Ведение трудовых книжек, один из важнейших процессов в кадровом делопроизводстве Российской Федерации. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат все еще актуален для определенных категорий работников и архивных данных. В данной статье мы подробно разберем, как присваивались номера бланкам трудовых книжек по годам, как их правильно регистрировать и где найти необходимую информацию.
Что такое номер бланка трудовой книжки?
Каждый бланк трудовой книжки имеет уникальный серийный номер. Он состоит из серии (буквенно-цифровое обозначение) и непосредственно номера (цифровое значение). Этот идентификатор необходим для:
- Учета бланков строгой отчетности в организации;
- Контроля за выдачей документов работникам;
- Проверки подлинности документа;
- Ведения журналов регистрации трудовых книжек.
Нумерация трудовых книжек по годам выпуска
Важно понимать, что жесткой привязки конкретного диапазона номеров к конкретному календарному году не существует. Бланки печатаются большими тиражами на Гознаке, и их серия зависит от года заключения контракта на печать, а не от года, когда документ попал в руки работнику.
Основные периоды и серии бланков
- Советский период (до 1992 года): Использовались бланки с сериями, начинающимися на «А», «Б», «В» и т.д. Они до сих пор имеют юридическую силу, если были заведены правильно.
- Период с 2004 года: Введены новые бланки трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от № 225). Основные серии, которые встречались в разные годы:
- Серии КН (I, II, III, IV, V, VI, VII, VIII, IX, X) — наиболее массовые серии, использовавшиеся с 2004 по 2019 годы.
- Серии ТБ — встречались реже, также относятся к периоду действия бланков 2004 года.
- Период с 2020-2026 годов: В связи с переходом на электронные трудовые книжки, печать новых бумажных бланков для первичной выдачи прекращена (за исключением случаев утери или порчи по заявлению работника, где выдаются остатки старых серий или специальные бланки). Однако в обороте остаются бланки, закупленные работодателями ранее.
Как узнать год выпуска по номеру?
Определить точный год выпуска бланка только по его номеру без доступа к внутренним реестрам Гознака невозможно; Однако косвенно год можно оценить по серии:
- Если в книжке серия КН I — скорее всего, бланк выпущен в 2004–2007 годах.
- Серии КН IV – КН VII активно использовались в период с 2010 по 2016 годы.
- Более поздние серии (например, КН X) могли поступить в продажу ближе к 2018–2019 годам.
Важно: Отсутствие книжки в базах данных не означает её поддельность, так как единой открытой базы всех выданных бланков для граждан не существует. Проверку подлинности проводит Пенсионный фонд (СФР) при назначении пенсии.
Правила регистрации номеров в организации
Работодатель обязан вести учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Для этого используется:
- Приходно-расходная книга
- Журнал учета
В эти документы вносятся:
- Серия и номер бланка;
- Дата получения бланка;
- ФИО работника, получившего книжку;
- Дата выдачи и подпись работника.
Электронные трудовые книжки: новый стандарт
С 2020 года в России запущен проект электронных трудовых книжек. С 1 января 2021 года для новых работников бумажные книжки не заводятся (только по их письменному заявлению). В электронном виде у документа нет физического номера бланка, его идентификатором является СНИЛС работника и записи в базе Социального фонда России (СФР).
Однако, если работник вел бумажную книжку ранее, ее номер и серия должны быть корректно отражены в электронном виде при первом предоставлении сведений в СФР.
Частые вопросы (FAQ)
Можно ли восстановить номер утерянной трудовой книжки?
Нет, номер бланка восстановить нельзя. При утере заводится новая трудовая книжка с новым номером. Стаж подтверждается архивными справками от предыдущих работодателей.
Где посмотреть, действителен ли номер бланка?
Официального онлайн-сервиса для проверки серии и номера бланка трудовой книжки для широкой публики не существует. Проверку проводит работодатель при приеме на работу (визуально) и СФР при формировании пенсионного дела.
Что делать, если в журнале ошибка в номере?
Исправления в приходно-расходной книге и журнале учета делаются аккуратно: зачеркивается неверная запись, рядом пишется верная, ставится подпись ответственного лица и печать организации (при наличии) с пометкой «Исправленному верить».
Помните, что правильное ведение учета номеров трудовых книжек защищает как работодателя от претензий проверяющих органов, так и работника от проблем с подтверждением стажа в будущем.