Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональную деятельность гражданина. Ошибки в ней недопустимы, так как они могут повлиять на расчет пенсии, получение пособий и подтверждение опыта работы при трудоустройстве. Однако человеческий фактор никто не отменял, и ошибки случаются. Самый частый вопрос, который возникает у кадровиков и работников: «Можно ли зачеркивать ошибочную запись?»

Ответ на этот вопрос зависит от того, где именно допущена ошибка: на ьном листе или в разделах о работе и награждениях.

Главное правило: где зачеркивать КАТЕГОРИЧЕСКИ НЕЛЬЗЯ

Самое важное, что нужно запомнить любому специалисту по кадрам: в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» зачеркивания запрещены.

Согласно пункту 12 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утвержден приказом Минтруда России № 320н), любые исправления в этих разделах должны производиться только путем признания записи недействительной.

Почему нельзя зачеркивать?

Зачеркивание (использование корректора, закрашивание, перечеркивание текста) в основной части трудовой книжки делает документ недействительным или вызывает сомнения в его подлинности. Это нарушает принцип непрерывности и достоверности записей.

Как правильно исправить ошибку в разделе «Сведения о работе»?

Если ошибка обнаружена в датах приема, перевода, увольнения, в названиях должностей или организаций, действовать нужно следующим образом:

Не трогать старую запись. Ни в коем случае не зачеркивайте неверные данные.
Сделайте новую запись. Она вносится под следующим порядковым номером.
Укажите дату. В графе 2 ставится дата внесения исправления (текущая дата), а не дата ошибочной записи.
Напишите текст исправления. В графе 3 указывается формулировка: «Запись за номером [номер] недействительна».
Внесите правильную информацию. Сразу после строки о недействительности (или в следующей строке, если требуется отдельный номер) вносится верная запись с правильными данными.
Основание. В графе 4 указываются реквизиты документа (приказа или распоряжения), на основании которого вносится исправление.

> Важно: Если ошибка была допущена предыдущим работодателем, текущий работодатель может внести исправление только на основании официального письма от организации, допустившей ошибку. Если организация ликвидирована, исправление вносит работодатель, у которого ошибка обнаружена, на основании соответствующих архивных документов.

Исключение: Когда зачеркивать МОЖНО

Единственное место в трудовой книжке, где допускается использование зачеркивания — это ьный лист (первая страница).

Это правило регулируется пунктом 7 Порядка ведения трудовых книжек. Зачеркиванию подлежат изменения персональных данных владельца книжки:

• Фамилия, имя, отчество;
• Дата рождения;
• Образование, профессия, специальность.

Алгоритм исправления на ьном листе:

Однозначное зачеркивание. Неверная запись аккуратно зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправляемый текст (использовать корректор нельзя!).
Запись верных данных. Рядом (обычно выше или сбоку, где есть свободное место) вписываются новые, правильные данные.
Подтверждение на внутренней стороне обложки. На обороте ьного листа делается запись: «Исправленному верить».
Основание и подпись. Указывается документ, послуживший основанием для изменения (например, свидетельство о браке, паспорт, диплом), его номер и дата. Запись заверяется подписью ответственного лица и обязательно печатью организации (или печатью кадровой службы), а также подписью владельца трудовой книжки.

Особые случаи и нюансы

Несколько ошибок сразу

Если в трудовой книжке обнаружено несколько ошибочных записей, каждая из них исправляется отдельно. Не нужно пытаться объединить исправления в одну запись, если ошибки относятся к разным периодам или событиям. Для каждой неверной записи делается своя пометка о недействительности.

Ошибки во вкладыше

Если ошибка допущена при нумерации записей во вкладыше к трудовой книжке, алгоритм аналогичен основному разделу «Сведения о работе». Ответственный сотрудник делает запись под следующим порядковым номером, указывая, какие именно записи считать недействительными, и вносит корректные данные.

Цифровые трудовые книжки

Для электронных трудовых книжек (сведений о трудовой деятельности) процесс упрощен, но также не подразумевает «зачеркиваний» в цифровом смысле.

• Формируется новая форма СЗВ-ТД.
• В графе «Признак отмены» указывается, что предыдущая запись аннулируется.
• Одновременно подается исправленная запись с верными данными на ту же дату события.

Чек-лист для кадровика: что делать запрещено

Чтобы избежать проблем с Пенсионным фондом и трудовыми спорами, запомните список действий, которые НЕЛЬЗЯ совершать в трудовой книжке:

• Зачеркивать записи в разделах о работе и награждениях.
• Использовать корректор (замазку) в любой части трудовой книжки, включая ьный лист.
• Вносить исправления «между строк» или на полях без надлежащего оформления.
• Заверять исправления на ьном листе без печати организации или без подписи владельца.
• Игнорировать ошибки, надеясь, что «и так сойдет». Любая неточность может стать препятствием при выходе работника на пенсию.

Правило «семь раз отмерь, один раз отрежь» как нельзя лучше подходит для ведения трудовых книжек. Однако, если ошибка уже допущена, главное, не паниковать и не пытаться скрыть её механическим зачеркиванием (кроме ьного листа).

Помните:
ьный лист: можно и нужно зачеркивать старые данные при изменении ФИО или образования, обязательно заверяя это печатью и подписью.
Внутренние страницы (стаж): зачеркивать запрещено. Ошибка исправляется только путем создания новой записи о признании предыдущей недействительной.

Соблюдение этих простых, но строгих правил гарантирует юридическую чистоту документа и сохранение трудового стажа сотрудника.