие сведения об образовании, включая окончание ВУЗа, колледжа, курсов, в трудовую книжку вносить нельзя.
Соблюдение этих правил помогает избежать:
- ошибок при проверке трудовой книжки;
- проблем с Пенсионным фондом;
- споров с работниками;
- штрафов со стороны трудовой инспекции.
Помните: трудовая книжка — это не автобиография, а документ о трудовом стаже. Её содержание должно быть точным, лаконичным и соответствовать закону.
Совет: Если работник просит внести запись об обучении — объясните ему, что это не требуется по закону, и предложите сохранить дипломы и сертификаты в личном деле или в электронном архиве компании.