Дата публикации: 21 мая 2026 года
Трудовая книжка — это один из важнейших документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. При увольнении работодатель обязан выдать её сотруднику в последний рабочий день. Однако на практике не всегда возможно личное получение документа. В таких случаях возникает вопрос: можно ли выдать трудовую книжку по доверенности? Ответ на этот вопрос требует анализа действующего законодательства, судебной практики и позиции контролирующих органов.
Нормативная база: что говорит закон?
Трудовой кодекс Российской Федерации
В Трудовом кодексе РФ (далее — ТК РФ) отсутствуют прямые нормы, регулирующие выдачу трудовой книжки по доверенности. Однако статья 84.1 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя выдать трудовую книжку в день увольнения. Нарушение этого требования может повлечь административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.
Гражданский кодекс Российской Федерации
Согласно статье 185 ГК РФ, доверенность — это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами. Таким образом, получение трудовой книжки по доверенности формально возможно, если она оформлена в соответствии с требованиями ГК РФ.
Постановление Правительства РФ от № 225
Этим документом утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек. В них указано, что:
- выдача трудовой книжки производится работнику под роспись в личной карточке (форма Т-2) и в книге учёта движения трудовых книжек;
- если книжка выдаётся по доверенности, то соответствующие записи делает лицо, получившее доверенность.
Позиция Роструда и судебная практика
Официальная позиция Роструда
Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) рекомендует:
- направлять уведомление работнику о необходимости явки за трудовой книжкой;
- при согласии работника — высылать книжку по почте;
- избегать выдачи трудовой книжки по доверенности, так как это создаёт риски для работодателя.
Такая позиция обусловлена тем, что:
- трудовая книжка — это документ строгой отчётности;
- её выдача должна быть документально зафиксирована;
- возможны споры о подлинности доверенности или полномочиях представителя.
Судебная практика
В судебной практике встречаются случаи, когда суд признаёт выдачу трудовой книжки по доверенности правомерной, если:
- доверенность оформлена в нотариальном порядке;
- в ней чётко указаны полномочия на получение трудовой книжки;
- представлены документы, удостоверяющие личность представителя.
Однако есть и противоположные решения, где суд указывает, что трудовая книжка должна быть выдана лично работнику, так как она не является предметом гражданского оборота и не может быть передана по доверенности.
В 2010 году гражданин обратился в суд с требованием признать недействительным отказ в выдаче трудовой книжки по доверенности. Суд первой инстанции удовлетворил требования, сославшись на то, что доверенность была надлежащим образом оформлена. Однако апелляционная инстанция отменила решение, указав, что трудовая книжка — это личный документ работника, и её передача по доверенности не предусмотрена трудовым законодательством.
Как правильно оформить доверенность на получение трудовой книжки?
Требования к доверенности
Для минимизации рисков работодателю следует требовать:
- Нотариально заверенную доверенность — это снижает риск подделки и подтверждает полномочия представителя;
- В доверенности должны быть указаны:
- ФИО доверителя (работника);
- ФИО представителя;
- серия и номер паспорта доверителя и представителя;
- дата выдачи и место рождения;
- конкретные полномочия (например: «получить трудовую книжку у ООО ‘Ромашка'»);
- срок действия доверенности (обычно, до 3 лет);
- подпись доверителя.
- Представитель должен предъявить паспорт для сверки данных.
Образец доверенности (2026 год)
г. _______________ «__» ____________ 20__ г.
Я, Иванов Иван Иванович, дата рождения 15 марта 1985 года, место рождения: г. Москва, паспорт 77 12 345678, выдан ОВД «Сокольники» г. Москвы ,
проживающий по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 1, кв. 1,
настоящей доверенностью уполномочиваю Петрову Анну Сергеевну, дата рождения 20 апреля 1990 года, место рождения: г. Санкт-Петербург, паспорт 78 90 123456, выдан ОВД «Петроградский» г. Санкт-Петербурга ,
проживающую по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Гагарина, д. 2, кв. 3,
получить мою трудовую книжку, хранящуюся в ООО «Ромашка», расположенном по адресу: г. Москва, ул. Пушкина, д. 10.
