Вопрос о том, можно ли заносить выговор в трудовую книжку, регулярно возникает у кадровых специалистов, бухгалтеров и руководителей. Ниже представлен подробный разбор нормативной базы, процедуры оформления, последствий ошибочного внесения и практических рекомендаций.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 192 (дисциплинарные взыскания), ст. 193 (порядок применения), ст. 66 (сведения, вносимые в трудовую книжку).
- Инструкция о порядке ведения трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от № 40) – п. 11 прямо запрещает внесение сведений о дисциплинарных взысканиях, за исключением случая увольнения.
- Письмо Минтруда России от № 14-6/ООГ-208 – подтверждает, что выговор и замечание не вносятся в трудовую книжку.
[1] [2] [5]
Можно ли вносить выговор в трудовую книжку?
Согласно ст. 66 ТК РФ и пункту 11 Инструкции № 40, в трудовую книжку вносятся только:
- сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия);
- информация о выполняемой работе, переводах на другую постоянную работу;
- данные об увольнении (включая основания расторжения трудового договора);
- сведения о награждениях и поощрениях за успехи в труде.
Сведения о дисциплинарных взысканиях (замечание, выговор) не вносятся, за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (ст. 192 ТК РФ, п. 11 Инструкции № 40).
[3] [4]
Исключение: увольнение как дисциплинарное взыскание
Если к работнику применяется увольнение за проступок (прогул, появление в состоянии опьянения, хищение и т.д.), то запись об увольнении обязательно вносится в трудовую книжку. В этом случае основание увольнения указывается как «дисциплинарное взыскание» (ст. 81 ТК РФ).
Все остальные виды взысканий (замечание, выговор) остаются вне трудовой книжки.
Последствия неправильного внесения выговора в трудовую книжку
- Нарушение ст. 66 ТК РФ может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для юридических лиц). При повторном нарушении штраф увеличивается в разы или возможна дисквалификация.
- Работник имеет право оспорить такую запись в трудовой инспекции или в суде, требуя её исправления и компенсации морального вреда.
- Неправильная запись может негативно сказаться на репутации организации при проведении проверок государственными органами.
Как правильно оформить выговор (пошаговая инструкция)
- Запрос письменных объяснений – в течение двух рабочих дней после обнаружения проступка (ст. 193 ТК РФ).
- Рассмотрение объяснений – если объяснений нет или они неудовлетворительны, переходим к следующему шагу.
- Издание приказа о выговоре – приказ должен содержать:
- наименование организации;
- ФИО и должность работника;
- описание проступка;
- ссылка на нарушенное положение трудового договора или внутреннего трудового распорядка;
- вид взыскания – «выговор»;
- дата и номер приказа;
- подпись руководителя.
- Ознакомление работника с приказом – под роспись в течение трёх рабочих дней (не считая времени отсутствия на работе). При отказе подписывать составляется акт об отказе.
- Включение приказа в личное дело работника – если это предусмотрено локальными нормативными актами (ЛНА).
- Хранение информации – копия приказа и объяснений хранится в личном деле работника (раздел «Дисциплинарные взыскания») либо в электронном кадровом резерве.
Срок действия выговора – один год с момента его применения (ст. 193 ТК РФ). По истечении этого срока выговор считается погашенным, если не было нового взыскания.
Где хранить информацию о выговоре, если не в трудовой книжке?
- Личное дело работника – основной документ для хранения копий приказов, объяснений, актов.
- Аттестационные листы – при проведении аттестации можно отметить факт применения дисциплинарного взыскания (с указанием даты и срока действия).
- Характеристика при увольнении – если работник уволен и просит характеристику для нового места работы, в неё можно включить информацию о выговоре, но только если срок его действия не истёк (не более года).
- Электронные кадровые системы – многие организации ведут учет дисциплинарных взысканий в HR‑системах, где доступ ограничен уполномоченным лицам.
Примеры записей, которые действительно вносятся в трудовую книжку
Сведения о работе: – принят на должность инженера‑конструктора отдела проектирования. – переведен на должность старшего инженера‑конструктора того же отдела. – уволен по собственному желанию.
Сведения о награждениях: – объявлена благодарность за успешное выполнение проекта «Автоматизация линии сборки». – награждён почётной грамотой за высокие показатели по охране труда.
Записи о выговоре или замечании в таких документах отсутствуют.
Рекомендации для кадровой службы
- Регулярно обновлять внутренние инструкции по работе с дисциплинарными взысканиями, ориентируясь на актуальные разъяснения Минтруда.
- Обучать специалистов отдела кадров правилам оформления приказов и ведения личных дел.
- Ввести в локальные нормативные акты положение о хранении информации о выговоре в разделе «Дисциплинарные взыскания» личного дела.
- При подготовке характеристик для уволенных сотрудников проверять срок действия взыскания (не более года).
- Вести журнал приказов о дисциплинарных взысканиях с указанием номеров, дат и ФИО работников – это упростит контроль и подготовку отчётов.
Выговор не вносится в трудовую книжку ни при каких обстоятельствах, за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Неправильное внесение такой записи влечёт административную ответственность и риски спора с работником. Корректная процедура оформления выговора включает запрос объяснений, издание приказа, ознакомление работника под роспись и хранение документа в личном деле. Соблюдение этих правил обеспечит законность действий работодателя и защитит организацию от штрафов и судебных исков.
Источники: [1] KDelo.ru – «Заносится ли выговор в трудовую книжку или нет»; [2] Consultant.ru – подборка документов по занесению выговора в трудовую книжку; [3] Jurk.by – записи о поощрениях и взысканиях в трудовой книжке; [4] Glavkniga.ru – бухгалтерская консультация о выговоре; [5] Its.1c.ru – письмо Минтруда России от № 14-6/ООГ-208.