В 2026 году трудовое законодательство России окончательно завершило переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК). С 1 января 2026 года бумажный формат перестал быть основным, однако вопросы выдачи бумажного документа на руки остаются крайне актуальными. Многие работники задаются вопросом: могут ли они забрать свою трудовую книжку во время работы или только при увольнении? Разберем все нюансы, опираясь на актуальные нормы Трудового кодекса РФ и правила ведения трудовых книжек.

Основной принцип: когда трудовая выдается на руки?

Согласно действующему законодательству, трудовая книжка выдается работнику на руки в двух основных случаях:

При увольнении (прекращении трудового договора). Это непреложная обязанность работодателя. В последний день работы сотрудник должен получить документ с внесенной записью об увольнении.
При переходе на электронную трудовую книжку. Если работник подал заявление о выборе электронного формата ведения стажа, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку на руки, внеся в нее соответствующую запись.

Во всех остальных ситуациях бумажная трудовая книжка должна хранится у работодателя как документ строгой отчетности.

Ситуация 1: Выдача при увольнении

Это самый распространенный случай. В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку.

Что делать, если в день увольнения работника не было на месте?

Если выдача невозможна из-за отсутствия сотрудника или его отказа забрать документ:

• Работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.
• С момента направления уведомления ответственность за сохранность документа с работодателя снимается.
• Если работник согласен на почтовую пересылку, книжку отправляют заказным письмом с уведомлением о вручении.

> Важно: При получении трудовой книжки на руки при увольнении работнику рекомендуется (хотя это и не всегда строго обязательно по закону, но желательно для безопасности сторон) оставить расписку о получении документа, чтобы у работодателя было подтверждение факта передачи.

Ситуация 2: Выдача во время работы (по заявлению)

Можно ли забрать трудовую книжку, не увольняясь? Да, но только в строго определенных законом случаях.

Переход на электронную трудовую

Если сотрудник ранее не отказался от бумажной книжки и вел ее параллельно с электронной, он в любой момент может подать заявление о переходе исключительно на электронный формат.

• Срок выдачи: Работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления.
• После выдачи бумажного оригинала работодатель освобождается от ответственности за ее хранение, а весь дальнейший стаж фиксируется только в электронном виде в Социальном фонде России (СФР).

Иные случаи (временная выдача)

Законодательство не предусматривает массовой выдачи трудовых книжек работникам «просто так» или для хранения дома в период работы. Однако на практике встречаются ситуации, когда оригинал требуется для оформления пенсии, виз или других государственных услуг.

• В таких случаях выдача возможна только по письменному заявлению работника.
• Заявление пишется в произвольной форме на имя руководителя организации с указанием причины запроса.
• Работодатель вправе потребовать расписку о получении документа и обязать работника вернуть книжку в определенный срок.

Электронная трудовая книжка: где брать данные?

С 2026 года основным документом, подтверждающим стаж, стала электронная трудовая книжка (ЭТК). Она хранится в базе данных Социального фонда России (СФР).

Если работнику нужны сведения о трудовой деятельности, он может получить их несколькими способами, не запрашивая бумажный оригинал у работодателя:

• Через портал Госуслуги.
• В клиентских службах СФР (бывший ПФР).
• В офисах МФЦ.
• Запросив выписку у текущего или бывшего работодателя (работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности в установленные сроки).

Ответственность и риски

Работодателю категорически не рекомендуется выдавать трудовые книжки на руки без законных оснований (увольнение или переход на ЭТК).

• Риск утраты: Пока книжка у работодателя, он несет ответственность за ее сохранность. Как только документ передан работнику (даже временно), ответственность переходит к владельцу.
• Фиксация факта: При любой выдаче (особенно временной) необходимо фиксировать факт передачи в журнале учета движения трудовых книжек и брать с работника расписку.

Резюме

Да, безусловно, при увольнении — это обязательное право.
Да, обязательно, при переходе на электронную трудовую книжку (после подачи заявления).
Да, возможно, в иных случаях по согласованию с работодателем и на основании заявления, хотя законодательство не обязывает работодателя выдавать документ просто по просьбе сотрудника в период действия трудового договора.

Помните, что с 2026 года бумажная трудовая книжка становится архивным документом прошлого, и основным подтверждением вашего стажа является запись в электронной базе СФР, которую можно проверить в любое время через Госуслуги.