Трудовая книжка — это не просто формальный документ, а основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Кроме этого, трудовая книжка относится к категории документов строгой отчетности. Именно поэтому ее хранение и выдача строго регламентированы законодательством. Многие работники задаются вопросом: можно ли на время забрать трудовую из отдела кадров, например, для оформления кредита или субсидии? Давайте разберемся в этом вопросе подробно.
Что говорит закон?
Согласно Трудовому кодексу РФ и Правилам ведения и хранения трудовых книжек, работодатель обязан хранить трудовые книжки сотрудников, с которыми у него заключен действующий трудовой договор. Выдача оригинала документа на руки работнику в период его работы в компании категорически запрещена за исключением одного случая.
Единственный случай, когда оригинал выдается на руки
Закон допускает выдачу оригинала трудовой книжки работнику только в одном случае — в день увольнения. В этот день работодатель обязан произвести расчет и выдать на руки все документы, связанные с работой, включая трудовую книжку.
Если в день увольнения выдать документ невозможно (работник отсутствует или отказывается забирать), работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа.
Почему нельзя взять оригинал на время?
Отдел кадров не имеет права выдавать оригинал трудовой книжки работающему сотруднику по нескольким причинам:
- Риск утраты: Документ строгой отчетности может быть утерян работником, что приведет к сложной и длительной процедуре оформления дубликата.
- Ответственность работодателя: В случае потери трудовой книжки работодателем (даже если она была выдана на руки по просьбе работника), ответственность ложится на компанию. Работодателю придется восстанавливать стаж за свой счет.
- Нарушение законодательства: Выдача оригинала без веских законных оснований является прямым нарушением трудового законодательства, за что предусмотрены штрафные санкции.
Что делать, если трудовая книжка нужна для предоставления куда-либо?
Чаще всего оригинал трудовой книжки требуют банки для оформления ипотеки или кредита, а также различные государственные органы для назначения пособий, пенсий или субсидий; Однако в большинстве случаев предоставления оригинала не требуется — достаточно заверенной копии или выписки.
Как получить заверенную копию?
Работник имеет право обратиться в отдел кадров с письменным заявлением о выдаче копии трудовой книжки или выписки из нее. Работодатель обязан выдать заверенную копию не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
Процедура заверения выглядит так:
- Специалист отдела кадров снимает копии со всех заполненных страниц трудовой книжки.
- На каждой странице ставится печать организации и подпись кадровика с расшифровкой.
- Запись «Копия верна».
- На последней странице копии делается отметка: «Работает по настоящее время».
С 1 июля 2019 года вступило в силу правило: если копия трудовой книжки предназначена для предоставления в стороннюю организацию (например, в банк), она должна быть прошита, пронумерована, скреплена печатью и подписью. На месте прошивки наклеивается лист бумаги с указанием количества листов и подписью ответственного лица.
Могут ли требовать оригинал для оформления пенсии?
Ранее Пенсионный фонд РФ требовал предоставления оригинала трудовой книжки для назначения пенсии. Однако сейчас ситуация изменилась. В большинстве случаев сведения о стаже уже учтены на индивидуальном лицевом счете гражданина в ПФР. Если же какие-то периоды не учтены, ПФР может запросить оригинал, но в этом случае работодатель обязан выдать его под расписку о возврате в установленный срок (обычно не более 3-5 дней). Это единственное законное исключение для выдачи оригинала действующему работнику.
Ответственность за задержку выдачи трудовой книжки
Если работодатель несвоевременно выдал трудовую книжку при увольнении, он может быть привлечен к ответственности:
- Материальная ответственность: Работодатель обязан возместить работнику неполученный заработок за каждый день задержки выдачи трудовой книжки.
- Административная ответственность: За нарушение трудового законодательства предусмотрен штраф (для должностных лиц и ИП, от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 рублей).
Взять оригинал трудовой книжки из отдела кадров «под расписку» на время, пока вы работаете в компании, нельзя (за исключением случая предоставления ее в Пенсионный фонд). Этот документ должен храниться у работодателя. Если вам необходимо подтвердить свой стаж или факт трудоустройства для банка, соцзащиты или других инстанций, смело пишите заявление на выдачу заверенной копии. Она имеет такую же юридическую силу для третьих лиц и избавит вас и вашего работодателя от ненужных рисков.