Доверенность выдана сроком на 1 (один) год без права передоверия.
Подпись доверителя: _____________________ /Иванов И.И./
Подпись представителя: ________________ /Петрова А.С./
Важно! Если доверенность не заверена нотариусом, работодатель вправе отказать в выдаче трудовой книжки.
Риски для работодателя при выдаче трудовой книжки по доверенности
- Ответственность за неправильную выдачу: если книжка будет выдана не тому лицу, работодатель может быть привлечён к административной ответственности;
- Споры с работником: работник может оспорить факт передачи книжки представителю;
- Отсутствие возможности внести изменения: если представитель не сможет предоставить книжку для внесения записи об увольнении, это создаст проблемы для работника;
- Риск подделки доверенности: без нотариального заверения сложно проверить подлинность документа.
Поэтому большинство работодателей предпочитают:
- направлять уведомление работнику с предложением явиться лично;
- предлагать выслать трудовую книжку по почте;
- в крайнем случае — оформлять нотариальную доверенность.
Альтернативные способы передачи трудовой книжки
Высылка почтой
Работодатель может:
- направить работнику уведомление о необходимости получения трудовой книжки;
- предложить выслать её по почте заказным письмом с описью вложения;
- получить от работника письменное согласие на такой способ передачи.
Передача через представителя отдела кадров
Некоторые организации практикуют направление представителя отдела кадров к работнику для передачи документа; Это возможно, если:
- работник находится на больничном или в отпуске;
- организация имеет филиальную сеть;
- есть соответствующее распоряжение руководства.
Электронная трудовая книжка
С 2020 года в России внедряется электронная трудовая книжка. Работник может получить доступ к ней через портал Госуслуг. Это позволяет избежать проблем с физической передачей документа.
Что делать, если работник не явился за трудовой книжкой?
Если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения, работодатель должен:
- направить уведомление работнику заказным письмом с описью вложения;
- предложить явиться лично или выслать доверенное лицо;
- если работник не отреагировал, хранить трудовую книжку в течение 2 лет;
- по истечении 2 лет, уничтожить её в установленном порядке.
Важно! Работодатель не вправе изымать трудовую книжку у работника или отказывать в её выдаче.
- Выдача трудовой книжки по доверенности не запрещена законом, но связана с рисками;
- Оптимальный вариант, личное получение или высылка по почте;
- Если выдача по доверенности неизбежна, она должна быть нотариально заверена;
- Работодатель должен чётко фиксировать факт передачи в учётных документах;
- Электронная трудовая книжка, перспективное решение для избежания споров.
Рекомендации для работодателей:
- Включите в локальные нормативные акты положение о порядке выдачи трудовых книжек, включая возможность передачи по доверенности;
- Обучите сотрудников отдела кадров правилам работы с доверенностями;
- Используйте нотариальные доверенности для минимизации рисков;
- Ведите журнал учёта всех случаев выдачи трудовых книжек;
- Своевременно направляйте уведомления работникам о необходимости получения документа.
Вопрос о выдаче трудовой книжки по доверенности остаётся спорным. С одной стороны, закон не содержит прямого запрета, с другой — судебная практика и позиции контролирующих органов склоняются к тому, что трудовая книжка — это личный документ, который должен быть получен лично.
Поэтому работодателям рекомендуется проявлять осторожность и отдавать предпочтение альтернативным способам передачи (личное получение, почта, электронная книжка). Если же выдача по доверенности неизбежна, она должна быть оформлена в строгом соответствии с законом, чтобы избежать возможных споров и административной ответственности.
Помните: трудовая книжка — это не просто документ, а основной подтверждающий документ трудового стажа. От её правильного оформления и выдачи зависит не только соблюдение закона, но и защита прав работника.
Полезные ссылки:
- Официальный сайт Роструда
- КонсультантПлюс
- Гарант
- Портал Госуслуг (электронная трудовая книжка)