Вопрос о том, можно ли с работы взять трудовую книжку, если она ведется в бумажном виде, или как получить доступ к данным, если она электронная, остается одним из самых актуальных для российских работников. С 2021 года в России произошел кардинальный переход на цифровые форматы учета стажа, однако бумажные документы все еще находятся в обороте. Давайте разберемся в деталях, опираясь на текущее законодательство и сложившуюся практику.
Текущая ситуация: Бумажная vs Электронная трудовая
Как известно, цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Работающие по трудовому договору россияне с 2020 года ведут электронную трудовую книжку (ЭТК). Все сведения, которые раньше вносили в бумажный бланк, теперь передаются в Пенсионный фонд России (СФР) в электронном виде.
С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки для тех, кто выбрал этот формат или впервые устраивается на работу. Однако в некоторых ситуациях вести бумажный вариант все еще приходится (например, для тех, кто подал заявление о сохранении бумажной книжки до конца 2020 года).
Можно ли забрать бумажную трудовую книжку на время работы?
Это самый распространенный вопрос. Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовая книжка является документом строгой отчетности и должна храниться у работодателя по месту основной работы сотрудника.
- Общее правило: Просто так «взять почитать» или «показать в банке» оригинал бумажной трудовой книжки во время работы нельзя. Работодатель обязан обеспечить ее сохранность.
- Исключение — увольнение: В день увольнения работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку на руки вместе с другими документами.
- Исключение — подтверждение стажа: Если работнику urgently требуется подтвердить стаж (например, для оформления пенсии, визы или кредита), работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника выдать заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее. Оригинал в этом случае обычно не выдается, так как высок риск утери.
Если трудовая книжка утеряна, испорчена или необходима для восстановления записей, процедура также регулируется внутренними инструкциями и требованиями СФР, но на руки оригинал в период действия трудового договора, как правило, не дают.
Что делать, если нужна информация из трудовой?
Поскольку взять оригинал бумажной книжки просто так нельзя, важно знать альтернативные пути получения информации:
- Заверенная копия. Напишите заявление в отдел кадров. Копия должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации (или кадровой службы). Каждая страница копии нумеруется и прошивается.
- Выписка из трудовой. Работодатель может сделать выписку из конкретного раздела трудовой книжки, что часто требуется для банков или консульств.
- Электронная трудовая (ЭТК). Это самый быстрый способ. Сведения о вашей трудовой деятельности доступны:
- На портале Госуслуги.
- В личном кабинете на сайте Социального фонда России (СФР).
- Через приложение «Мой налог» или банковские приложения (для клиентов некоторых банков).
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
С 2020 года все новые сотрудники автоматически переходят на ЭТК. Чтобы подтвердить ее наличие или получить справку о трудовой деятельности (форма СТД-Р), вам не нужно брать ничего у работодателя физически.
Работодатель обязан по заявлению работника предоставить сведения о трудовой деятельности (выписку) в течение 3 рабочих дней. Однако удобнее всего скачать этот документ самостоятельно через Госуслуги, где он будет подписан усиленной квалифицированной электронной подписью и иметь равную юридическую силу с бумажным документом с печатью.
Важные нюансы хранения и выдачи
Трудовая книжка — это документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о приеме, переводах и увольнении. Потеря этого документа (в случае бумажного варианта) создает проблемы как для работника (подтверждение стажа для пенсии), так и для работодателя (штрафы).
Именно поэтому работодатели крайне неохотно расстаются с оригиналами. Если вам настойчиво требуют оригинал бумажной трудовой книжки третьи лица (не новый работодатель при оформлении), требуйте предоставления списка документов, где это указано, или используйте заверенные копии.
Резюме
Ответ на вопрос «Можно ли с работы взять трудовую книжку?» зависит от формата ее ведения и цели:
- Оригинал бумажной книжки на время работы взять нельзя, только при увольнении.
- Заверенную копию бумажной книжки получить можно и нужно по первому требованию.
- Сведения из ЭТК доступны каждому гражданину онлайн в любой момент времени без участия работодателя.
Помните, что грамотное использование возможностей электронных сервисов и знание своих прав при работе с бумажными носителями поможет избежать бюрократических проволочек и сохранить важные данные о стаже в безопасности.