С 1 января 2026 года в России вступили в силу ключевые изменения в порядке ведения трудовых книжек. Многие работники задаются вопросом: можно ли теперь просто выкинуть старую бумажную трудовую книжку и перейти на цифровой формат? Ответ — неоднозначен и требует понимания новых правил.
Что изменилось с 2026 года?
Согласно изменениям в Трудовом кодексе РФ (ст. 66.1):
- Для новых работников, принятых на работу впервые с 1 февраля 2026 года и ранее не имевших трудового стажа, трудовая книжка открывается только в электронной форме. Бумажный вариант им не выдается.
- Для всех остальных работников (уже имеющих стаж) сохраняется право выбора: можно продолжить вести бумажную трудовую книжку или перевести ее в электронный формат по заявлению.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это не просто скан или копия. Это официальный юридический документ, хранящийся в единой базе Социального фонда России (СФР). В ней содержатся все те же сведения, что и в бумажном варианте:
- Данные о работнике (ФИО, дата рождения).
- Полная история трудовой деятельности: все места работы, должности, даты приема и увольнения.
- Сведения о заработной плате, страховых взносах и социальных выплатах.
- Подтверждение трудового стажа для назначения пенсии и других льгот.
Ключевое преимущество: документ невозможно утратить, повредить или украсть. Доступ к нему есть у работника через портал «Госуслуги» или личный кабинет на сайте СФР.
Можно ли выкинуть бумажную трудовую книжку? Прямой ответ
Нет, выкидывать бумажную трудовую книжку, которая у вас уже есть, категорически нельзя! Вот почему:
Если вы не подали заявление на перевод в ЭТК
Ваша бумажная книжка остается единственным юридически значимым документом, подтверждающим ваш стаж. Ее уничтожение равносильно самоустранению доказательств своей трудовой деятельности. Это может привести к:
- Непризнанию части или всего трудового стажа.
- Проблемам при оформлении пенсии, пособий, кредитов.
- Трудностям при устройстве на новую работу, если работодатель (в редких случаях) запросит бумажный вариант.
Если вы подали заявление и перевели книжку в ЭТК
Даже после официального перевода в электронный формат не рекомендуется физически уничтожать бумажный оригинал. Рекомендуемый порядок действий:
- Получить подтверждение от работодателя и СФР, что все записи успешно перенесены в электронную базу. Проверить актуальность данных в личном кабинете СФР.
- Сдать бумажную книжку по месту работы (в отдел кадров или бухгалтерию) с письменным заявлением о ее изъятии в связи с ведением учета в ЭТК. Работодатель обязан принять ее и сделать отметку о сдаче.
- Получить от работодателя документ (например, акт или расписку), подтверждающий, что они приняли от вас бумажную книжку для архива. Это ваша страховка на случай ошибок в переносе данных.
- Только после этого можно уничтожить бумажный носитель, имея на руках доказательство сдачи.
Права работника: что можно и нужно делать?
Закон дает вам право выбора. Вот ваши шаги:
- Проверить статус своей трудовой книжки. Обратится в отдел кадров своего текущего работодателя. Уточнить, ведутся ли сведения о вас уже в СФР (форма ЕФС-1).
- Принять решение. Если вы не хотите иметь дело с бумагой, подайте письменное заявление работодателю о переводе вашей трудовой книжки в электронный формат. Работодатель обязан выполнить это в течение 15 рабочих дней.
- Контролировать процесс. После перевода проверьте все записи в личном кабинете СФР через «Госуслуги». Убедитесь, что нет ошибок в датах, должностях, названиях организаций.
- Не терять бумажную книжку до завершения перевода. Она остается вашим основным документом до момента, пока вы не убедитесь в полном и точном переносе данных.
Риски и подводные камни
Переход на ЭТК не лишен сложностей:
- Ошибки при переносе. Работодатель или сотрудник отдела кадров может ошибиться при заполнении электронной формы (например, в дате увольнения). Исправлять такие ошибки сложнее, чем зачеркнуть и исправить запись в бумажной книжке (с подписью и печатью). Требует времени и взаимодействия с СФР.
- Недостаток «осязаемости». Некоторые люди психологически спокойнее относятся к физическому документу в руках, который можно показать.
- Проблемы с доступом. Для работы с ЭТК нужен интернет и аккаунт на «Госуслугах». Для пожилых людей или жителей отдаленных районов без стабильного интернета это может быть проблемой.
Выкидывать трудовую книжку бездумно, опасно. Пока вы не получили 100% гарантии, что все ваши данные корректно отражены в базе СФР, бумажный документ должен храниться в надежном месте.
Правильный алгоритм:
- Не выкидывайте. Храните бумажную книжку.
- Решитесь на перевод. Подайте заявление работодателю.
- Проверьте и перепроверьте. Сверьте записи в ЭТК с бумажным оригиналом.
- Сдайте оригинал с актом. Передайте бумажную книжку работодателю с документальным подтверждением.
- Только тогда — утилизируйте. После получения подтверждения о сдаче можно уничтожить бумажный носитель.
Главный вывод: Электронная трудовая книжка — это будущее, которое уже наступило для новых поколений работников. Но переход должен быть осознанным и контролируемым. Бумажный документ — ваша страховка до полного и безупречного перехода в цифру.
Статья подготовлена на основе анализа текстовых фрагментов, датированных периодом с 2001 по 2026 год, и актуальных положений Трудового кодекса РФ. Для получения персональной консультации по вашему случаю рекомендуется обратиться в отдел кадров вашей организации или в территориальный орган Социального фонда России.