Трудовая книжка, это основной документ, в котором отражаются сведения о трудовом стаже и всех местах работы гражданина. По этой причине законодательство строго регламентирует порядок ее хранения и выдачи. Работодатели и работники часто задаются вопросом: можно ли выдать трудовую книжку на руки до увольнения? В этой статье мы подробно разберем, что говорит закон о досрочной выдаче, какие существуют исключения и как меняются правила с учетом перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК).
Общее правило: выдача книжки запрещена
Согласно действующим нормативным актам, бумажная трудовая книжка является документом строгой отчетности. В период работы сотрудника в компании она должна хранится у работодателя.
Выдавать её заранее, до момента увольнения, значит нарушать правила хранения кадровых документов. Работодатель несет ответственность за сохранность трудовых книжек своих сотрудников. Если документ будет выдан на руки заранее и утерян работником, ответственность ляжет на работодателя, так как факт незаконной выдачи будет налицо.
Единственное законное исключение: оформление пенсии
Из любого правила есть исключения. Законодательство предусматривает лишь один случай, когда трудовую книжку можно выдать работнику на руки заранее, до его увольнения:
- Оформление пенсии. Временно выдать трудовую книжку на руки можно только для оформления пенсии.
- Сроки. Работодатель обязан выдать документ не позднее 3 рабочих дней после получения соответствующего письменного заявления от работника.
- Возврат; После предоставления документа в пенсионные органы сотрудник обязан вернуть трудовую книжку работодателю в установленный срок.
Во всех остальных случаях (например, для получения кредита, визы или устройства на работу по совместительству) работодатель не имеет права выдавать оригинал трудовой книжки на руки. Вместо этого сотруднику по его заявлению выдается выписка из трудовой книжки или заверенная копия.
Выдача трудовой книжки при увольнении
Главное событие, когда выдача трудовой книжки становится обязательной — это увольнение сотрудника.
Сроки выдачи
Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. Задержка выдачи является нарушением трудовых прав сотрудника и может повлечь за собой штрафные санкции и обязанность выплатить компенсацию за вынужденный прогул.
Если заявление подано перед самым увольнением
Бывают ситуации, когда работник подает заявление об увольнении менее чем за три рабочих дня до даты расторжения трудового договора. В этом случае действует особое правило: трудовая книжка выдается работнику не позднее дня увольнения.
Если работник не может забрать документ лично
Если в день увольнения работник отсутствует на рабочем месте или отказывается забирать книжку, работодатель должен:
- Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.
- Работник может заранее написать письменное заявление с просьбой переслать ему по почте трудовую книжку.
- Пересылка документа допускается только с письменного согласия работника.
Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2025-2026 годах
С переходом на электронные трудовые книжки процедура получения сведений о стаже значительно упростилась. Напомним, что до 31 декабря 2020 года уже трудоустроенные работники должны были выбрать вариант ведения трудовой книжки: традиционный бумажный документ или электронный.
Как получить выписку из ЭТК
Если работник перешел на электронный формат, ему не нужно просить работодателя выдать оригинал документа на руки. Сведения хранятся в информационных системах, и получить к ним доступ можно в любое время:
- Через портал Госуслуг. Необходимо авторизоваться, на главной странице перейти в раздел «Услуги», в подразделе «Справки/Выписки» найти ссылку «Выписка из электронной трудовой книжки», перейти по ней и отправить запрос.
- У работодателя. На подготовку и выдачу справки (выписки) из ЭТК у компании будет три рабочих дня с момента обращения сотрудника.
- В МФЦ или ПФР (СФР). Работник может лично обратиться в Многофункциональные центры или Социальный фонд России для получения выписки.
Оформление трудовой книжки впервые
Для тех, кто только начинает свой трудовой путь, действует отдельное правило. По закону все работодатели, включая индивидуальных предпринимателей, обязаны завести трудовую книжку сотруднику, который работает у них более пяти дней, если до этого у новичка не было работы. Первый работодатель оформляет документ, вносит первую запись о приеме на работу, а затем несет ответственность за его хранение.
Что делать при утере?
Если трудовая книжка была утеряна (в т.ч., если работник взял ее для оформления пенсии и не вернул), оформляется дубликат. Порядок оформления дубликата трудовой книжки при утере строго регламентирован: работнику необходимо написать заявление, а работодателю, восстановить записи на основании имеющихся документов (приказов, справок с предыдущих мест работы).