Трудовая книжка — один из самых важных документов для каждого работника. Она содержит всю информацию о трудовой деятельности: прием на работу, переводы, награждения, увольнения. Но что делать, если в книжке закончились страницы? Можно ли завести новую трудовую книжку вместо вкладыша? Разберемся в этом вопросе подробно.
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный бланк, который оформляется, когда в основной книжке заканчиваются свободные страницы для внесения записей о трудовой деятельности. Вкладыш:
- Является продолжением основной трудовой книжки
- Заполняется аналогично основной книжке
- Вшивается в конец основной трудовой книжки (между последней страницей и обложкой)
- Подлежит обязательному учету и хранению
Важно! С 1 сентября 2021 года вшивание вкладыша в трудовую книжку не является обязательным. Однако, если работодатель принимает решение о вшивании, это должно быть сделано правильно.
Когда оформляется вкладыш?
Вкладыш оформляется в следующих случаях:
- Когда в основной трудовой книжке закончились страницы одного из разделов (например, для внесения записей о приеме на работу или переводах)
- Когда на титульном листе трудовой книжки нет места для внесения записи о выдаче нового вкладыша
- Когда предыдущий вкладыш полностью заполнен
Особенности для трудовых книжек образца 1973 года
Если у вас трудовая книжка образца 1973 года, которая издавалась на двух языках (русском и языке союзной республики), то:
- Вкладыш можно оформить только если закончилась первая половина книжки на русском языке
- Если закончилась вторая половина (на языке республики), то оснований для выдачи вкладыша нет
Можно ли завести новую трудовую книжку вместо вкладыша?
Согласно действующему законодательству Российской Федерации и нормативным актам:
Нет, заводить новую трудовую книжку вместо вкладыша нельзя.
Это категорически запрещено! Трудовая книжка, это единый документ, который должен сохраняться на протяжении всей трудовой деятельности работника. Заведение новой книжки вместо вкладыша приравнивается к утере документа и требует оформления дубликата.
Что делать, если работодатель предлагает завести новую книжку?
Если работодатель предлагает оформить новую трудовую книжку вместо вкладыша, это является нарушением трудового законодательства. В этом случае:
- Напишите заявление на имя работодателя с требованием оформить вкладыш
- Обратитесь в государственную инспекцию труда
- Подайте жалобу в прокуратуру
- В крайнем случае, оформите дубликат трудовой книжки
Правила оформления вкладыша
Если вы все же оформляете вкладыш, важно соблюдать следующие правила:
Оформление титульного листа
На титульном листе основной трудовой книжки необходимо:
- Поставить штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша
- Если места на титульном листе недостаточно, сделать запись на титульном листе первого вкладыша
Заполнение вкладыша
Вкладыш заполняется аналогично основной трудовой книжке:
- Указываются те же данные, что и в основной книжке
- Записи вносятся в хронологическом порядке
- Все записи заверяются подписью ответственного лица и печатью организации
Вшивание вкладыша
Вкладыш должен быть:
- Вшит в конец основной трудовой книжки (между последней страницей и обложкой)
- Правильно пронумерован
- Зарегистрирован в приходно-расходной книге по учету бланков
Что делать, если вкладыш испорчен?
Если вкладыш испорчен или утерян, необходимо:
- Оформить новый вкладыш
- Внести соответствующие записи на титульном листе основной трудовой книжки
- Зарегистрировать новый вкладыш в учетной документации
Ответственность работодателя
Работодатель несет ответственность за:
- Правильное ведение и хранение трудовых книжек
- Своевременное оформление вкладышей при необходимости
- Соблюдение всех нормативных требований
Часто задаваемые вопросы
Можно ли завести новую трудовую книжку, если в старой закончились страницы?
Нет, это запрещено законодательством. Необходимо оформить вкладыш.
Что делать, если работодатель отказывается оформлять вкладыш?
Напишите письменное заявление на имя работодателя с требованием оформить вкладыш. Если отказ продолжается, обратитесь в инспекцию труда или прокуратуру.
Можно ли не вшивать вкладыш в трудовую книжку?
С 2021 года вшивание вкладыша не является обязательным, но если оно производится, то должно быть выполнено правильно.
Как проверить правильность оформления вкладыша?
Проверьте:
- Наличие штампа «Выдан вкладыш» на титульном листе
- Правильность заполнения вкладыша
- Наличие всех необходимых подписей и печатей
Дата публикации статьи: 21 мая 2026 года