Вопрос о ведении двух трудовых книжек одновременно нередко возникает у работников, стремящихся оптимизировать свой стаж, скрыть совместительство или решить другие личные задачи. Однако российское трудовое законодательство имеет на этот счет вполне однозначную позицию. В данной статье мы подробно разберем, что говорит закон о ведении нескольких трудовых книжек, какие риски несет работник и в каких редких исключениях наличие двух документов может быть легальным.
Что говорит закон?
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Закон прямо указывает: трудовая книжка заводится на работника, поступающего на работу впервые, и ведется у одного работодателя (по основному месту работы).
Если работник устраивается на работу по совместительству (как внутреннему, так и внешнему), записи о такой работе по общему правилу вносятся в его основную трудовую книжку по желанию самого работника. Для этого он предоставляет справку с места работы по совместительству. Заводить для совместительства отдельную трудовую книжку не требуется и не предусмотрено законодательством.
Законно ли иметь две трудовые книжки?
Действующий Трудовой кодекс РФ и Правила ведения и хранения трудовых книжек (утвержденные Постановлением Правительства РФ № 225) не содержат прямого запрета на физическое наличие у гражданина двух и более трудовых книжек. Однако:
- Заводить вторую трудовую книжку для работы по совместительству или сокрытия факта другой работы, незаконно.
- Работодатель, принимающий вас на работу по основному месту, обязан вести уже существующую трудовую книжку, а не заводить новую без уважительных причин.
Таким образом, хотя уголовного или административного штрафа именно за «хранение» двух книжек не предусмотрено, их одновременное ведение (внесение записей в обе разными работодателями как на основные места работы) является нарушением трудового законодательства.
Возможные исключения: когда две книжки могут быть легально?
Существуют ситуации, когда у человека объективно оказывается две трудовые книжки, и это не является нарушением:
- Утеря и последующее нахождение. Работник потерял трудовую книжку, честно заявил об этом работодателю, и ему оформили дубликат. Спустя время оригинал нашелся. В этом случае легальной и актуальной считается восстановленная книжка (дубликат), а найденный оригинал считается недействующим.
- Изменение ФИО. Если гражданин сменил фамилию, имя или отчество, он может получить новую трудовую книжку на новые данные. Однако старая книжка должна быть сдана работодателю для внесения изменений, а не вестись параллельно.
- Работа в иностранных компаниях. Иногда граждане, работающие удаленно на зарубежные компании, могут заводить трудовую книжку иностранного образца, так как российский работодатель не имеет права вести российскую трудовую книжку для иностранной компании, не имеющей представительства в РФ. Но это не две российские трудовые книжки.
Риски и последствия ведения двух трудовых книжек
Попытка вести две трудовые книжки одновременно может привести к серьезным негативным последствиям:
Проблемы с расчетом пенсии
При назначении пенсии Пенсионный фонд РФ (или Социальный фонд России) сверяет данные трудовой книжки с данными индивидуального лицевого счета (ИЛС), куда работодатели сдают отчетность по форме ЕФС-1. Если в двух книжках указаны пересекающиеся периоды работы (человек физически не мог работать на двух основных работах по 8 часов в день), пенсионные органы могут усомниться в достоверности стажа. Перекрывающийся стаж может быть не засчитан, а за предоставление недостоверных сведений предусмотрена ответственность.
Риск увольнения за обман работодателя
Если работник скрывает, что уже работает на другом предприятии по основному месту работы, и предоставляет вторую трудовую книжку, он нарушает ст. 65 ТК РФ, предоставляя подложные документы или недостоверные информацию. Если обман вскроется, работодатель имеет право уволить такого сотрудника по п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (представление работником подложных документов при заключении трудового договора).
Проблемы с налоговыми вычетами
Стандартный налоговый вычет на детей или имущественный вычет предоставляется только по одному месту работы. Если работник попытается получить вычеты у двух разных работодателей одновременно, используя две книжки, это будет расценено как незаконное уклонение от уплаты налогов или незаконное получение средств из бюджета.
Путаница в страховых взносах
С 2020 года в России введен электронный формат трудовой книжки (ЕФС-1). Все работодатели обязаны сдавать цифровые отчеты в СФР. Наличие двух бумажных книжек неизбежно приведет к путанице в электронных базах данных, так как система увидит дублирование или противоречие периодов работы по СНИЛС работника.
Что делать, если у вас уже две трудовые книжки?
Если вы по каким-то причинам оказались владельцем двух трудовых книжек с актуальными записями, юристы и кадровики рекомендуют:
- Выбрать одну основную. Определите, в какой книжке содержится более полный и непрерывный стаж.
- Объединить записи. Обратитесь к текущему работодателю с заявлением о внесении в основную трудовую книжку записей из второй книжки (на основании предоставленных оригиналов). Дублировать записи о работе в один и тот же период времени нельзя, но можно перенести записи о работе в те периоды, когда вы не были трудоустроены по основному месту.
- Хранить вторую как архив. После переноса нужных записей вторая трудовая книжка становится недействительной. Ее следует сохранить у себя на случай необходимости подтверждения прошлых периодов работы, но больше не использовать для внесения новых записей.
Ведение двух трудовых книжек одновременно не предусмотрено трудовым законодательством Российской Федерации. Несмотря на отсутствие прямого штрафа за наличие двух бланков, их одновременное использование для оформления на две основные работы или получения налоговых льгот является незаконным и влечет за собой риски: от увольнения за предоставление подложных документов до проблем с расчетом пенсионного стажа. В современных реалиях перехода на электронные трудовые книжки (ЕФС-1) скрыть двойное трудоустройство практически невозможно, поэтому честность и соблюдение норм ТК РФ — единственно верная стратегия.