В 2026 году многие организации сталкиваются с вопросом о том, можно ли выдать трудовую книжку новому сотруднику без оплаты. Ответ зависит от формы оформления (бумажной или электронной), от даты начала работы и от того, подал ли работник заявление о выборе формы ведения трудовой деятельности.
Правовая основа
Согласно информации Министерства труда и социальной защиты РФ, с 1 января 2021 года ведение сведений о трудовой деятельности может осуществляться только в электронном виде, если работник не подавал заявления о ведении бумажной трудовой книжки.
- До 2021 года сотрудник мог выбрать форму: бумажную или электронную.
- С 1 января 2021 года по умолчанию вводятся электронные трудовые книжки.
- Если заявление не подавалось, то трудовая деятельность фиксируется в электронном виде.
Что изменилось в 2026 году?
В 2026 году переход на электронные формы уже завершён. Поэтому:
- Бумажные книжки выдаются только в исключительных случаях (потеря, повреждение, стихийное бедствие).
- Для новых сотрудников, которые впервые поступают на работу, выдача происходит только в электронном виде.
Условия бесплатной выдачи
Бесплатная выдача трудовых книжек разрешена в следующих ситуациях:
- Чрезвычайные обстоятельства – пожар, наводнение, кража или иные стихийные бедствия, в результате которых оригинальная книжка утрачена или повреждена.
- Переход на электронный формат – если работник не подавал заявления о ведении бумажной формы, его трудовые отношения фиксируются в электронной книжке, которую можно получить без оплаты.
- Первый раз приём на работу – при первом трудоустройстве в 2026 году выдача новой книжки (бумажной или электронной) осуществляется бесплатно, если работник не имеет предыдущей записи.
Как оформить заявление о выдаче?
Для получения бумажной копии (если она всё ещё используется) необходимо:
- Подать заявление о выдаче трудовой книжки в кадровую службу.
- К заявлению приложить копию паспорта и, при необходимости, копию предыдущей книжки.
- Работодатель обязан выдать книжку не позднее чем через три рабочих дня с момента получения заявления.
Заявление можно скачать здесь (пример формы).
Как получить электронную трудовую книжку бесплатно?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) доступна через государственную услугу Госуслуги. Пошаговая инструкция:
- Войдите в личный кабинет на Госуслуги.
- Перейдите в раздел «Документы» → «Работа» → «Трудовая книжка».
- Выберите действие «Получить электронную книжку».
- Подтвердите личность (через SMS или биометрию).
- Система автоматически сформирует ЭТК и пришлёт её на ваш электронный почтовый ящик.
Получение электронной книжки полностью бесплатно и занимает несколько минут.
Что делать, если бумажная книжка потеряна или повреждена?
В случае утраты или повреждения оригинального документа:
- Подайте заявление о выдаче дубликата в отделении Фонда.
- Работодатель может выдать заверенные копии всех страниц оригинальной книжки.
- Если копии недоступны, оформите новую электронную книжку через Госуслуги.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли выдать книжку без оплаты, если работник уже имеет бумажную? – Да, если она повреждена или утрачена, а также в случае стихийного бедствия.
- Сколько времени занимает оформление электронной книжки? – От 5 до 15 минут, в зависимости от скорости интернета.
- Нужно ли подписывать бумажную копию после выдачи? – Нет, подпись требуется только в случае выдачи оригинального документа, но не обязательна.
- Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную книжки? – Нет. С 2021 года ведётся только одна форма – электронная, если не было заявления о сохранении бумажной.
Таким образом, выдача трудовой книжки работнику может быть полностью бесплатной, если соблюдены определённые условия:
- Работник впервые поступает на работу в 2026 году.
- Утрата, повреждение или стихийное бедствие привели к необходимости дубликата.
- Переход на электронный формат (по умолчанию) без подачи заявления о ведении бумажной формы.
Для получения более подробной информации рекомендуем обращаться к официальным ресурсам:
- Министерство труда и социальной защиты РФ
- Госуслуги
- Телефон горячей линии: ###-###-####
Если у вас возникнут дополнительные вопросы – оставляйте их в комментариях, и мы постараемся дать квалифицированный ответ;