Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․
Вопрос о том, можно ли выдать её «на руки» в течение рабочего дня, часто возникает как у работодателя, так и у сотрудника․ Ниже мы разберёмся в правовых нормах, практических нюансах и порядке оформления временной выдачи․
Что такое трудовая книжка и почему она важна
Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируются сведения о:
- трудоустройстве и месте работы;
- переводах на другую постоянную работу;
- увольнении и основаниях его прекращения;
- награждениях за успехи в профессиональной деятельности․
Работодатель принимает её от работника при трудоустройстве и хранит в течение всего периода работы․ После увольнения работник обязан получить оригинал, а работодатель обязан оформить все записи в течение трёх рабочих дней․
Правовые основы выдачи трудовой книжки
Согласно Трудовому кодексу РФ и Правилам выдачи трудовой книжки, основные требования таковы:
- Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления․
- В случае увольнения работник получает её в последний рабочий день․
- Временная выдача допускается только в двух случаях:
- при увольнении в последний день работы;
- для оформления пенсии – не позднее 3 рабочих дней после получения заявления․
- При пересылке по почте работодатель может отправить трудовую книжку только после получения согласия работника․
Когда можно выдать трудовую книжку на руки
Основные ситуации, в которых возможно временное выдавание:
- Увольнение – в последний рабочий день работника․ Это обязательный пункт, подтверждающий его права на получение всех записей․
- Оформление пенсии – работник может получить оригинал в течение 3 рабочих дней после обращения․
- Предоставление в Службу занятости (СФР) – иногда требуется оригинал для подтверждения стажа․
- Временное пользование – при необходимости предоставить оригинал в другом учреждении, но при этом работник должен подписать расписку․
Процедура выдачи трудовой книжки на руки
- Подготовка заявления – работник оформляет письменное заявление о выдаче․ В заявлении указывается дата, цель и срок пользования․
- Проверка документов – кадровый отдел проверяет наличие всех необходимых записей и подписей․
- Выдача и подпись расписки – работник подписывает расписку о получении, а кадровик – о возврате․ В расписке фиксируются дата выдачи, дата возврата и подписи сторон․
- Срок возврата – обычно устанавливается в заявлении (например, 5 дней); После истечения срока работник обязан вернуть книгу․
- Возврат и хранение – после возврата книга возвращается в архив работодателя․
Важно сохранять копии заявлений и расписок в кадровом журнале, чтобы избежать спорных ситуаций․
Пересылка трудовой книжки по почте
Пересылка возможна только с согласия работника․ После направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи․ При этом работник обязан подписать подтверждение получения․
Электронная трудовая книжка: альтернатива бумажной
С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка․ Она не исчезает и доступна в любой точке страны․ Однако при переходе на электронную версию не определены сроки выдачи бумажной копии, поэтому работодателю рекомендуется хранить оригинал до тех пор, пока работник не подтвердит переход․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли выдать трудовую книжку без согласия работника? – Нет, только при согласии и подписании расписки․
- Сколько времени занимает выдача? – В пределах трёх рабочих дней от подачи заявления․
- Что делать, если работник не вернул книгу? – Вынести из архива и оформить акт о невыданном документе․
- Можно ли выдать книгу в течение рабочего дня, но не в последний день? – Да, но только в случаях, предусмотренных законом (пенсия, СФР)․
Выдача трудовой книжки на время – это регулируемый процесс, который требует соблюдения сроков и формальностей․ Работодатель обязан выдать оригинал в течение трёх рабочих дней, а работник – вернуть его в оговоренный срок․ При правильном оформлении и соблюдении всех правил обе стороны защищены от возможных споров․
Для более подробной информации можно обратиться к КонсультантПлюс, ГАРАНТ․РУ и официальным порталам госуслуг, где публикуются актуальные нормативные акты и образцы заявлений․